NæstvedArkiverne Vedtægt for NæstvedArkiverne
NÆSTVEDARKIVERNE Vedtægt for NæstvedArkiverne
1. FORMÅL
NæstvedArkiverne er i henhold til arkivlovens § 7 et offentligt arkiv for Næstved Kommune. Lokalarkiverne i Fladså og Fuglebjerg er en del af NæstvedArkiverne, og samlingerne hører under NæstvedArkivernes ansvarsområde.
NæstvedArkivernes formål er:
• at indsamle og bevare offentlige arkivalier af væsentlig administrativ, retlig eller historisk betydning i Næstved Kommune jf. arkivlovens bestemmelser • at indsamle og bevare arkivalier af privat oprindelse indenfor Næstved Kommunes geografiske område • at stille arkivalier til rådighed for myndigheder, offentlighed og forskning • at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige offentlige arkivalier • at vejlede borgere, forskere og myndigheder i benyttelse af arkivalier • at bidrage til dokumentation og formidling af historiske og arkivmæssige forhold i Næstved Kommune
2. ORGANISATION
NæstvedArkiverne hører under Økonomiudvalget.
NæstvedArkiverne opbevarer arkivalier, der er omfattet af persondatalovgivningen. Arkivet udgør en selvstændig dataansvarlig enhed i forhold til de myndigheder, hvorfra personoplysninger overføres.
Teamlederen af den organisatoriske enhed, som arkivet hører under, har det faglige ansvar for arkivets drift.
3. KOMMUNALE ARKIVALIER
NæstvedArkiverne modtager arkivalier fra Næstved Kommunes udvalg, nævn og kommissioner nedsat af Næstved Byråd samt arkivalier fra alle kommunens administrationsgrene og eksterne virksomheder.
Arkivet kan indgå aftaler om arkivering med § 60 selskaber, som Næstved Kommune er en del af.
Arkivet er kommunens rådgiver i spørgsmål om arkivmæssige hensyn, vejleder i spørgsmål om bevaring og kassation samt sikrer en koordineret bevaringsindsats for hele Næstved Kommune. Arkivet skal vejlede den kommunale administration i arkivspørgsmål og samarbejde om øget viden indenfor forvaltningspraksis og arkivdannelse. I tilfælde af tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn, skal teamlederen informere kommunaldirektøren.
2
Arkivet skal informeres om Næstved Kommunes organisationsændringer, og ved eksterne virksomheders ophør skal bevaringsværdige arkivalier afleveres til NæstvedArkiverne med mindre der skriftligt aftales andet mellem arkivet og den eksterne virksomhed.
Arkivet skal informeres om anskaffelse af nye it-systemer med bevaringspligtige data.
Næstved Kommunes arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner/personer.
3.1 Aflevering og bevaring af kommunale arkivalier
Kommunens administration og eksterne virksomheder skal aflevere bevaringspligtige arkivalier til NæstvedArkiverne. Efter aflevering af arkivmateriale påhviler det NæstvedArkiverne at sikre bevaring af kommunale arkivalier jf. arkivlovens bestemmelser.
Papir-arkivalier afleveres senest til NæstvedArkiverne, når de er 20 år gamle, med mindre der er indgået skriftlig aftale om andet.
Bevaringspligtige data fra kommunale it-systemer skal afleveres til NæstvedArkiverne i form af systemuafhængige arkiveringsversioner. Arkivalierne skal afleveres senest på det tidspunkt, hvor oplysningerne skal slettes jf. persondatalovgivningen.
Alle udgifter i forbindelse med udarbejdelse, tekniske udredninger, aflevering og test af arkiveringsversioner betales af systemejeren.
Som offentligt arkiv for Næstved Kommune modtager NæstvedArkiverne arkivalier, der er omfattet af persondatalovgivningen, og som skal bevares i et offentligt arkiv. Bevaringspligtige data skal arkiveres og afleveres til arkiv, før der må foretages sletning af disse data.
4. PRIVATE ARKIVALIER
NæstvedArkiverne indsamler og bevarer arkivalier af privat oprindelse med tilknytning til personer, virksomheder, foreninger, organisationer, forretninger og institutioner, som har betydning for den lokale historie i Næstved. Arkivmateriale af privat oprindelse indgår som offentligt eje i NæstvedArkiverne. Arkivalierne stilles til rådighed efter arkivlovens bestemmelser og de aftaler, der er indgået ved afleveringen mellem giver og arkivet.
Private arkivalier skal opbevares forsvarligt og i overensstemmelse med lovgivningen og de aftaler, der er indgået ved modtagelsen.
5. FRIVILLIGE VED NÆSTVEDARKIVERNE
NæstvedArkiverne har tilknyttet frivillige medarbejdere. Tilrettelæggelse og udvikling af opgaver, som de frivillige påtager sig, sker i samarbejde mellem de frivillige og NæstvedArkiverne.
3
Fladså og Fuglebjerg lokalarkiver er en del af NæstvedArkiverne, som har det overordnede ansvar for lokalarkivernes samlinger. Lokalarkiverne bevarer arkivalier af privat oprindelse med tilknytning til et nærmere afgrænset lokalområde. De lokale arkiver drives af frivillige medarbejdere, som har det daglige ansvar for lokalarkivets drift. Rammer og ansvar beskrives i de samarbejdsaftaler, som arkivet indgår med de frivillige medarbejdere.
6. ADGANG TIL ARKIVMATERIALE
Arkivalier, der er afleveret til NæstvedArkiverne er tilgængelige efter arkivlovens bestemmelser samt de aftaler, der er indgået med private givere.
NæstvedArkiverne er ansvarlig for, at arkivalierne registreres og stilles til rådighed for den kommunale administration og offentligheden.
Arkivet skal træffe tekniske og administrative foranstaltninger i forhold til fysisk og digital bevaring og adgang til arkivalier.
Arkivalier, der er omfattet af persondatalovgivningen, og som er overført til NæstvedArkiverne, er kun tilgængelige efter arkivlovens bestemmelser.
Næstved Byråd kan i konkrete tilfælde give tilladelse til benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige kommunale arkivalier inden udløbet af tilgængelighedsfristen. Næstved Byråd uddelegerer dispensationsmyndigheden til teamlederen, der træffer beslutning angående dispensation.
7. BEMYNDIGELSE OG IKRAFTTRÆDEN
Vedtaget af Byrådet den 25. august 2008. Ændret og vedtaget af Økonomiudvalget den 13. januar 2014. Redaktionelle og organisatoriske ændringer godkendt i november 2020. Redaktionelle og organisatoriske ændringer godkendt i april 2021.
Forsidefoto: Næstved by, havn og kanal. Fotograf: Knud Erik Christensen, Colourbox, fotoid: 7375987
4
Page 1 Page 2 Page 3 Page 4Made with FlippingBook - Online magazine maker