Arkivet skal informeres om Næstved Kommunes organisationsændringer, og ved eksterne virksomheders ophør skal bevaringsværdige arkivalier afleveres til NæstvedArkiverne med mindre der skriftligt aftales andet mellem arkivet og den eksterne virksomhed.
Arkivet skal informeres om anskaffelse af nye it-systemer med bevaringspligtige data.
Næstved Kommunes arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner/personer.
3.1 Aflevering og bevaring af kommunale arkivalier
Kommunens administration og eksterne virksomheder skal aflevere bevaringspligtige arkivalier til NæstvedArkiverne. Efter aflevering af arkivmateriale påhviler det NæstvedArkiverne at sikre bevaring af kommunale arkivalier jf. arkivlovens bestemmelser.
Papir-arkivalier afleveres senest til NæstvedArkiverne, når de er 20 år gamle, med mindre der er indgået skriftlig aftale om andet.
Bevaringspligtige data fra kommunale it-systemer skal afleveres til NæstvedArkiverne i form af systemuafhængige arkiveringsversioner. Arkivalierne skal afleveres senest på det tidspunkt, hvor oplysningerne skal slettes jf. persondatalovgivningen.
Alle udgifter i forbindelse med udarbejdelse, tekniske udredninger, aflevering og test af arkiveringsversioner betales af systemejeren.
Som offentligt arkiv for Næstved Kommune modtager NæstvedArkiverne arkivalier, der er omfattet af persondatalovgivningen, og som skal bevares i et offentligt arkiv. Bevaringspligtige data skal arkiveres og afleveres til arkiv, før der må foretages sletning af disse data.
4. PRIVATE ARKIVALIER
NæstvedArkiverne indsamler og bevarer arkivalier af privat oprindelse med tilknytning til personer, virksomheder, foreninger, organisationer, forretninger og institutioner, som har betydning for den lokale historie i Næstved. Arkivmateriale af privat oprindelse indgår som offentligt eje i NæstvedArkiverne. Arkivalierne stilles til rådighed efter arkivlovens bestemmelser og de aftaler, der er indgået ved afleveringen mellem giver og arkivet.
Private arkivalier skal opbevares forsvarligt og i overensstemmelse med lovgivningen og de aftaler, der er indgået ved modtagelsen.
5. FRIVILLIGE VED NÆSTVEDARKIVERNE
NæstvedArkiverne har tilknyttet frivillige medarbejdere. Tilrettelæggelse og udvikling af opgaver, som de frivillige påtager sig, sker i samarbejde mellem de frivillige og NæstvedArkiverne.
3
Made with FlippingBook - Online magazine maker