244. Status på fusionsprojekt Bibliotek- Borgerservice
Sagsbeh.: Dorte Meiling Nielsen
Sagsnr.: 2012-27466
Sagsfremstilling Fusionsprojekt Bibliotek-Borgerservice nærmer sig sin overgang til drift pr. 1. januar 2013. Flere af de planlagte opgaveoverflytninger til Udbetaling Danmark er allerede sket, og selve organisationsændringen, som sammenlægger NæstvedBibliotekerne og Borgerservice, er i realiteten på plads. Der er etableret 8 team, og ledere og medarbejdere er fordelt på teamene. Der arbejdes på at få bemandingsplaner for alle betjeningssteder (lokalbiblioteker m.m.) til at gå op. På et personaleseminar d. 25. oktober 2012 var de nye team samlet for første gang. Teamene begynder deres arbejde, når medarbejderne er flyttet fra Rådmandshaven til Biblioteket, hvilket sker pr. 1. januar 2013.
Der er nedsat arbejdsgrupper om følgende: - Indretning på Hovedbiblioteket og i Rådmandshaven - Kompetenceudvikling - Læringsinitiativer for borgere - Omstilling, tekniske forhold m.m. - Kommunikation og markedsføring
Status på arbejdsgruppernes arbejde fremgår af vedhæftede nyhedsbrev.
Der er udarbejdet en overordnet masterplan for projektet samt følgende specifikke planer: - Tids- og handlingsplan vedrørende henholdsvis Hovedbiblioteket og Rådmandshaven for ombygning, indretning og flytning - Kommunikationsplan for hvilke kanaler der anvendes til hvilke budskaber og hvornår - ”Plan B” som på baggrund af en risik ovurdering opstiller alternativer handlemuligheder, hvis noget i tids- og handleplanen skrider tidsmæssigt eller på anden vis. Det nuværende nummersystem opdateres og bliver til en fælles løsning for Bibliotek og Borgerservice, Rådmandshaven og Jobcentret. Hovedbiblioteket overgår til et telefonsystem baseret på mobiltelefoni. Derudover opstilles en betalingsautomat på Hovedbiblioteket af sikkerheds- og effektiviseringsmæssige hensyn, så medarbejderne ikke skal håndtere kontanter. Indretning af 1. salen på Hovedbiblioteket er i fuld gang. Der etableres et åbent serviceområde til selv- og medbetjening af borgere. Datastuen flyttes ud i det åbne rum, der indrettes de nødvendige ekstra kontorarbejdspladser, og pas- og kørekortautomater opstilles ved indgangen. Der er igangsat kompetenceudvikling for medarbejderne, både i forhold til at lære de nye serviceområder at kende, men også i forhold til at praktisere de nye roller som værter og guider for borgerne. Der må forventes en vis indkøringsperiode, hvor medarbejderne ”øver sig” på at varetage deres nye roller, men hvor de samtidig vil gøre, hvad de kan for, at borgerne føler sig trygge og ikke bliver forvirrede over de ændrede fysiske rammer og de større krav om selvbetjening, der stilles. Borgerne vil blive modtaget af
Byrådet 18.12.2012
567
Made with FlippingBook - Online magazine maker