Bestyrelsen må i forbindelse med beslutningen om, hvilke emner der kan behandles skriftligt, tage højde for fondens forhold. En type sager kan f.eks. være egnet til behandling på skriftligt møde i én fond og ganske ekstraordinært i én anden fond. I de tilfælde, hvor der, til trods for at der ikke er krav herom, foreligger en forudgående beslutning om, hvilke emner der skal be- handles skriftligt, bør denne fremgå af protokollen. Bestyrelsesformanden kan træffe beslutning om en konkret skriftlig behandling. Heroverfor står, at et bestyrelsesmedlem altid kan kræve mundtlig behandling, hvis vedkommende ønsker en drøftelse af emnet. En generel beslutning om at behandle visse typer sager skriftligt kan træffes med simpelt stem- meflertal, medmindre vedtægten bestemmer andet. Skriftlig behandling af anliggender i bestyrelsen kan f.eks. ske via elektroniske medier eller fy- sisk via brev eller bud. Hvis der er truffet beslutninger ved skriftlig behandling, skal der reage- res på disse på det efterfølgende møde i bestyrelsen ligesom beslutningerne skal indføres i protokollen. Bestemmelsen i den foreslåede § 53, stk. 4, hvorefter der over forhandlingerne i bestyrelsen skal føres en protokol, gælder tilsvarende, når anliggender behandles skriftligt. De almindelige bestemmelser om afholdelse af møder i bestyrelsen finder tilsvarende anven- delse på skriftlige bestyrelsesmøder, jf. det foreslåede stk. 1, 3. pkt . Dette indebærer bl.a., at bestyrelsen er beslutningsdygtig på et skriftligt møde, når over halvdelen af samtlige medlem- mer har deltaget i behandlingen, dvs. har taget stilling til anliggendet, forudsat at så vidt muligt alle medlemmer har haft adgang til at deltage i behandlingen, jf. den foreslåede § 53, stk. 1. Dette forudsætter bl.a., at der skal være udsendt en indkaldelse til samtlige mødeberettigede. Det er ikke en forudsætning, at samtlige de mødeberettigede aktivt har tilkendegivet at have modtaget mødeindkaldelsen. Henvisningen til de almindelige regler for afholdelse af møder i bestyrelsen indebærer endvidere, at f.eks. en direktør, som i henhold til den foreslåede § 42, stk. 4, har »ret til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsens møder«, ligeledes har ret til at deltage i samt ytre sig på et skriftligt møde i bestyrelsen. Bestemmelsen i det foreslåede stk. 2 svarer til selskabsloven § 125, stk. 2. Elektroniske møder i bestyrelsen kan afholdes i det omfang, det er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Formålet med bestemmelsen er bl.a. at give fondene de samme muligheder som kapitalselska- ber og at tilgodese et voksende behov for at afholde elektroniske møder. Det overlades til bestyrelsen selv nærmere at fastlægge, hvornår og hvordan brugen af elek- troniske medier hensigtsmæssigt kan anvendes. Bestyrelsen må nøje overveje, hvilke anliggen- der, der er egnede til behandling på et elektronisk møde, og hvilke, der egner sig bedst til et fysisk møde. Forhold som tillid og medlemmernes personlige kendskab til hinanden spiller sæd- vanligvis en væsentlig rolle i arbejdet i bestyrelsen. Dette opnås antagelig bedst ved, at med- lemmerne med mellemrum afholder møder med fysisk deltagelse. Beslutning om at behandle visse typer anliggender elektronisk kan træffes med simpelt stem- meflertal, medmindre vedtægten bestemmer andet. Den gældende regel om, at et medlem af bestyrelsen eller en direktør kan forlange, at besty- relsesmødet skal afholdes ved fysisk fremmøde, foreslås ændret, således at det fremover alene er muligt at kræve en løsning, der giver mulighed for at foretage en mundtlig forhandling. Dette
188
Made with FlippingBook. PDF to flipbook with ease