Efter 40 – 20 dage før ankomst kan op til 10% afbestilles vederlagsfrit. Efter 20 – 10 dage før ankomst kan op til 5% afbestilles vederlagsfrit. 10 dage før afvikling er bookningen bindende. Når administrationen modtager et medlems afbud til et kursus eller en konference, hvor muligheden for at afbestille deltagelsen samt eventuel overnatning er forpasset, forsøges det altid at afsætte pladsen til anden side, først i Byrådet derefter i administrationen. Lykkedes dette ikke, påføres kommunen en unødvendig udgift.
For at kunne administrere Byrådets beslutning om hvornår der skal afkræves for den udgift som måtte tilgå kommunen ved for sen afmelding, beder administrationen Byrådet om at forholde sig til gyldige fraværsgrunde. Som gyldig fraværsgrund kunne et eksempel være akut opstået sygdom hos sig selv eller nærtstående familiemedlem.
Personlig stedfortræder I forhold til KL's afvikling af topmøde, som foregår hvert år, vælger Byrådet 4 måneder før det antal delegerede som skal deltage herunder en personlig stedfortræder til den enkelte deltager. Medlemmerne vælges fra hver valggruppe ud fra den d´hondtske metode. Det er således den enkelte delegerede, som sikrer sin egen deltagelse ved at blive valgt. Når en delegeret bliver bekendt med sit fravær, orienteres stedfortræderen om at han/hun skal træde til. Er dette ikke muligt, forsøges pladsen afsat i valggruppen. Administrationen orienteres om hvem som overtager pladsen og sikre herefter de fornødne ændringer i bookningerne. Et eksempel kunne være at stedfortræderen skal kunne forvente at træde til op til 4 uger før kurset/konferencen finder sted. Vedlegg Dagsordenspunkt: Administrationsgrundlag for udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste og godtgørelser til folkevalgte og politisk udpegede ikke folkevalgte personer behandlet på mødet 30. januar 201.docx
Made with FlippingBook - Online magazine maker