”Hvis et medlem har forfald på grund af sin helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende, indkalder borgmesteren stedfortræderen, også selv om hindringen forventes at vare kortere end 1 måned, jf. Styrelseslovens § 15, stk. 2.” Næstved Kommunes styrelsesvedtægt § 6.
Udvalg – forfald (både under og over 1 måned); ”Den gruppe, der har indvalgt et udvalgsmedlem, kan bestemme, at et andet udvalgsmedlem indtræder i udvalget, så længe udvalgsmedlemmet har forfald, uanset at forfaldet forventes at vare kortere end 1 måned, jf. styrelseslovens § 28, stk. 2.” Næstved Kommunes styrelsesvedtægt § 9. Det betyder således også at muligheden for at indkalde stedfortræder foreligger ved fravær til enkelte møder. Hvad siger reglerne om muligheder og begrænsninger for deltagelse via skype/telefon Byrådets møder Byrådets møder er omfattet af Offentlighedsprincippet og åbne for offentligheden. Såfremt byrådsmøder skal afholdes som skype/telefonmøder kræver det at den tekniske afvikling af møderne sikrer at offentligheden ikke afskæres fra at møde op og overvære forhandlingerne. Det vil sige at teknikken skal indrettes således at det fraværende medlem skal deltage på skærm og teknisk set kunne indgå i forhandlingerne under mødet på lige fod med øvrigt byråd. Enkelte byrådsmedlemmers deltagelse i byrådsmøder via skype/telefon vil også kræve at den tekniske afvikling af møderne sikrer at offentligheden kan følge forhandlingerne og afstemningerne, uden at disse er begrænset af samtlige medlemmers tilstedeværelse. Økonomiudvalg og stående udvalgs møder Økonomiudvalgets samt de stående møder er lukket for offentlighedens mulighed for at overvære møderne. Møderne kan som udgangspunkt afholdes som skype/telefonmøder, såfremt det er besluttet i forbindelse med godkendelse af mødeplan. For at der er tale om et møde, skal alle medlemmer være indkaldt, de skal deltage i en forhandling og de skal have mulighed for at træffe beslutning. Et telefonmøde giver også mulighed for den mundtlige udveksling af synspunkter, som er karakteristisk for et møde.
Selvom mødet foregår over skype/telefon, skal udvalget stadig indkaldes til telefonmødet og beslutningsprotokollen skal stadig underskrives. Det kan gøres ved at anvende en elektronisk protokol og elektronisk signatur, som vores anvendte dagsordensystem giver mulighed for.
Reglerne om, at udvalgsmøder afholdes for lukkede døre, vil fortsat skulle respekteres i forbindelse med deltagelse via telefon eller skype og det er det enkelte medlems ansvar at sikre at reglerne om tavshedspligt og behandling for lukkede døre overholdes.
Udvalgene fastsætter selv deres mødeplan for ét år ad gangen. Mødeplanerne indeholder oplysning om både hvornår og hvor udvalgets møder skal holdes.
Made with FlippingBook - Online magazine maker