208. Etablering af Digitalt byggesagsarkiv
Sagsbeh.: Morten Hallgreen
Sagsnr.: 2011-36679
Sagsfremstilling Byrådet frigav på mødet den 21. juni 2011 det afsatte rådighedsbeløb i 2011 på 2.000.000 kr. Der er ikke meddelt samlet anlægsbevilling til gennemførelse af projektet. Kommunens byggesagsarkiv er traditionelt opbygget i sagsmapper med dokumenter og tegninger i papir. Byggesagsarkivet betjenes manuelt såvel i forhold til betjening af borgerne og i forbindelse med den almindelige sagsbehandling. En digitalisering af byggesagsarkivet vil forbedre søgemulighederne til kommunens byggesager og give borgerne direkte adgang til byggesagerne på deres ejendom via nettet. Den enkelte medarbejder vil samtidig få en direkte adgang til informationer om tidligere byggesager i forbindelse med den almindelige sagsbehandling.
Digitaliseringen af byggesagsarkivet vil endvidere være nødvendigt for at indføre digital sagsbehandling.
Der er i foråret og sommer 2011 gennemført et projekt med en analyse af nuværende digitaliseringsløsninger. Projektets overordnede formål har været følgende: 1. Optimere de personalemæssige ressourcer 2. Øge kommunens erhvervsliv og borgeres adgang til byggesagsarkivet via nettet 3. Forberede overgangen til digital byggesagsbehandling Ad. 1: Ressourcebesparelsen ved digitalisering af byggesagsarkivet er ikke beregnet eksakt. Forventningen om effektiviseringen i borgerbetjeningen med den netbaserede adgang til byggesager i kommunen er indarbejdet i de planlagte reduktioner i byggesagskontoret frem til udgangen af 2012. Samlet reduceres personalestaben i byggesag i perioden fra 2010 til 2012 med ca. 30%. I 2010 og 2011 er der gennemført reduktioner på 22% af medarbejderstaben. Ad. 2: Scanningen af byggesagsarkivet vil ske i etaper, og således, at når en sending er scannet, vil den være tilgængelig på nettet. Det er forvaltningens opfattelse, at scanningen skal tilrettelægges således, at byggesager for de borgere med den dårligste tilgængelighed til det nuværende byggesagsarkiv scannes først. Dvs. at planlægningen af scanningen tilrettelægges sådan at de borgere, som har den dårligste tilgængelighed til Rådmandshaven først får gavn af selvbetjeningsløsningen. Ad. 3: Der er på nuværende tidspunkt ikke udarbejdet og frigivet et landsdækkende system til digital byggeansøgning. En række kommuner arbejder sammen med staten om at udvikle og afprøve et fælles byggeansøgningssystem. Det forventes, at dette arbejde afsluttes i 2012. Det vil blive sikret, at det digitale byggesagsarkiv kan spille samme med den digitale løsning for byggeansøgning. Projektøkonomi: Erfaringspriserne for etablering af et digitalt byggesagsarkiv viser, at det koster ca. 7.000,- kr. pr. hyldemeter papirarkiv. Det er forvaltningen vurdering, at der er behov for at scanne ca. 825 meter, svarende til ca. 5,5 mio. dokumenter. Den samlede pris for etablering af et digitalt byggesagsarkiv vurderes til i alt 5.775.000 kr.
Der er i forbindelse med budgetopfølgningen pr. 1. april 2011 samt i investeringsoversigten 2011 – 2020 afsat følgende beløb:
Byrådet 23.08.2011
464
Made with FlippingBook - Online magazine maker