Ad 5: Anbefales. Ad 6: Godkendt.
Byrådet, 29.11.2022 Ad 3: Godkendt. Ad 4: Godkendt. Ad 5: Godkendt. Sagsfremstilling
Den 7. december 2021 godkendte Byrådet en ny styrelsesvedtægt for 2022-2025. Med styrelsesvedtægten besluttede Byrådet at flytte drift og vedligeholdelse af ejendomme fra fagudvalgene til Økonomiudvalget. Hidtil har alene ansvaret for den udvendige vedligeholdelse været placeret under Økonomiudvalget, mens ansvaret for drift og indvendig vedligeholdelse har været placeret under de enkelte fagudvalg/fagområder.
På baggrund heraf drøftede Økonomiudvalget på møde den 7. februar 2022 (sag nr. 24) vision og målsætninger for ejendomsområdet. På mødet fremlagde administrationen forslag til 3 modeller for placering af det administrative ansvar. Økonomiudvalget pegede på mødet på en samling og professionalisering af ejendomsområdet. Med afsæt i Økonomiudvalgets drøftelse udarbejdede administrationen forslag til dels en tilrettet model (model C) for samling af ejendomsområdet, dels en projektaftale for projektet, som Økonomiudvalget godkendte på mødet den 19. april 2022 (sag nr. 88). Tilrettet model C samt projektaftale vedlægges sagen som bilag 1 og 2.
Administrationen har på den baggrund arbejdet med model C og giver med sagen en status på projektet, forslag til en endelig model for samling af ejendomsområdet samt forslag til flytning af ejendomsudgifter.
Sagen forelægges for implementering af styrelsesvedtægten, som kræver, at Økonomiudvalget træffer beslutning om forslag til samling af ejendomsområdet, samt ophør af interne lejekontrakter, som en afledt konsekvens af projektet og at Byrådet træffer beslutning om forslag til flytning af ejendomsudgifter og lønbudget til teknisk servicepersonale. Administrationen vil på Økonomiudvalgets møde den 12. december 2022 forelægge forslag for det samlede projekt, herunder organisering af det nye ejendomscenter til Økonomiudvalgets beslutning. Plan for inddragelse af organisationen vedlægges sagen som bilag 13. Organisering og status på projektet: Arbejdet er organiseret omkring 4 arbejdsgrupper, som refererer til styregruppen. Arbejdsgrupperne har hvert sit fokus: 1) Opgaver, 2) Økonomi, 3) Personale samt 4) Ejendomsportefølje og samarbejde. Der er ligeledes nedsat 2 følgegrupper med repræsentanter fra ledere henholdsvis medarbejdere fra det tekniske servicepersonale. Organisationsdiagram med bemanding herfor vedlægges sagen som bilag 3.
Arbejdsgruppen "Opgaver" har udarbejdet forslag til den fremadrettede opgavefordeling på ejendomsområdet. Forslaget indebærer, at stort set alle ejendomsrelaterede opgaver foreslås overført til den nye fælles ejendomsfunktion.
Arbejdsgruppen "Økonomi" har udarbejdet en model for flytning af ejendomsudgifter. Udgangspunktet har været, at budgettet følger opgave, altså at når opgaven flytter, flytter budgettet med. Der er imidlertid ikke sammenfald mellem budget og forbrug, hvorfor arbejdsgruppen har redegjort for såvel størrelsen af de af byrådet afsatte budgetter, dels for det faktiske forbrug til ejendomsudgifter i årene 2019, 2020 og 2021.
Made with FlippingBook - Online magazine maker