COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS
No printing, copying or reproduction permitted.
Published by COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS Written and compiled by Keith Marriott, Kate Upcraft, Cliff Vidgeon and Ian Whyteside Edited by Mike Nicholas and Ian Whyteside
An imprint of The Chartered Institute of Payroll Professionals Goldfinger House, 245 Cranmore Boulevard, Shirley, Solihull, B90 4ZL t: 0121 712 1000 e: admin@cipp.org.uk cipp.org.uk No printing, copying or reproduction permitted. publishing
The Payroll Reference Book by CIPP Publishing, Goldfinger House, 245 Cranmore Boulevard, Shirley, Solihull, B90 4ZL
www.cipp.org.uk
admin@cipp.org.uk COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS © 2021 CIPP Publishing All rights reserved. No part of this book may be reproduced or modified in any form, including photocopying, recording, or by any information storage and retrieval system, without permission in writing from the publisher. ISBN: 978-1-9993639-2-5
No printing, copying or reproduction permitted.
3
ADDITIONAL COPIES
To purchase additional copies of The Payroll Reference Book, please visit https://www.cipp. org.uk/PRB COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS IMPORTANT NOTE Whilst every effort has been made to provide authoritative and accurate information, the writers and publishers cannot accept liability for any errors or omissions, or any losses arising from the use of material contained within this book. ACKNOWLEDGEMENTS The publishers would like to thank all of those who have assisted in the publication of this book. With particular thanks to James Bartlett and Nicole Davis. We would also like to acknowledge the work of JEC Training Ltd who previously published this book, and from whom CIPP Publishing acquired the publication in 2018. With special recognition to Janet Cunningham and Cliff Vidgeon for making the book the essential guide that it is today. Crown copyright is reproduced with the permission of the Controller of Her Majesty’s Stationery Office and the Queen’s Printer for Scotland.
No printing, copying or reproduction permitted.
4
PREFACE
This reference book has been compiled with a view to providing, in one small volume, as much information as the payroll professional is likely to require in the course of the tax year. It is replete with current and some historical tables, rates and data that are presented clearly and concisely. This edition does not have the usual tax and National Insurance tables. These have in recent years been difficult to obtain and take up a considerable proportion of the book when in reality it has not represented the full set of tables available. It was felt that for this edition it was important to either present the full range or not have them at all. Instead a full display of thresholds, limits and rates can be found at https://www.gov.uk/guidance/rates-and-thresholds-for- employers-2021-to-2022 . COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS Every effort has been made to ensure ease and rapidity of reference allowing, at the same time, the maximum amount of information to be contained in a handy-sized book.
No printing, copying or reproduction permitted.
5
CONTRIBUTORS BIOGRAPHIES
Keith Marriott entered Local Government with Doncaster CBC in October 1958, retiring from Doncaster MBC in June 1995 when he was Chief Payments Officer. He is a founder member of APSA and was the Local Government representative on the Home Office working party which led to the implementation of Statutory Sick Pay (SSP), SMP and SAP. Following his retirement, he has remained active, advising the Police in investigations into local authority member’s expense and allowance irregularities in Doncaster and Nationwide. Assisted in the initial development of the Compact Payroll Reference Book. Currently Chair of the Doncaster MBC Elected Members Pay and Expenses Review Panel. His unfulfilled ambition was to be involved in a Home Office investigation into the Payment of Allowances and Expenses of Members of Parliament and The House of Lords. Kate Upcraft, AMBCS, mGPA , is a regular conference speaker, lecturer and writer on legislative issues, including tax andNational Insurance, benefits and thewhole range of employer compliance responsibilities. She undertakes consultancy work with employers and payroll agents assisting them with topics such as payroll health checks, NMW and auto-enrolment, systems selection and departmental re-engineering. She is the vice chair of the ICAEW Employment Taxes and NI committee and chair of the pan-professional Reward and Employment Engagement Forum. Prior to setting up her own company in 2005, she was the Payroll Legislation Manager at M&S, for whom she worked for 20 years, eleven of them in payroll. COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS Ian Whyteside, FMAAT, MCIPP, ATT , is the tax partner in a thriving accounting practice. He has been actively involved in the payroll profession since March 1979 and is the current editor of the Handbook. Cliff Vidgeon BA(Hons), CMA, ACG, ChFCIPP had the idea of an annual reference book for payroll in the mid-1990s. After pondering the idea for a couple of years he contacted his friend Keith Marriott and after a brief chat they set about the task of putting together the first edition of The Compact Payroll Reference Book in 1999. The rest is, as they say, history. Cliff is currently a Visiting Research Fellow at Aston University. Although his career includes a brief spell as a payroll manager, his main focus has been in pensions’ management and human resources. He has been a University Director of Corporate Management and a Director of Human Resources. Cliff is involved in national pension negotiations for the Higher Education Sector and is also a member of the CIPP Board of Directors. Mike Nicholas MCIPP has worked in the payroll and publishing industries for 50 years, and now runs his own company providing editorial and authoring services. Mike currently edits and contributes to the CIPP’s Professional membership magazine and is a contributing author to Bloomsbury Professional’s Payroll Management Handbook. He has written and updated a wide range of educational materials for clients including training courses. No printing, copying or reproduction permitted.
6
ABOUT THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS (CIPP) COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS Leading the profession through education, membership and recognition Established in 1980 as an official industry body, the Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP) is the only Chartered institute for payroll, pensions and reward professionals in the UK. With more than 9,500* individuals benefitting from the CIPP’s membership benefits, support and education services, the Institute is dedicated to raising the profile of payroll professionals across the UK. Learning and development Our education portfolio has been developed based on business and individual needs to ensure we are providing the most up to date and relevant training in the marketplace. Why choose us? Our policy and research team represent members at government consultation forums on the various legislation that affects payroll and pensions in the UK, ensuring our delegates and members are up to date and their views are heard. Courses and delivery methods Our methods of learning and development vary from online delivery, face to face teaching, in- house training, conferences, or a mixture. This is because the best way of learning is through a style that suits you.
No printing, copying or reproduction permitted.
*Correct at time of publication
7
CONTENTS
Contents
PART 1: DATES, DEFINITIONS AND OBLIGATIONS 22 ABBREVIATIONS��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������23 ADOPTION PAY AND LEAVE��������������������������������������������������������������������������������������������������������26 ADVANCES OF PAY����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������26 AGE EXCEPTION (EXEMPTION) CERTIFICATE CA4140�����������������������������������������������������������27 AGENCY WORKERS��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������27 APPRENTICESHIP FUNDING AND LEVY������������������������������������������������������������������������������������29 ARREARS OF PAY������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������30 ARREARS OF PAY FOR CLOSED YEARS����������������������������������������������������������������������������������30 ARRESTMENT OF EARNINGS (Scotland)�����������������������������������������������������������������������������������30 ASYLUM AND IMMIGRATION������������������������������������������������������������������������������������������������������40 The Asylum and Immigration Act 1996 and The Immigration, Asylum and Nationality Act 2006 �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������41 Penalties ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������42 Non-EEA Nationals������������������������������������������������������������������������������������������������������������������42 Sponsors����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������43 Licensed employers�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������43 YOUTH MOBILITY SCHEME��������������������������������������������������������������������������������������������������������43 SEASONAL AGRICULTURAL WORKERS SCHEME (SAWS)�����������������������������������������������������44 ATTACHMENT OF EARNINGS ORDERS (AEOs)������������������������������������������������������������������������44 Protected Earnings������������������������������������������������������������������������������������������������������������������45 Council Tax Attachment of Earnings Orders (CTAEOs)�����������������������������������������������������������45 Child Support DEOs�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������47 2012 CMS orders���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������48 Direct Earnings Attachment�����������������������������������������������������������������������������������������������������48 Fines Enforcement Scheme�����������������������������������������������������������������������������������������������������51 Income Payment Agreement (IPA)�������������������������������������������������������������������������������������������53 Income Payments Order (IPO)������������������������������������������������������������������������������������������������54 Income Support Deduction Notices (ISDNs)����������������������������������������������������������������������������54 Reciprocal Enforcement of Maintenance Orders (REMOs)�����������������������������������������������������54 Voluntary Deduction from Earnings Arrangement (VDEA)�������������������������������������������������������54 Determining court order priority�����������������������������������������������������������������������������������������������54 AUTO-ENROLMENT���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������56 COMPANY SHARE OPTION PLAN (CSOP)���������������������������������������������������������������������������������57 CONSTRUCTION INDUSTRY SCHEME (CIS)�����������������������������������������������������������������������������58 Definition of construction����������������������������������������������������������������������������������������������������������58 Definition of contractor�������������������������������������������������������������������������������������������������������������58 Registration������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������59 Verification�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������59 COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS No printing, copying or reproduction permitted.
8
CONTENTS
Payment statement����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 60 CIS300 Returns���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 60 Deductions������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 61 Penalties ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 61 Proposed changes������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 62 COVID-19������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 63 Statutory Sick Pay������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 63 Coronavirus Job Retention Scheme (CJRS)�������������������������������������������������������������������������� 64 Holiday pay and entitlement���������������������������������������������������������������������������������������������������� 66 Taxable expenses������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 66 DATA PROTECTION�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 66 Transitional periods����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 68 The Data Protection Act 2018������������������������������������������������������������������������������������������������� 68 DEADLINE DATES for 2021/22���������������������������������������������������������������������������������������������� 69 Periodical Deadline Dates - Monthly��������������������������������������������������������������������������������������� 69 Quarterly��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 69 DEATH OF AN EMPLOYEE��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 71 Income Tax������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 71 National Insurance Contributions�������������������������������������������������������������������������������������������� 71 Statutory Sick Pay������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 72 Statutory Adoption, Maternity, Paternity and Shared Parental Pay����������������������������������������� 72 Lump sum payments on death������������������������������������������������������������������������������������������������ 72 Employee under notice����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 72 Payment after death���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 72 DEATH OF A PENSIONER����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 73 DEBT ARRANGEMENT SCHEME (DAS) (Scotland)������������������������������������������������������������������� 73 Procedure������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 73 Student Loans������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 74 DEFAULT RETIREMENT AGE����������������������������������������������������������������������������������������������������� 74 DEPENDANT LEAVE������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 74 Qualification���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 74 Contractual provisions������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 74 EARNINGS����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 75 ELECTRONIC PAYMENT OF PAYE��������������������������������������������������������������������������������������������� 75 EMPLOYMENT EQUALITY (AGE) REGULATIONS 2006����������������������������������������������������������� 76 EMPLOYEE SHAREHOLDER STATUS��������������������������������������������������������������������������������������� 77 ENTERPRISE MANAGEMENT INCENTIVE�������������������������������������������������������������������������������� 77 EQUAL PAY���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 77 EU EXIT���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 78 EXPENSES and BENEFITS��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 78 FIT NOTES����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 79 FIXED TERM WORKERS������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 80 COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS No printing, copying or reproduction permitted.
9
CONTENTS
FLEXIBLE WORKING�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������80 Scope of a request�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������81 Eligibility�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������81 Procedure��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������81 Right of appeal�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������82 GENDER RECOGNITION ACT�����������������������������������������������������������������������������������������������������82 GRATUITIES, SERVICE CHARGES, TIPS AND TRONCS����������������������������������������������������������83 Tronc����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������83 HOLIDAYS – STATUTORY ANNUAL ENTITLEMENT�������������������������������������������������������������������84 Holiday Pay - Long-term Sickness�������������������������������������������������������������������������������������������85 INCENTIVE SCHEMES�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������86 Cyclists’ breakfasts������������������������������������������������������������������������������������������������������������������86 Golden Hellos/Carrots/Parachutes������������������������������������������������������������������������������������������86 Golden Handcuffs��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������86 Honoraria���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������86 Profit Related Pay (PRP)���������������������������������������������������������������������������������������������������������87 INDEX LINKED PAY INCREASES������������������������������������������������������������������������������������������������87 INDUSTRIAL ACTION�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������88 Strike Pay Calculation��������������������������������������������������������������������������������������������������������������89 INTERNATIONAL STUDENTS������������������������������������������������������������������������������������������������������89 ITEMISED STATEMENT OF PAY��������������������������������������������������������������������������������������������������89 Pension payments�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������90 JURY SERVICE�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������90 KEY HISTORICAL DATES�������������������������������������������������������������������������������������������������������������92 MANAGED SERVICE COMPANIES (MSC)����������������������������������������������������������������������������������98 MATERNITY LEAVE AND PAY������������������������������������������������������������������������������������������������������99 Ordinary Maternity Leave (OML)���������������������������������������������������������������������������������������������99 Additional Maternity Leave (AML)��������������������������������������������������������������������������������������������99 Maternity Pay Period (MPP)��������������������������������������������������������������������������������������������������100 Evidence��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������100 Return to work������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������100 Penalties ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������100 Contract of Employment - changes for EWCs on, or after, 5th October 2008�����������������������100 NATIONAL LIVING WAGE (NLW)�����������������������������������������������������������������������������������������������101 NATIONAL MINIMUM/LIVING WAGE (NMW/NLW)��������������������������������������������������������������������101 Arrears �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������104 Enforcement���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������104 Output (Piece) Workers���������������������������������������������������������������������������������������������������������104 NEW DEAL SCHEME/THE WORK PROGRAMME��������������������������������������������������������������������104 NON-BANKING PAYDAY�������������������������������������������������������������������������������������������������������������105 NON-CASH VOUCHER���������������������������������������������������������������������������������������������������������������105 NON-CASH BENEFITS���������������������������������������������������������������������������������������������������������������105 COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS No printing, copying or reproduction permitted.
10
CONTENTS
OFF-PAYROLL WORKING (IR35)���������������������������������������������������������������������������������������������� 106 ONLINE FILING�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 108 PAYE Schemes��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 108 In-year filing�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 109 Future developments������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 109 OVERPAYMENTS���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 109 Recovery������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 109 PARENTAL BEREAVEMENT LEAVE����������������������������������������������������������������������������������������� 110 PARENTAL LEAVE��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 110 Qualification�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 110 Maximum Entitlement������������������������������������������������������������������������������������������������������������111 Statutory fallback scheme provisions�������������������������������������������������������������������������������������111 Notice�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������111 Record Keeping���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������111 Shared parental leave������������������������������������������������������������������������������������������������������������111 PART-TIME WORKERS������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 112 PATERNITY LEAVE AND PAY���������������������������������������������������������������������������������������������������� 112 PAYMENT OF WAGES��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 112 PAYE FORMS AND RETURNS�������������������������������������������������������������������������������������������������� 113 P11 Deductions working sheet���������������������������������������������������������������������������������������������� 113 P11D/P9D - Annual statement of expense and benefit payments���������������������������������������� 113 P14 - employee’s annual PAYE summary����������������������������������������������������������������������������� 113 P35 - employer annual PAYE return������������������������������������������������������������������������������������� 113 P38A - employer supplementary return�������������������������������������������������������������������������������� 113 P45(1)s - starting in employment������������������������������������������������������������������������������������������ 114 P46 - starting in employment with no P45���������������������������������������������������������������������������� 114 P46(Car)������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 114 P46(Pen)������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 114 P46(Expat)���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 114 P60 - End of Year Certificate������������������������������������������������������������������������������������������������� 115 PENALTIES�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 115 Incorrect tax returns�������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 115 Late filing of end of year returns������������������������������������������������������������������������������������������� 116 Late filing of in-year Full Payment Submission (FPS)����������������������������������������������������������� 116 Late/underpayment penalty�������������������������������������������������������������������������������������������������� 117 Recent developments����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 118 HISTORIC PENALTIES�������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 119 Failure to file end of year returns online�������������������������������������������������������������������������������� 119 Failure to file in-year forms online����������������������������������������������������������������������������������������� 120 POSTED WORKER�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 120 POWER OF ATTORNEY������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 121 PROBATE����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 121 COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS No printing, copying or reproduction permitted.
11
CONTENTS
QUALITY STANDARD�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������122 QUARTERLY PAYMENT OF PAYE���������������������������������������������������������������������������������������������122 REAL TIME INFORMATION (RTI)�����������������������������������������������������������������������������������������������123 New employees���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������124 Payroll errors/ad-hoc salary advances�����������������������������������������������������������������������������������124 Tax codes and student loan notices���������������������������������������������������������������������������������������124 Leavers����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������125 Year End��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������125 Generic Notification Service (GNS)���������������������������������������������������������������������������������������125 Penalties ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������125 Viewing liabilities��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������126 Specified charge��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������127 Current issues ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������127 Quality control������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������128 RECORD RETENTION���������������������������������������������������������������������������������������������������������������128 SALARY SACRIFICE AND OPTIONAL REMUNERATION���������������������������������������������������������129 SETTLEMENT AGREEMENT (compromise agreement pre-July 2013)��������������������������������������130 SHARE OWNERSHIP�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������130 Share Incentive Plan (SIP)�����������������������������������������������������������������������������������������������������130 Savings Related Share Option Schemes (SAYE)������������������������������������������������������������������131 SMALL BUSINESS����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������132 Small Employers’ Relief (SER) for Statutory Payments���������������������������������������������������������133 SOCIAL SECURITY BENEFITS��������������������������������������������������������������������������������������������������133 STUDENT LOANS COMPANY (SLC)�����������������������������������������������������������������������������������������134 STUDENT LOANS - COLLECTION��������������������������������������������������������������������������������������������135 Calculation of deduction���������������������������������������������������������������������������������������������������������136 Priority ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������138 Returns and remittances��������������������������������������������������������������������������������������������������������138 Future developments�������������������������������������������������������������������������������������������������������������138 SUPPLIER RECOGNITION SCHEME����������������������������������������������������������������������������������������138 TIME OFF for TRAINING�������������������������������������������������������������������������������������������������������������139 TURERA��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������139 VALUE ADDED TAX (VAT)����������������������������������������������������������������������������������������������������������140 WEEKLY WORKING HOURS������������������������������������������������������������������������������������������������������140 WORKER�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������140 WORKER REGISTRATION SCHEME����������������������������������������������������������������������������������������141 WORKER AUTHORISATION SCHEME��������������������������������������������������������������������������������������141 WORKING TIME REGULATIONS�����������������������������������������������������������������������������������������������141 Provisions������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������141 48-hour rule����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������142 Minimum rest period��������������������������������������������������������������������������������������������������������������142 Night workers�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������142 COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTIT TE OF PAYROLL PR FESSIONALS No printing, copying or reproduction permitted.
12
CONTENTS
Holidays�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 142 Rolled Up Holiday Pay (RHP)����������������������������������������������������������������������������������������������� 142 Records��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 143 Derogations��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 143 Holiday pay��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 143 Young Workers���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 144 YEAR END��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 145 NICs�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 145 Tax Codes����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 145 Basic Earnings Assessment�������������������������������������������������������������������������������������������������� 145 Auto-enrolment qualifying earnings threshold����������������������������������������������������������������������� 146 PART 2: TAX 148 ANNUAL ALLOWANCES������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 149 ALLOWANCES - HISTORICAL NOTES������������������������������������������������������������������������������������� 154 April 2000������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 154 2004/2005����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 154 2008/2009����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 154 April 2010������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 154 April 2013������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 154 April 2015������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 154 April 2016������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 154 April 2017������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 154 April 2018������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 155 April 2019������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 155 April 2020������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 155 April 2021������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 155 APPROVED MILEAGE ALLOWANCE PAYMENTS (AMAPs)���������������������������������������������������� 155 MAPs and dispensations������������������������������������������������������������������������������������������������������ 156 ADVISORY FUEL RATES����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 156 ANNUAL and LIFETIME ALLOWANCES����������������������������������������������������������������������������������� 159 BANK CHARGES����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 160 BENEFICIAL LOANS������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 160 BICYCLES AND BICYCLE SAFETY EQUIPMENT�������������������������������������������������������������������� 161 CANTEEN FACILITIES��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 162 CAR ALLOWANCE ENHANCED REPORTING SCHEME (CAERS)����������������������������������������� 162 CAR FUEL BENEFIT������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 162 CAR PARKING AT WORKPLACE���������������������������������������������������������������������������������������������� 164 CHARITABLE GIVING���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 164 Future developments������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 165 CHILDCARE VOUCHERS & NURSERY PROVISION��������������������������������������������������������������� 165 Transition to Tax-Free Childcare������������������������������������������������������������������������������������������� 167 COMPANY CARS����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 167 No printing, copying or reproduction permitted. COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS
13
CONTENTS
Company Car Benefit Tables�������������������������������������������������������������������������������������������������167 Company car benefit historical notes�������������������������������������������������������������������������������������168 Reduced Car Benefit Charge�������������������������������������������������������������������������������������������������169 Second car discount��������������������������������������������������������������������������������������������������������������169 Qualifying Low Emission Cars - QUALECs���������������������������������������������������������������������������169 Alternative Fuels��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������170 Change from 6th April 2011���������������������������������������������������������������������������������������������������171 Change from 6th April 2012���������������������������������������������������������������������������������������������������171 Change from 6th April 2013���������������������������������������������������������������������������������������������������171 Company car benefit 6th April 2002 to date���������������������������������������������������������������������������171 Emission details���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������171 Classic cars����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������172 From 6th April 2014����������������������������������������������������������������������������������������������������������������172 From 6th April 2015����������������������������������������������������������������������������������������������������������������172 From 6th April 2016����������������������������������������������������������������������������������������������������������������172 From 6th April 2017����������������������������������������������������������������������������������������������������������������172 From 6th April 2018����������������������������������������������������������������������������������������������������������������173 From 6th April 2019����������������������������������������������������������������������������������������������������������������173 From 6th April 2020����������������������������������������������������������������������������������������������������������������173 COMPANY VANS������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������178 Scale rates – 6th April 1993 – 5th April 2005�������������������������������������������������������������������������178 Company van benefit from 6th April 2005������������������������������������������������������������������������������178 Company van benefit from 6th April 2007������������������������������������������������������������������������������178 DISPENSATIONS������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������179 ELECTRIC VEHICLE CHARGING SCHEME������������������������������������������������������������������������������180 EMPLOYEE CAR OWNERSHIP SCHEME (ECOS)�������������������������������������������������������������������180 ENTERTAINMENT�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������181 Corporate�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������181 Working Lunches�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������181 EXEMPT MINOR BENEFITS������������������������������������������������������������������������������������������������������181 Tax reliefs available on other benefits������������������������������������������������������������������������������������183 EXTRA STATUTORY CONCESSIONS (ESCs)���������������������������������������������������������������������������183 FIXED PROFIT CAR SCHEME (FPCS)��������������������������������������������������������������������������������������183 HEALTH INSURANCE AND ASSISTANCE���������������������������������������������������������������������������������184 HEALTH SCREENING....................................................................................................................... �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������185 Use of Visual Display Units (VDUs)���������������������������������������������������������������������������������������185 HOME COMPUTING INITIATIVE (HCI)��������������������������������������������������������������������������������������186 MARORS (Mileage Allowance Relief Optional Reporting Scheme)��������������������������������������������186 PAYE SETTLEMENT AGREEMENTS (PSA)������������������������������������������������������������������������������186 PENSIONS ADVICE��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������188 PROFESSIONAL FEES AND SUBSCRIPTIONS������������������������������������������������������������������������188 COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS No printing, copying or reproduction permitted.
14
CONTENTS
RELOCATION����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 188 ROUND SUM ALLOWANCES AND SCALE RATES������������������������������������������������������������������ 190 SCOTTISH INCOME TAX����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 191 Scottish variable rate (SVR) and SRIT (Scottish Rate of Income Tax)��������������������������������� 191 SELF-ASSESSMENT (SA)��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 193 Timetable������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 193 SELF-EMPLOYED STATUS������������������������������������������������������������������������������������������������������� 193 IR35 - (Personal Service Company Legislation)������������������������������������������������������������������� 194 STATUTORY RESIDENCE TEST (SRT)������������������������������������������������������������������������������������ 196 Other connection facts and day-counting����������������������������������������������������������������������������� 196 STUDENT EMPLOYMENT��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 197 Tax���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 197 NICs�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 197 Hours of work������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 197 Foreign students������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 197 STUDENT TAX EXEMPTION SCHEME - P38(S)���������������������������������������������������������������������� 198 TAXED AWARDS SCHEME (TAS)��������������������������������������������������������������������������������������������� 198 TAX - AN EARLY HISTORY�������������������������������������������������������������������������������������������������������� 198 TAX CODES������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 199 TAX CODE PREFIX AND SUFFIX LETTERS���������������������������������������������������������������������������� 199 TAX CALCULATIONS����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 201 Week 53�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 201 Pay after employee has left employment������������������������������������������������������������������������������ 202 Holiday pay - paid in advance����������������������������������������������������������������������������������������������� 202 TAX - FREE PAY������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 202 TAX RATES AND BANDINGS���������������������������������������������������������������������������������������������������� 203 LOWER RATE BAND (formerly Lower Rate Relief)������������������������������������������������������������������� 205 TAX AVOIDANCE SCHEMES����������������������������������������������������������������������������������������������������� 206 TAXIS - LATE NIGHT������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 207 TELEPHONES - HOME�������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 207 TELEPHONES - MOBILE����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 207 TERMINATION SETTLEMENTS������������������������������������������������������������������������������������������������ 208 PILONS (Payments in Lieu of Notice)����������������������������������������������������������������������������������� 209 TRAVEL AND SUBSISTENCE��������������������������������������������������������������������������������������������������� 209 Incidental Overnight Expenses��������������������������������������������������������������������������������������������� 210 TRIVIAL BENEFITS�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 210 VOLUNTEER DRIVERS������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 211 VOUCHERS������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 212 Cash Vouchers���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 212 Non-cash Vouchers��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 212 WELSH INCOME TAX���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 213 WORKS BUSES & PUBLIC BUS SUBSIDIES��������������������������������������������������������������������������� 213 COPYRIGHT © 2021 THE CHARTERED INSTITUTE OF PAYROLL PROFESSIONALS No printing, copying or reproduction permitted.
15
Page 1 Page 2 Page 3 Page 4 Page 5 Page 6 Page 7 Page 8 Page 9 Page 10 Page 11 Page 12 Page 13 Page 14 Page 15 Page 16 Page 17 Page 18 Page 19 Page 20 Page 21 Page 22 Page 23 Page 24 Page 25 Page 26 Page 27 Page 28 Page 29 Page 30 Page 31 Page 32 Page 33 Page 34 Page 35 Page 36 Page 37 Page 38 Page 39 Page 40 Page 41 Page 42 Page 43 Page 44 Page 45 Page 46 Page 47 Page 48 Page 49 Page 50 Page 51 Page 52 Page 53 Page 54 Page 55 Page 56 Page 57 Page 58 Page 59 Page 60 Page 61 Page 62 Page 63 Page 64 Page 65 Page 66 Page 67 Page 68 Page 69 Page 70 Page 71 Page 72 Page 73 Page 74 Page 75 Page 76 Page 77 Page 78 Page 79 Page 80 Page 81 Page 82 Page 83 Page 84 Page 85 Page 86 Page 87 Page 88 Page 89 Page 90 Page 91 Page 92 Page 93 Page 94 Page 95 Page 96 Page 97 Page 98 Page 99 Page 100 Page 101 Page 102 Page 103 Page 104 Page 105 Page 106 Page 107 Page 108 Page 109 Page 110 Page 111 Page 112 Page 113 Page 114 Page 115 Page 116 Page 117 Page 118 Page 119 Page 120 Page 121 Page 122 Page 123 Page 124 Page 125 Page 126 Page 127 Page 128 Page 129 Page 130 Page 131 Page 132 Page 133 Page 134 Page 135 Page 136 Page 137 Page 138 Page 139 Page 140 Page 141 Page 142 Page 143 Page 144 Page 145 Page 146 Page 147 Page 148 Page 149 Page 150 Page 151 Page 152 Page 153 Page 154 Page 155 Page 156 Page 157 Page 158 Page 159 Page 160 Page 161 Page 162 Page 163 Page 164 Page 165 Page 166 Page 167 Page 168 Page 169 Page 170 Page 171 Page 172 Page 173 Page 174 Page 175 Page 176 Page 177 Page 178 Page 179 Page 180 Page 181 Page 182 Page 183 Page 184 Page 185 Page 186 Page 187 Page 188 Page 189 Page 190 Page 191 Page 192 Page 193 Page 194 Page 195 Page 196 Page 197 Page 198 Page 199 Page 200Made with FlippingBook - Online magazine maker