Guía Justicia Digital
tes y limitados a lo necesario en relación con la finalidad perseguida, y mantenerse durante el tiempo mínimo necesario para cumplir dicha finalidad. También, a efectos de cumplir con el principio de transparencia, deberá informarse, en caso de grabación, de lo siguiente: 1) que se está grabando, 2) para qué se graba, 3) durante cuánto tiempo se conservarán las grabaciones, y 4) quién es responsable del tratamiento de dichas grabaciones. De todo ello deberá informarse de manera sencilla y comprensible. 4. Chatbot. Los asistentes conversacionales no deben guardar información personal más allá del tiempo necesario para trami- tar la reclamación del sujeto (principios de minimización y limitación temporal del tra- tamiento). No parece que la actividad exija una conservación prolongada en el tiempo ni admita usos secundarios posteriores compatibles; pero si se considerase que sí, deberá advertirse de manera clara, desta- cada y sencilla a los usuarios y justificarse adecuadamente a efectos de cumplir con el principio de responsabilidad proactiva. Como los datos van a ser tratados de forma automatizada, se debe informar al sujeto de que se está tratando con un sistema auto- mático (principio de transparencia). 5. Plataformas/tribunal online. Para el desa- rrollo de estos instrumentos es importante prestar atención a los principios de minimi- zación y seguridad de los datos. En concre - to, conviene desarrollar sistemas de acceso y visionado limitados a usuarios registra- dos. En cuanto a la minimización de datos, deberán recabarse y tratarse los datos necesarios a efectos de poner en marcha el instrumento (en este caso, la plataforma o tribunal online ), y solo a esos efectos. En la medida, además, en que se trata de datos vinculados a un procedimiento judicial, administrativo o de resolución alternativa de litigios, debe tenerse en cuenta que los datos que aquí son objeto de tratamiento no podrán ser utilizados ulteriormente para
finalidades distintas de aquellas para las que fueron recabados. Deberá desarrollarse, además, un sistema de entrada o protocolo de identificación a efectos de garantizar que quienes acceden al entorno digital seguro de la plataforma de resolución de litigios o tribunal online son quienes dicen ser. 6. Datos de menores. En los procedimientos civiles en los que se vean incluidos menores sería conveniente tomar medidas extras con ellos. La posibilidad de participar tele- máticamente puede ser, según las circuns- tancias, un gran beneficio para el menor. En los casos de utilización de plataformas de teleconferencia de terceros sería importante incluir en el contrato de servicios cláusulas especiales para la protección de los datos personales del menor. El RGPD se aplica al tratamiento de datos perso - nales por parte de los tribunales, incluidos los datos personales incluidos en las sentencias. Se considera dato personal «toda información sobre una persona identificada o identificable» (art. 4.1 RGPD) y se considera persona iden - tificable toda aquella cuya identidad pueda determinarse directa o indirectamente (art. 4.2 RGPD). Para determinar el carácter identificable de una persona deben tenerse en cuenta todos los medios de que disponga el responsable del tratamiento o cualquier otra persona para dicha identificación, y que exista una probabili - dad razonable de que se utilicen tales medios teniendo en cuenta el coste y el tiempo ne- cesarios para la identificación y la tecnología disponible en el momento en que esta tenga lugar (art. 4.1 y Cons. 26 RGPD). Como con - secuencia, son también datos personales las inferencias y aquellos datos no suficientemente anonimizados o agregados que permitan una identificación del sujeto relativamente sencilla. La evolución tecnológica y el aumento ingente de datos, así como las capacidades de analítica de dichos datos, hacen cada vez más sencilla la identificación o reidentificación de titulares de datos a partir de datos agregados o ano- nimizados, ensanchando en la práctica la vis
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