Pendant la réunion ☑ Au début de la réunion, invitez les participants à ne pas hésiter à utiliser la LO de leur choix. ☑ Expliquez le format de la réunion aux participants dès le début de la réunion. Par exemple, expliquez que le président récapitulera les points principaux dans l’autre LO tout au long de la réunion. D’autre part, informez les participants que la traduction simultanée (par écrit ou/de vive voix) est disponible. ☑ Tout en équilibrant la nécessité d’utiliser les deux LO, veillez à ne pas changer de langue au milieu d’une phrase ou trop fréquemment, car cela pourrait rendre plus difficile pour les employés ou les services de traduction de suivre la discussion. ☑ Rappelez aux employés, avant la période de questions ou la table ronde, qu’ils peuvent utiliser la LO de leur choix. ☑ Rappelez aux participants qu’ils peuvent préparer les documents pour la réunion dans la LO de leur choix. ☑ Si vous partagez de l’information sur un écran pendant la réunion (comme une présentation PowerPoint), préparez un format bilingue qui fait une alternance entre les deux LO de sorte qu’elles soient bien représentées ou faites apparaître les deux LO simultanément à l’écran (format bilingue côte à côte). ☑ Répondez aux questions dans la LO dans laquelle elles sont posées. ☑ Résumez dans l’autre LO les points clés soulevés par les participants parlant anglais ou français. Après la réunion ☑ Préparez des procès-verbaux dans les deux LO à transmettre aux participants, le cas échéant. ☑ À titre de bonne pratique, demandez aux participants ce qu’ils ont pensé du format de la réunion. Les commentaires peuvent aider à vous adapter et à améliorer votre prochaine réunion ou événement.
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Mon livret sur les langues officielles
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