partito dall’Italia con un gruppo pilota, per poi estendersi rapidamente a tutte le filiali. Nicola Spada. La collaborazione con Rothoblaas è nata attraverso un percorso molto strutturato e tipico del nostro approccio: una richiesta iniziale di demo, seguita da una serie di incontri di ap- profondimento con i diversi stakeholder coinvolti nel processo – amministrazione, finance e ma- nagement. In questa fase abbiamo analizzato nel dettaglio le modalità operative esistenti, le criticità e gli obiettivi di miglioramento. Il progetto ha ri- guardato la digitalizzazione completa del processo di gestione delle note spese, con un focus parti- colare sull’armonizzazione delle procedure tra le diverse entità del gruppo. Con quali obiettivi e finalità? Davide Perina. Gli obiettivi erano chiari: snellire un processo che sottraeva tempo sia ai colleghi sia all’amministrazione; uniformare le procedure tra paesi diversi; ridurre gli errori di rendicon- tazione; introdurre un flusso approvativo chiaro, monitorabile e centralizzato; offrire uno stru- mento intuitivo anche per chi non ha familiarità con le tecnologie digitali. In parallelo, c’era la vo- lontà di migliorare la tracciabilità delle spese e di costruire basi dati per analisi e reporting globali. Nicola Spada. Al momento dell’avvio del progetto, Rothoblaas gestiva le note spese attraverso stru- menti tradizionali come documentazione cartacea ed Excel – una situazione che riscontriamo fre- quentemente in aziende in fase di evoluzione or- ganizzativa. L’obiettivo era duplice: snellire e stan- dardizzare il processo a livello di gruppo, coinvolgendo società operative in Italia e in oltre 20 Paesi nel mondo e ridurre tempi e margini di errore, garantendo al contempo conformità nor- mativa e tracciabilità. La finalità era dotarsi di una piattaforma unica, capace di centralizzare il controllo mantenendo però la flessibilità neces- saria per adattarsi alle specificità locali. Quali difficoltà ha incontrato e quali i vantaggi acquisiti? Davide Perina. Come in ogni progetto interna- zionale, la prima difficoltà è stata armonizzare procedure, valute, policy e abitudini locali. Inoltre, introdurre un nuovo strumento a più di 600 uten- ti richiede un’adozione rapida e una curva di ap- prendimento minima. I vantaggi, però, sono emersi subito: tempi di rimborso dimezzati (da oltre dieci giorni a circa cinque); una riduzione significativa degli errori grazie allo smart scan e all’AI; un’interfaccia talmente intuitiva da per- mettere un roll-out globale in pochi mesi; una contabilità più veloce grazie alle integrazioni e al
reporting mensile automatizzato; la possibilità di monitorare con precisione la spesa aziendale per paese, categoria e team. Nicola Spada. La principale sfida è stata la ge- stione della complessità internazionale: processi differenti da Paese a Paese, flussi bancari etero- genei, normative fiscali locali e abitudini operative consolidate. Uno dei punti di forza di N2F è pro- prio la sua elevata flessibilità e possibilità di per- sonalizzazione. Questo ci ha consentito di confi- gurare la piattaforma in modo puntuale per rispondere alle esigenze specifiche di ciascuna entità, mantenendo al contempo una governance centralizzata. I vantaggi ottenuti sono concreti e misurabili: adozione di un unico strumento a li- vello di gruppo; centralizzazione del controllo e maggiore visibilità sui costi; risparmio di tempo per dipendenti e amministrazione; eliminazione del cartaceo e maggiore sostenibilità; riduzione degli errori e maggiore rapidità nei rimborsi. Prevedete ulteriori sviluppi per questa colla- borazione? Davide Perina. Sì, e alcuni sono già in discussione. N2F ha ampliato la propria offerta con moduli come le carte aziendali integrate, la gestione delle fatture fornitori e ulteriori automatismi contabili. Si sta valutando l’adozione di questi strumenti
per ottimizzare ancora di più il ciclo amministrativo, dalla spesa al pagamento. Inoltre, l’azienda sta inte- grando sempre più dati tramite API e connettori bancari, per ottenere un ecosistema fluido tra ERP, note spese, reportistica e sistemi di controllo. Nicola Spada. Assoluta- mente sì. Per noi la colla-
L’adozione di una soluzione digitale ha permesso di semplificare il lavoro quotidiano, ridurre errori e tempi di approvazione e migliorare il controllo delle spese tra Paesi diversi.
borazione con i clienti non si esaurisce con l’im- plementazione iniziale, ma rappresenta l’inizio di un percorso evolutivo continuo. In N2F svilup- piamo regolarmente moduli e funzionalità com- plementari per ampliare il perimetro della digi- talizzazione. Con Rothoblaas stiamo valutando l’introduzione di ulteriori strumenti che possano semplificare ancora di più il processo, aumentare il livello di automazione e migliorare ulterior- mente l’esperienza utente. L’obiettivo comune è continuare a ottimizzare il processo, rendendolo sempre più efficiente, integrato e orientato al con- trollo strategico dei costi. n
di Alessandra Fraschini © RIPRODUZIONE RISERVATA
FERRUTENSIL 75
Made with FlippingBook. PDF to flipbook with ease