24 MAPA 2021
Penolong Pengurus Unit Hal Ehwal Jawatankuasa Perhubungan ANGKASA Negeri dan Keanggotaan Bahagian Sekretariat ANGKASA
Oleh: Hazim Bin Haji Abdul Halim
Meja Bantuan Sedia Menyantuni Perwakilan
secara pertemuan fizikal kini telah berubah kepada mesyuarat dalam talian dengan menggunakan teknologi terkini. Budaya ini mula
diterima sejak bermulanya pandemik COVID-19 di negara kita atas saranan pihak kerajaan. Kini, ia telah menjadi kaedah biasa dan dipraktis bagi
kebanyakan organisasi termasuklah koperasi dalam dan luar negara. Sungguhpundemikian,perlaksanaan mesyuarat norma baharu di kalangan masyarakat kita masih lagi di peringkat permulaan. Ini menuntut anggota koperasi kepada persediaan mental dan fizikal ke arah menerima kaedah digital. Seharusnya kita harus belajar akan kemahiran dan pengetahuan teknologi daripada penggunaan alat komunikasi sehinggalah kepada sistem teknologi terkini. Sambutan masyarakat terhadap membudayakan mesyuarat dalam talian adalah menggalakkan. Ini dapat dilihat daripada penganjuran mesyuarat pelbagai peringkat seperti di pejabat, komuniti dan koperasi sama ada pada skala kecil ataupun besar. Justeru, ANGKASA turut menyahut seruan pendigitalan dan norma baharu dengan melaksanakan Mesyuarat Agung Negeri (MAN) secara dalam talian pada tahun 2021.
Peralihan ke arah norma baharu telah banyak mengubah lanskap budaya kita. Sebagai contoh, mesyuarat yang dilaksanakan
Dalam memastikan usaha dan proses perjalanan mesyuarat berskala besar dalam talian berlangsung sempurna, sudah pasti persiapan rapi harus dilakukan. Antara persediaan yang diambil ialah memberikan kefahaman kepada anggota koperasi tentang norma baharu mesyuarat, membangunkan sistem mesyuarat agung yang komprehensif lagi mesra pengguna serta meningkatkan keupayaan perwakilan menyertai mesyuarat secara dalam talian. Maka sebagai persediaan dan usaha membantu perwakilan Mesyuarat Agung Negeri dan Mesyuarat Agung Perwakilan ANGKASA (MAPA) 2021, satu pasukan khas pelbagai kemahiran yang dinamakan ‘ Team Helpdesk’ atau ‘Meja Bantuan’ telah ditubuhkan khusus bagi menyantuni perwakilan mesyuarat menerusi kaedah norma baharu. Ini termasuklah membantu dan menyelia perwakilan daripada aspek literasi digital, kelancaran proses dan mencapai objektif sesuatu mesyuarat. Sepanjang MAN dan MAPA, petugas Meja Bantuan telah dilatih serta dilengkapkan dengan ilmu pengetahuan tentang pengurusan
mesyuarat dan teknologi tatacara mesyuarat. Cabaran besar dalam membantu anggota mesyuarat adalah memastikan perwakilan jelas dengan keperluan teknikal sebelum dan semasa mesyuarat. Selain itu, petugas Meja Bantuan harus peka dan dilengkapi kemahiran insaniah ( soft-skill ) dengan mengikuti kursus komunikasi berkesan serta latihan perkhidmatan. Ini juga adalah sebagai satu usaha melonjakkan lagi profesionalisme petugas dan imej ANGKASA dalam gerakan koperasi. Peranan petugas Meja Bantuan adalah kritikal. Mereka memberi khidmat kepada maklum balas atau masalah yang mungkin berlaku di kalangan perwakilan mesyuarat serta memberi cadangan solusi bagi setiap aduan. Masalah yang biasa berlaku berpunca daripada ketetapan peranti pengguna, aplikasi teknik sistem mesyuarat atau pengundian serta kekurangan informasi daripada kalangan perwakilan. Kecekapan dan kemahiran yang mantap daripada para petugas telah banyak membantu perwakilan mengadaptasi norma baharu.
Seramai 30 Petugas Meja Bantuan ( Help Desk ) ANGKASA ditugaskan membantu proses teknikal mesyuarat melibatkan pendaftaran dan pengundian oleh perwakilan dan JPAN.
Semua komitmen petugas Meja Bantuan sentiasa disanjung tinggi dan dihargai oleh perwakilan koperasi. Berteraskan kepada nilai dan falsafah koperasi, usaha yang baik akan diteruskan menjelang MAPA. Ini juga membuktikan iltizam yang tinggi kita kepada gerakan koperasi bahawa usaha ini adalah bertepatan dengan moto jubli emas ANGKASA, ‘Menjulang Aspirasi Koperasi’.
Empat atau pendekatan yang digunakan semasa menyantuni perwakilan mesyuarat: • Mengamalkan pendekatan yang mesra dan profesional. • Menggunakan intonasi suara yang rendah dan jelas. • aspek kaedah
Bersemangat dan beretika dalam memberikan maklum balas. Bekerjasama secara berpasukan dan berdisiplin tinggi.
•
Made with FlippingBook. PDF to flipbook with ease