PZM f Projektauftraggeber

projekt|management für Auftraggeber:innen

Workshop am 12. Dezember 2022

Mag. P. Michael Wörgötter, MBA – Landesamtsdirektion

Ziel des Seminars:

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhalten einen Einblick in das Projektmanagements und können Projekte beauftragen und steuern.

Als Basis dienen die pm-Standards im Land Salzburg und das ePHB.

Ein Projekt ist: komplex, neuartig, riskant, dynamisch, temporär

 Viele voneinander abhängige Teilaufgaben  neue Aufgaben, die besondere Aufmerksamkeit brauchen  keine Routineaufgaben, Konflikte/Schwierigkeiten werden eingeplant  zeitlich befristet  es gibt auch „projektähnliches Arbeiten“…

Kleinprojekt (projektähnlich)

Linientätigkeit

Projekt

Programm

Mehrere Projekte und Kleinprojekte mit gemeinsamer Zielsetzung

Permanente Aufgabe mit unterschiedlicher Komplexität

Aufgabe mit mittlerer Komplexität

Aufgabe mit hoher Komplexität

Projekt

VPP = Vorprojektphase

NPP = Nachprojektphase

Was ist bis jetzt passiert?

Was soll nachher möglich sein?

Projektmanagement = Planung, Koordination, Controlling (Steuerung) und Organisation von Projekten

Leistungen

Termine

Ressourcen Kosten

das MAGISCHE Projektmanagement-Dreieck

Projektmanagement -Methoden

Projektmanagement ist die Durchführung eines einmaligen, komplexen Vorhabens mit klaren Vorgaben.  Projektauftrag

Mit zeitlicher, inhaltlicher und sozialer Abgrenzung und Zusammenhänge.  Projektabgrenzung, Projektkontext

Mit einem strukturierten Ablauf.  Projektstrukturplan, Terminplan

In einer eigenen Organisation mit definierten Rollen und klaren Kompetenzen  Projektorganisation, -ressourcenplanung

Mit begleitender Steuerung und Kontrolle sowie entsprechender Kommunikation nach innen und außen.  Projektcontrolling, -kommunikation, -marketing

Projektmanagement – das ePHB

Arbeiten mit dem elektronischen Projekthandbuch – ePHB zur Dokumentation eines Projektes in der Planungs- und Durchführungsphase (keine Ergebnisdokumentation).

inhaltlicher Ablauf eines Projektes

Auftrag

Prozesse im Projektmanagement

 Beauftragungsprozess

 Projektstartprozess

 Projektabwicklung (Controllingprozess , Koordination, Marketing, …)

 Projektabschlussprozess

 Projektevaluierung

Vorprojekt- phase

Nachprojekt- phase

Projektmanagement Prozess

Projektkoordination

Projekt- beauftragung

Projekt- start

Projekt- controlling

Projektkrise

Projekt- abschluss

Projekt- evaluierung

Projekt- auftrag

Projekt- abnahme

grafik © nlc

Prozesse im Projektmanagement

Projektkoordination

Projekt- beauftragung

Projekt- start

Projekt- controlling

Projektkrise

Projekt- abschluss

Projekt- evaluierung

Projekt- auftrag

Projekt- abnahme

grafik © nlc

Beauftragungsprozess

von der Idee zum Projektauftrag

grafik © nlc

Auftrag: 25. Mai 1961 - JFK stated that the United States should set as a goal the "landing a man on the moon and returning him safely to the earth by the end of the decade”.

Mondlandung: 20. Juli 1969 / Rückkehr auf die Erde: 24. Juli 1969

Projektauftrag

wesentliche Festlegungen im Projektauftrag:

 ProjektauftraggeberIn  Termine für Start und Ende  Projektkurzbeschreibung  Ziele und Nicht-Ziele  Lieferergebnisse  Hauptaufgaben (= Phasen)  Ressourcen  Projektorganisation (PL, Team, Exp.)

Formular als Teil des ePHB (Projektantrag/Projektauftrag)

Vorprojekt- phase

Nachprojekt- phase

Projektmanagement Prozess

Projektkoordination

Projekt- beauftragung

Projekt- start

Projekt- controlling

Projektkrise

Projekt- abschluss

Projekt- evaluierung

Projekt- auftrag

Projekt- abnahme

grafik © nlc

Projektstartprozess

Projektstart- workshop durchführen

Startprozess abschließen ePHB

Projektplanung vorbereiten

Projektplanung fertig stellen

PAG-Sitzung durchführen

Aufsetzen des Projektes vom Projektauftrag bis zum fertigen Projekthandbuch = fertige Projekt management planung.

ePHB = elektronisches Projekthandbuch PAG = Projektauftraggeber/in

Projektabgrenzungsanalyse

zeitlich

sachlich

sozial

Festlegung Projektstart und -ende

Festlegung Ziele, Nicht-Ziele, Hauptaufgaben, Leistungen, Budget, etc.

Festlegung Projektorganisation PAG, PL, PTM, etc.

Startereignis

Endereignis

PAG

Endtermin

Starttermin

Nicht- Ziele

Ziele

Projekt

Projektdauer

PTM1

PTM3

Hauptaufgaben

Projekt

PTM2

Budget

grafik © nlc

„nur was abgrenzbar ist, ist planbar“

Projektkontextanalyse

zeitlich

sachlich

sozial

Beschreibung Vor- und Nachprojektphase

Analyse Zusammenhänge

Listung Projektumwelten

zu anderen Projekten, Aufgaben, Unternehmensstrategien

Interne Abt.

Konkurrenz

Kunde

Vor- projekt- phase

Nach- projekt- phase

Projekt

Sonstiges

grafik © nlc

„ein Projekt ist nie allein auf dieser Welt“

projekt|management

Pläne im PM: • PSP – Projektstrukturplan = Leistungsplanung • Terminplanung (Gantt-Plan) • Projektorganisation • Projektumwelten

Erarbeitung Projektstrukturplan PSP:

Projektname

Prozess

Phase (sh. Projektauftrag - Hauptaufgabe)

1.1

1.2

1.3

1.1.1

1.2.1

1.3.1

Arbeitspaket

1.1.2

1.2.2

1.3.2

Meilenstein

1.1.3

1.2.3

PSP- Code

1.2.4

grafik © nlc

Projektstrukturplan im ePHB

Beispiel Balkenplan GANTT – Bedienstetenschutz

Projektorganisation - klassisch

Projektname

Projekt- auftraggeberIn

Projekt- leiterIn

Projektteam- mitglied

Projekt- mitarbeiterIn

Projektorganisation

 Adäquate Projektorganisation für geplante Leistungen (Arbeitspakete)



Orientierung für Projektbeteiligte und Projektumwelten



Kommunikationsinstrument

 Basis für die Definition von Zuständigkeiten und Verantwortungen

Projekt- leitung

Projektteam

Hinweis: Dilemma zwischen Linie - Projekt

grafik © nlc

Projektrollen

ProjektauftraggeberIn 

Nimmt Unternehmensinteressen wahr

 Setzt ProjektleiterIn ein, führt, unterstützt sie/ihn  Beauftragt und unterstützt das Projektteam

ProjektleiterIn 

Nimmt Projektinteressen wahr

 Zentrale/r AnsprechpartnerIn für das Projekt  Stellt die Realisierung der P-Ziele sicher  Führt das Projektteam

Projektteammitglied 

Bringt ExpertInnenwissenein



Bearbeitet Arbeitspakete eigenverantwortlich Leistet Beitrag zur Erreichung der P-Ziele



Projektumweltanalyse = Projektstakeholderanalyse= sozialer Projektkontext

 Management der sozialen Beziehungen im Projekt

 Betrachtung relevanter Umwelten (=Personen/Institutionen, die einen Einfluss auf das Projekt haben, positiv, negativ,…)  Beziehungen der Umwelten zum Projekt (Potenzial/Konflikt) werden analysiert und Handlungsbedarf erhoben

 Beziehungen zu relevanten Umwelten können gestaltet werden

 Projektmanagement ist oftmals Beziehungsmanagement

 Wichtiges Instrument zur Krisenprävention und Krisenbewältigung

Projektkommunikationsstrukturen … legen fest, WANN, WER, WIE, WO miteinander kommuniziert bzw. informiert wird.

Arten

Festlegungen:



Teamsitzungen

WER lädt ein und WER nimmt daran teil



Controllingsitzungen

Sitzungsintervalle / -termine / -orte



Auftraggebersitzungen

Protokollführung / -versand / -ablage



Steuerungsgremiumssitzungen

Ziel und Inhalte



etc.

Spielregel zu Vertretungen!

Projektkommunikation – Beispiel:

Projektauftraggeber PAG

Auftrag

Ergebnis

Diskussion und Abstimmung, Beratung PAG

Projektteam

Ergebnispräsentation

Steuerungsgremium

Projektdokumentation

Projekt

Projekt- management

Phase 2

Phase 3

Phase 4

Phase 5

Projekt- start

AP 2.1

AP 3.1

AP 4.1

AP 5.1

Projekt- controlling

AP 2.2

AP 3.2

AP 4.2

AP 5.2

Projekt- koordination

AP 2.3

AP 3.3

AP 4.3

AP 5.3

Projekt- abschluss

AP 2.4

AP 3.4

AP 4.4

AP 3.5

weitere Projektpläne



Projektbudget / Projektkostenplanung



Projektpersonaleinsatzplanung

 Projektrisikomanagement (zB Versicherungen, Plan B)

 Projektkrisenmanagement (zB Eskalationsstufen)



etc.

projekt|management

Projektabwicklung



Projektcontrolling



Projektmarketing



Krisenmanagement

Vorprojekt- phase

Nachprojekt- phase

Projektmanagement Prozess

Projektkoordination

Projekt- beauftragung

Projekt- start

Projekt- controlling

Projektkrise

Projekt- abschluss

Projekt- evaluierung

Projekt- auftrag

Projekt- abnahme

grafik © nlc

Projektcontrollingprozess

Controlling- workshop durchführen

Projektplanung aktualisieren

PAG-Sitzung durchführen

Projektcontrolling ist nicht alleinige Aufgabe des/der Projektleiters/in, sondern des gesamten Projektteams und des/der Auftraggebers/in.

Projektcontrolling - ein zyklischer Prozess:

Kontrolle

Steuerung

Durchführung

Planung

Neuplanung

Projektabschluss

to control = steuern

Leistungen

Termine

Ressourcen Kosten

Projektcontrolling:

Ziele:

 Erhebung Projektstatus und Aktualisierung der Projektpläne



Identifikation der aktuellen Probleme im Projekt

 Planung von steuernden Maßnahmen (To Do-Liste)



Planung des weiteren Vorgehens

Vorgehen:

 Blitzlicht (zur Herstellung der Arbeitsfähigkeit)



To Do – Liste abarbeiten

 PSP (welche AP´e wurden beendet, gestartet, laufen)



PUA (gibt es neue kritische Umwelten?)



aktuelle Probleme im Projekt



weiteres Vorgehen, nächste Termine,…



zyklisch (zB alle 4 Wochen)

Projektmarketing:

Ziele:

 Information über und Steigerung der Aufmerksamkeit für Projekt

 Identifikation der Projektbeteiligten, Aufbau einer P-Identität



Akzeptanz für das Projekt

 Aufgabe ProjektleiterIn, Projektteam und ProjektauftraggeberIn

 Zielgruppen ergeben sich aus den Projektumwelten und dem Projektorganigramm

 Wichtig: Zielgruppenspezifische Kommunikation

E = Q x A Erfolg = Qualität (der Ergebnisse) x Akzeptanz

Projektkrisenmanagement:

Krise = fortlaufende Vernichtung von Handlungsspielräumen!

 Krisen entstehen durch Veränderungen in den Projektumweltbeziehungen

 Projektkrise: die Existenz des Projektes ist akut gefährdet! Eine Alternative = Projektabbruch

 Krise = fortlaufende Vernichtung von Handlungsspielräumen! Sie ist ein labiler Zustand und führt zu völlig irrationalen Handlungen.

Allerdings: jede Krise ist lösbar und wird auch gelöst (zB Abbruch) – wichtig ist der Zeitpunkt des Erkennens, je früher desto besser.

projekt|management

Projektabschluss

Vorprojekt- phase

Nachprojekt- phase

Projektmanagement Prozess

Projektkoordination

Projekt- beauftragung

Projekt- start

Projekt- controlling

Projektkrise

Projekt- abschluss

Projekt- evaluierung

Projekt- auftrag

Projekt- abnahme

grafik © nlc

Projektabschlussprozess

Projektabschlussworkshop:

 inhaltliche Arbeiten an den Arbeitspaketen abschließen

 Planung von Restarbeiten und der Nachprojektphase (zB Übergabe in die Linie)

 Reflexion und Evaluierung des Projekterfolgs



Analyse des Projektes

 Lernen aus dem Projekt (Lessons Learned für zukünftige Projekte bzw. Arbeiten)



PL macht Abschlussdokumentation

 ProjektauftraggeberIn nimmt P-Abschlussdoku ab und beendet das Projekt formal

 emotioneller Projektabschluss (Projektteam abschließen, auflösen, feiern!)

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