Organizzare una riunione Avere una lista di controllo è il primo passo per assicurarsi che la riunione si svolga nel migliore dei modi e senza intoppi. Le aree fondamentali da considerare sono: 1. Scopo/argomento principale della riunione Di cosa si parlerà alla riunione? Siate molto precisi sulla descrizione degli obiettivi e nello spiegare se sia possibile o meno prendere le decisioni necessarie in altri modi. 2. Chi deve partecipare? È molto importante che in sala riunioni siano presenti le persone giuste e che, viceversa, non sia presente nessuno che non debba esserci. Per fare la scelta corretta è utile pensare al ruolo che ciascuna persona potrebbe avere durante l‘incontro. Dovrebbe esserci almeno un responsabile che conduce la riunione e una persona incaricata di prendere appunti e passarli agli altri. Considerate anche che, nell’era delle video/audio conferenze, non tutti devono necessariamente essere presenti di persona. 3. Quanto spesso è necessario fare riunioni? La riunione è un evento singolo che serve per risolvere un problema specifico o fa parte di una serie di incontri ricorrenti? Nel secondo caso, deve avere sempre la stessa frequenza adottata in passato? Questa frequenza è adatta al calendario di lavoro? 4. Orario e giorno dell ̕ incontro Assicuratevi che tutti i partecipanti sappiano in quale giorno e a che ora inizia la riunione e la durata prevista dell ̕ incontro. La durata dipenderà dai punti all'ordine del giorno, da quante e da quali persone sono coinvolte. Se volete effettuare una videoconferenza, tenete in considerazione che ciò potrebbe comportare la partecipazione di alcune persone che hanno diversi fusi orari.
5. Luogo Assicuratevi che il luogo della riunione sia accessibile a tutti e della dimensione adatta. Se lo spazio è troppo ampio potrebbe intimidire, se troppo piccolo potrebbe essere troppo stretto e scomodo. Assicuratevi che il luogo scelto sia in grado di supportare le tecnologie necessarie. 6. Attrezzature In ogni riunione dovrebbe esserci una lavagna bianca di buona qualità. Anche le lavagne a fogli mobili sono ottime per appuntare le idee. Assicuratevi di avere una buona scorta di pennarelli di qualità, cancellini, matite e blocchi di ricambio. Fate in modo che la riunione sia coinvolgente ed elegante anche sul piano estetico e visivo! 7. Ristoro Se l’incontro è destinato ad andare per le lunghe, può essere utile prevedere del tè/caffè e biscotti o perfino un pranzo leggero. Se il pranzo è incluso, contattate i partecipanti in anticipo per farvi confermare eventuali esigenze alimentari (ad es. vegetariano/vegano, senza glutine, intolleranze alla frutta con guscio, ecc). Ristoro. La qualità dei pasti verrà CERTAMENTE ricordata al momento del feedback! 8. Giocate d ̕ anticipo Chiedete ai partecipanti se ci sono dei punti che vorrebbero trattare e informate i responsabili se ci sono eventuali documenti da presentare. Assicuratevi che l‘ordine del giorno (che verrà approfondito più avanti) arrivi a tutti. È utile anche inviare anche un promemoria a tutti i partecipanti per chiedere conferma della loro presenza. 9. Dress code Vale ancora oggi, anche se i partecipanti sono giovani e „smart casual“. È sempre buona abitudine comunicarlo in anticipo in modo che nessuno si senta troppo o troppo poco elegante al momento della riunione.
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