• Gestión de transporte En el caso de efectuar un transporte para la distribución de las ventas sería interesante un módulo para con- trolar las expediciones y establecer las rutas de reparto más adecuadas, así como para registrar los costes. • Información y control Este módulo se encarga de ofrecer la información básica de los anteriores y de los procesos burocráticos que intervienen como, por ejemplo, la emisión de albaranes de salidas, facturas, control de cobros, control de las compras, inventarios, situación de las compras, de los pedidos de venta, etc. Estos módulos requieren un mantenimiento de datos; los más representativos para la gestión de existencias son las bases de datos de proveedores y de productos aunque, para el del marketing, la base de datos de clientes sea vital.
4.4.1. Base de datos de proveedores
En la aplicación se deben registrar los datos representativos de cada uno de los integrantes del parque de pro- veedores de la empresa. Esta información sirve para entablar las comunicaciones necesarias para realizar los pedi- dos, recoger datos económicos o trabajar sobre condiciones pactadas. Al interrelacionarse esta base de datos con los módulos anteriores, permitirá consultar el historial de cada pro- veedor, las operaciones realizadas, las compras y descuentos conseguidos, los productos suministrados, los pedidos pendientes de suministrar, los posibles retrasos en las entregas, la denegación de pedidos por falta de servicio, etc. A nivel práctico, por ejemplo, deberá proporcionar una información rápida, fiable e íntegra de las operaciones generadas durante un mes, para poder comprobar la exactitud de las facturas recibidas, así como facilitar el cálcu- lo del precio medio por producto o por categoría, si lo suministran varios proveedores o éstos aplican diferentes des- cuentos. Para la preparación de los pedidos y la comunicación, las posibilidades son cada vez más amplias, depen- diendo de los volúmenes y variedad de proveedores que se manejen; así, las comunicaciones podrán realizarse vía fax, e-mail o a través de sistemas EDI (intercambio electrónico de datos), frecuentemente utilizados en fabricación. También está muy extendida la comunicación on line a través de una extranet (espacio web habilitado para el acceso exclusivo de los proveedores o clientes). En todo caso, dependerá del grado de integración entre el pro- veedor y la empresa.
La base de datos también puede recoger información sobre la forma de pago a los proveedores, pudiéndose enlazar con otras aplicaciones, tanto on line como off line, haciendo los trámites más rápidos y fiables.
Es importante en esta recogida de datos de los proveedores legalizar la base de datos conforme a la normativa aplicable sobre la Ley de Protección de datos personales.
4.4.2. Base de datos de existencias
Al igual que la anterior base de datos, ésta también se integra en todos los módulos anteriores; recoge los datos más destacables para la gestión y almacenamiento de los productos, destacando su parametrización, con referencia interna para su control (en el caso de los recambios es aconsejable utilizar la misma que ofrece el fabricante) ya sea manual o automático a través de lectores de códigos.
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GESTIÓN Y LOGÍSTICA DEL MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS
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