El desarrollo documental, en especial en lo que se refiere a los procesos, procedimientos de trabajo y especifi- caciones, requiere de la colaboración de un equipo de trabajo, entre cuyos miembros se encuentren personas involucradas directamente en las tares que se describen. Cuando los procedimientos y las especificaciones están con- sensuados su implantación posterior será más rápida y efectiva.
Los procedimientos deben indicar claramente:
• El objetivo: actividades que se describen. • Los recursos que sirven de entrada para el desarrollo de dichas actividades. • Los resultados o salidas de dichas actividades, incluidos los registros que evidencian las acciones realizadas. • Cómo llevar a cabo las actividades comprendidas, quién debe realizarlas y cuándo. • Las evaluaciones que se lleven a cabo periódicamente, si se precisan. • Qué hacer en caso de que no se cumpla lo indicado.
Debes saber
El primer procedimiento que se realice será un procedimiento documentado para el con- trol de la documentación del sistema, que defina quién tiene las funciones de elaborar y aprobar los documentos, cómo se identifican, cómo se reflejan los cambios, qué estructura tienen, etc.
Implantación y auditoría
Una vez consensuados y aprobados los procedi- mientos de trabajo, se dará paso a la implantación de los métodos descritos y a la generación de los registros pertinentes. Estamos en el segundo paso del esquema del ciclo de Deming o ciclo PDCA (planificar, hacer, com- probar y actuar), de mejora continua. De nuevo en esta etapa se precisa del liderazgo de la dirección para que todas las personas se involucren en la implantación de los métodos de trabajo, en espe- cial cuando contienen novedades con respecto a los empleados anteriormente. Es preciso planificar la implantación; en algunos casos, convendrá realizar una prueba piloto en algunas áreas antes de realizar una implantación genérica; en especial, si hay que trabajar con nuevas herramientas, como un nuevo sistema informático. En todo caso, habrá que eligir las mejores fechas, según la previsión de car- ga de trabajo. Conviene planificar un seguimiento y una revisión de los resultados que se están obteniendo, incluyendo una auditoría interna.
Generación y control de registros
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PLANES Y NORMAS DE CALIDAD
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