PZM & IKS
Prozessmanagement – PZM Internes Kontrollsystem - IKS
Dienstliche Ausbildung Modul 2 - Verwaltungsmanagement
Mag. Eva-Maria Engelsberger & Dr. Michael Gollackner, Organisationsentwicklung, Landesamtsdirektion
Nov 2025
PZM
Spielregeln
Umgang mit Ton: Mikro nur „ein“, wenn wir sprechen
Umgang mit Bild: Bitte die Kamera immer „ein“
Umgang mit Fragen: Fragen bitte direkt stellen – Chat wird nur nach Aufforderung bzw. Hinweis gelesen
Umgang mit Namen: Bitte den richtigen, wenn möglich voll ausgeschriebenen Namen verwenden
PZM
Warm-up Umfragen und Zielsetzung Wieviel Erfahrung habt Ihr bereits mit PZM und IKS gesammelt? Was sind Eure Erwartungen für den heutigen Kurs?
Ziel dieses Seminars ist, …
… den Teilnehmerinnen und Teilnehmern einen Überblick über das Thema Prozessmanagement - PZM und Internes Kontrollsystem - IKS im Land Salzburg zu geben.
PZM & IKS
Agenda
Grundlagen Prozessmanagement Viflow in der Anwendung
PAUSE
Internes Kontrollsystem (IKS) Risko-Kontroll-Matrix
Abschlussrunde: Wiederholungsfragen
ZielsetzungPZM & IKS in der Landesverwaltung PZM & IKS
Optimierung und Standardisierung von Verwaltungsabläufen (lfd. Prozessverbesserung – was können wir noch besser machen?)
Internes Kontrollsystem (IKS) zur Risikoerfassung und Steuerung
Verbesserung der Art und Weise unserer Zusammenarbeit (Berücksichtigung einer ganzheitlichen Sichtweise)
Verbesserung der Serviceorientierung und Qualität
Beitrag zum Wissensmanagement
Erhöhung der Transparenz durch Dokumentation der Prozesse und Risiken
PZM und IKS ist ein Steuerungs- und Führungsinstrument
Gewährleistung von Prozess-Compliance durch die Integration von IKS
PZM & IKS
Prozessmanagement im Land Salzburg 2022 wurde ein einheitliches PZM -System im Land Salzburg eingeführt das interne Kontrollsystem ( IKS ) wurde dabei im PZM mit integriert und wird nun durch die Risiko-Kontroll-Matrix ( RKM ) abgebildet zur Digitalisierung und Visualisierung gibt es die Softwarelösung „ viflow “ in jeder Dienststelle gibt es sogenannte „ Prozessmanager*innen “, die mit viflow arbeiten und sind die erste/n Ansprechpartner für MA in der DSt die gezeichneten Prozesse inkl. RKM stehen allen MA zur Einsicht zur Verfügung; ein entsprechender link sollte in jedem OHB (Organisations- handbuch) hinterlegt sein
Weitere Informationen im Intranet: Prozessmanagement & IKS (salzburg.gv.at)
PZM & IKS
IKS = Internes Kontrollsystem
bereits seit 2013 in strukturierter Art und Weise im Land Salzburg etabliert
Definition: „Ein IKS ist ein in die Arbeits- und Betriebsabläufe der Landes- verwaltung eingebetteter rollierender Prozess, der von den Führungskräften und Mitarbeiter*innen durchgeführt wird, um … bestehende Risiken zu erfassen, zu steuern und mit ausreichender Gewähr sicherstellen zu können, dass im Rahmen der Erfüllung der Aufgabenstellung die Ziele erreicht werden .“ -> Grundsätze des Internen Kontrollsystems - Confluence (salzburg.gv.at) Kernstück im IKS: Risiko-Kontroll-Matrix (RKM) -> klare Dokumentation der Prozessrisiken und Kontrollaktivitäten IKS gewährleistet höhere Sicherheit durch mehr Transparenz der Abläufe. IKS trägt zur Vermeidung von Missbrauch und Fehlern bei und kann Schwachstellen verhindern bzw. aufdecken.
PZM
Was ist ein Prozess und wozu Prozessmanagement? Ein Prozess ist eine klar definierte Verkettung von Aktivitäten bzw. Tätigkeiten. Dabei sind die einhergehende Zuständigkeiten/ Verantwortungen einer oder mehrerer Organisationseinheiten, mit dem Fokus auf das Erzielen eines Ergebnisses, zu berücksichtigen.
Output
Input
Prozessmanagement ist ein Werkzeug bzw. ein integriertes System aus Führung, Organisation und Controlling und unterstützt die Steuerung und Optimierung von Abläufen. Prozesse und PZMgt berücksichtigt dabei die Bedürfnisse von Bürger*innen, Kund*innen sowie anderer Interessensgruppen und dient dazu, die strategischen und operativen Ziele der Organisation besser zu erreichen.
Rollen im Prozessmanagement !!! PZM & IKS Prozessmanager*in = Expert*in im Prozessmanagement (verfügt über viflow-Lizenz) er/sie koordiniert und unterstützt die Umsetzung des PZMgt in der DSt Prozesseigner*in , idR DSt-L (AL, BH, LAD) = trägt die strategische Gesamtverantwortung inkl. Ergebnisverantwortung, er/sie gibt Zweck, Leitwerte, Richtlinien und Änderungsbedarfe vor Prozessverantwortliche*r (RL, GL) = ist für die Definition und kontinuierliche Weiterentwicklung (Prozessoptimierung), sowie Prozesscontrolling verantwortlich; idR hat er/sie keine inhaltliche Durchführungszuständigkeit Durchführungsverantwortliche*r (Fachexperte, SB…)
LAD
Stab
AL/BH
RL/GL
EXP
MA
MA
= er/sie sind für die Umsetzung des Prozesses bzw. Teilprozesses verantwortlich es handelt sich hierbei um die fachliche operative Umsetzung des/der Prozesse Prozessmitarbeiter*innen = sie unterstützen die/den Duchführungsverantwortliche/n bei der operativen Umsetzung im Prozess, sie haben idR das umfassende Wissen über die praktischen Abläufe im Detail MA
Verantwortlichkeiten im IKS
IKS = interne Kontrollsystem
Landesamtsdirektor = gibt allgemeine Richtlinien gem. GeOAvor
LAD
Dienststellenleitung = Gesamtverantwortung für die konkrete Ausgestaltung und Umsetzung gem. § 9 Abs. 1 GeOA, § 5 Abs. 1 BH-GO Referats- und Gruppenleitung = iS der Prozessverantwortlichkeit auch für die Definition und Weiterentwicklung der Prozesse + IKS im Zuständigkeitsbereich verantwortlich Mitarbeitende = ist im jeweiligen Tätigkeitsbereich maßgeblich an der praktischen Umsetzung betroffen und mitverantwortlich IKS-Ansprechpartner = unterstützt DST-Leitung und RL/GL, IKS-Koordination, sollte durch Prozessmanager ausgeübt werden Interne Revision = erbringt unabhängige Prüfungs- und Beratungsleistung
Stab
IR
AL/BH
RL/GL
EXP
MA
MA
MA
PZM & IKS
Begriff: Prozesslandkarte
… gibt einen ersten Überblick in die grundsätzliche Struktur … zeigt eine Übersicht der modellierten Prozesse … auf unterschiedlichen Ebenen zBAbteilung/Referate/Themenbereiche …
Musterbeispiele
PZM & IKS
Welche Prozessarten unterscheiden wir?
… dienen der Gestaltung der Organisation, der strategischen Unternehmensführung sowie der Planung, Kontrolle und Steuerung der wert- schöpfenden und der unterstützenden Prozesse. … dienen zur direkten Erstellung, Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen für die
Management- bzw. Führungsprozesse
Steuerung – Strategie und Führung
Kern-, Leistungs-, Schlüsselprozesse
Leistungserbringung/ Wertschöpfung Produktion, Dienstleistung,
Bürger*innen / Kund*innen. zB Bescheid, Förderung …
… dienen der Unterstützung zur Umsetzung der Management- wie auch Kernprozesse, sie haben keinen direkt Nutzen f Bürger*innen / Kund*innen. zB back-office
Unterstützungs- bzw. Supportprozesse
Ermöglichen die Kernprozesse und gewährleisten die Leistungserbringung
Achtung – Kontextbrille!
PZM & IKS
Prozess-Erhebung und Prozess-Zyklus
„vom IST-Prozess zum SOLL-Prozess zum neuen IST-Prozess“
Erhebung
Optimierung
Implementierung
Steuerung
IST - Prozesse analysieren Optimierungspotential identifizieren Leitwerte definieren SOLL – Prozess- beschreibungen erstellen
Nutzung der Prozesse Durchführung Prozess- controlling - PDCA
Kernprozesse identifizieren IST - Prozesse darstellen
Prozesse und
Werkzeuge anpassen
Prozessänderung implementieren Prozesse an Nutzer übergeben Prozesscontrolling aufsetzen
PZM & IKS
Prozess- ERHEBUNG
Prozess- OPTIMIERUNG
Start, erste Schritt – IST!
KVP, vom IST > SOLL > neue IST !
Überlegungen zur Prozessoptimierungen starten mit der Analyse des IST- (Kosten, Zeiten, Beteiligte, Risiko, Kunden-feedback …)
Die Bildkartenmethode , ein mögliches Werkzeug zur Erhebung und Dokumentation des IST-Prozesses.
Mögliche Optimierungen sind:
Überleit- ung „Swimm -lines “
PZM
Prozesserhebung IST-Prozess
Input / Output (Anlass?)
Aktivität (WAS?)
Rolle / OrgEinheit / Person (WER?)
Werkzeug (WOMIT?)
Antragsformular
Protokollieren
Kanzlei
Elisa
Wichtig: Keine Bewertung!
PZM & IKS
… Dokumentation des aktuellen Status; wie läuft der Prozess derzeit, welche Schritte, Schnittstellen, Werkzeuge … sind im Einsatz Methodik: Interview, Dokumentenanalyse, WS… … Weiterentwicklung des erhobenen IST- Prozesses; was kann verbessert, effektiver, effizienter gemacht werden, gibt es neue Entwicklungen, Werkzeuge, … Methodik: Interview, Dokumentenanalyse, WS… … Prozessänderung werden umgesetzt, Nutzer geschult, begleitende Prozesscontrolling … Methodik: PDCA – plan, do, check, act … weiterentwickelte Prozess wird gelebt und praktiziert, begleitende Prozesscontrolling … Methodik: PDCA – plan, do, check, act
Prozess- ERHEBUNG
Start, erste Schritt – IST!
Prozess- OPTIMIERUNG
KVP, vom IST > SOLL > neue IST !
Prozess- IMPLEMENTIERUNG
„Neues kommt ins System“ !
Prozess- STEUERUNG Umsetzung !
PZM
Einführung viflow
viflow
Was ist viflow und wie kann ich die Prozesse unserer Dienststelle aufrufen?
Viflow ist die Software mit der Prozesse im Land Salzburg gezeichnet werden.
Jeder gezeichnete und von der DSt frei gegebenen Prozess ist im web-browser unter einem eigenen Dienststellen-Link aufrufbar!
Link sollte in jedem OHB (Organisationshandbuch) hinterlegt sein. Ansprechpartner*in = Prozessmanager*in der Dienststelle!
Beispiel
viflow
viflow
Navigation im Prozess inkl. Downloads und Risiko-Kontrollmatrix
viflow
Navigation im Prozess inkl. Downloads und Risiko-Kontrollmatrix
Die Risiko-Kontrollmatrix ist immer zum Prozess einzeln verknüpft und in einer Excel-Datei downloadbar. Zu finden ist die Datei jeweils auf dem Prozess auf dem A4-Blatt-Icon. Anmerkung: um die RKM lesen zu können, bedarf es natürlich der Zugangsberechtigung zum verlinkten Laufwerk.
IKS
Internes Kontrollsystem – IKS
IKS = interne Kontrollsystem
Sicherzustellende Ziele des IKS
Sicherung der Vermögenswerte vor Verlust, Missbrauch und Schaden Sicherstellung ordnungsge- mäßer, ethischer, wirtschaft- licher, effizienter und wirksamer Abläufe Einhaltung der Gesetze und geltende Rechtsnormen
Erreichung der Prozess- und Organisationsziele Zuverlässigkeit von betrieblichen Informationen, insbesondere Zuverlässigkeit des Rechnungs- wesens Erfüllung der Rechenschafts- pflicht
PZM & IKS
IKS-Brille
-> nach Fertigstellung Sollprozess:
Kontrollaktivi- täten / Maßnahmen
Risiko-Kontroll- Matrix
Risikoidentifikation
Risiskobewertung
Bewertung der Risiken nach: Schadenausmaß Eintrittswahrschein- lichkeit
Befüllung Excel-Vorlage:
Welche Risiken bei den einzelnen Prozessschritten können die Zielerreichung gefährden? Können diese Risiken direkt beeinflusst werden?
Aktivitäten um Risiken zu minimieren /eliminieren
Dokumentation der identifizierten Risiken Bewertung der Risiken Maßnahmen Verantwortlichkeiten, Frequenz
IKS
Risikoidentifikation:
Risikoidentifikation
Ziel der Risikoidentifikation: Risiken erkennen, welche die Erreichung der Organisationsziele gefährden
Prozessrisiken : stehen in direktem Zusammenhang mit Aktivitäten im Prozess + direkte Einflussnahme möglich -> Kontrollaktivitäten / Maßnahmen
Bei welcher Aktivität im Prozess kann ein Prozessrisiko entstehen?
IKS
Vorgangsweise Risikoidentifikation:
Voraussetzung: Sollprozess muss fertig sein
Analyse der einzelnen Prozessschritte auf mögliche Risiken
Methoden zur Risikoidentifikation: 1. Brainstorming im Team: Gemeinsam Prozessschritte diskutieren und überlegen wo Risiken bzw. Fehlerquellen sein können 2. Schwachstellenanalyse: welche Schwachstellen gibt es im Prozess die die Zielerreichung gefährden 3. Analyse historischer Daten: Analyse vergangener Fälle wo es Fehler, Probleme gab 4. Interviews: Feedback von Vorgesetzten, Experten und Kollegen/innen einholen
IKS
Vorgangsweise Risikoidentifikation:
Mögliche Fragestellungen zur Identifikation der Risiken:
? Was kann falsch laufen, dass das Prozessziel nicht erreicht wird?
? Bei welchen Prozessschritten treten häufig Fehler, Beschwerden auf?
? Bei welcher Aktivität besteht die Möglichkeit zur Manipulation?
? Gibt es Stellen im Prozess an denen Funktionstrennung umgesetzt werden soll?
? Gibt es unvereinbare Funktionen bzw. Befangenheit oder Interessenskonflikte, die eine Funktionstrennung oder Vier-Augen-Prinzip erforderlich machen?
IKS
Vorgangsweise Risikoidentifikation:
Mögliche Fragestellungen zur Identifikation der Risiken:
? Was kann falsch laufen, dass das Prozessziel nicht erreicht wird?
? Bei welchen Prozessschritten treten häufig Fehler, Beschwerden auf?
? Bei welcher Aktivität besteht die Möglichkeit zur Manipulation?
? Gibt es Stellen im Prozess an denen Funktionstrennung umgesetzt werden soll?
? Gibt es unvereinbare Funktionen bzw. Befangenheit oder Interessenskonflikte, die eine Funktionstrennung oder Vier-Augen-Prinzip erforderlich machen?
IKS
Risikobewertung:
Risiskobewertung
Risikoidentifikation
Bewertung der Risiken: -> aufgrund der Erfahrung der Mitarbeiter/innen
Instrument zur Bewertung: -> Risiko-Kontroll-Matrix (Excel Vorlage)
Bewertungsdimensionen: Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß (mit Skala sehr gering bis sehr hoch) => ergibt Risikobewertung
IKS
Kontrollaktivitäten:
Kontrollaktivi- täten / Maßnahmen
Risiskobewertung
Risikoidentifikation
Kontrollaktivitäten sind Tätigkeiten (z.B.: Funktionstrennung, 4 Augen- prinzip, Soll/Ist Vergleiche, IT-Maßnahmen…) , die ergriffen werden, um identifizierte Risiken in einem Prozess zu minimieren bzw. im besten Fall zu beseitigen
Sollen in einem angemessenen Verhältnis zum vermeidbaren Risiko stehen
Dokumentation der Durchführung (Wer, Was, Wie)
IKS
Kontrollaktivi- täten / Maßnahmen
Risiko-Kontroll- Matrix (RKM)
Risikoidentifikation
Risiskobewertung
Download Risikokontrollmatrix = RKM (Excel Vorlage) im Intranet
Kernstück des IKS -> RKM wird im viflow bei Prozess angehängt
PZM & IKS
Informationen im Intranet …
PZM/IKS
Wiederholungsfragen zu IKS
Definition Interne Kontrolle?
Welche Ziele hat der Einsatz von Internen Kontrollsystemen?
Bausteine des Internen Kontrollsystems?
Was versteht man unter Prozessrisiko?
Was ist das Kernstück von IKS und wie ist es aufgebaut?
PZM
Wiederholungsfragen zum PZMgt
Welche Ziele verfolgt das Prozessmanagement in der Salzburger Landesverwaltung?
Welche Prozessarten unterscheiden wir? Benenne je ein Beispiel für die jeweilige Prozessart.
Welche Rollen gibt es im Prozessmanagement? Was sind deren Verantwortungen und Aufgaben?
Was ist eine Prozesslandkarte?
Was ist eine Prozessoptimierung? Beschreibe ein Beispiele für eine Prozessoptimierung
PZM IKS
Danke für die Aufmerksamkeit!
Page 1 Page 2 Page 3 Page 4 Page 5 Page 6 Page 7 Page 8 Page 9 Page 10 Page 11 Page 12 Page 13 Page 14 Page 15 Page 16 Page 17 Page 18 Page 19 Page 20 Page 21 Page 22 Page 23 Page 24 Page 25 Page 26 Page 27 Page 28 Page 29 Page 30 Page 31 Page 32 Page 33 Page 34 Page 35Made with FlippingBook Digital Publishing Software