komXwork – Dokumentenmanagement für moderne Verwaltungen

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komXwork – Effizientes Dokumentenmanagement für moderne Verwaltungen

Der Aktenplan – bspw. der bay. EAPl – ist der Dreh- und Angelpunkt für die Dokumentenablage und die Steuerung von Berechtigungen. DesWeiteren dient der Aktenplan als Ansatzpunkt für Wartungsregelwer- ke und für die Interaktion mit eAkten aus den Fachver- fahren in komXwork. Durch die schnelle Ablage von Dokumenten und den gezielten Zugriff auf Informationen können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Ob Mail, Brief oder Notiz – alle Dokumente eines Vorgangs lie- gen strukturiert an der richtigen Stelle. Von der Hand- akte bis hin zur Ablage – komXwork bietet über den gesamten Lebenszyklus der Akten hinweg alle Funkti- onalitäten zur ordnungsgemäßen Aktenführung und zum verwaltungsorientierten Handeln. Mit komXwork sind viele Szenarien umsetz- bar, die ein effizientes Arbeiten ermöglichen. Aufgrund steigender Anforderungen kann das System mit intel- ligenten komXwork-Zusatzmodulen zielgerichtet aus- gebaut werden.

Das professionelle Dokumentenmanage- ment-System komXwork schafft Transparenz, Struktur und Sicherheit in Ihren Verwaltungsprozessen. komXwork dient der elektronischen Zusam- menführung, Archivierung und Verwaltung von Doku- menten und Informationen. Durch die tiefe Integration in die Fachver- fahren ist es für Mitarbeiter einfach zu bedienen. Füh- rungskräfte und Behördenleiter profitieren von einer übersichtlichen Aktenplangestaltung und einem klar gegliederten Aufgabenmanagement. Das Berechtigungs- und Zugriffskonzept fördert die teaminterne oder abteilungsübergreifen- de Zusammenarbeit und schützt vor ungewollten Zu- griffen. komXwork verbindet verwaltungskonformen Datenschutz mit einer intuitiven Informationsbereit- stellung.

Dokumente und Daten zusammenführen

Papierdokumente scannen

Unabhängig davon, wo sich die Unterlagen befinden oder in welchem Format sie vorliegen, wer- den sie zentral im Dokumentenmanagement-System komXwork zusammengeführt und genau an der rich- tigen Stelle abgelegt. Keine Insellösung: Anbindung zu den Fachverfahren Die Integration von komXwork in die gän- gigen Fachverfahren erhöht den Bedienkomfort und spart viel Zeit. In komXwork erfasste Dokumente und Da- ten sind direkt mit den Fachverfahren verbunden. komXwork dient als zentrales Verwaltungssystem, das Dokumente, Daten und Geschäftsprozesse auf intelligente Weise verknüpft.

Erfassen Sie Ihre Dokumente, egal, ob es sich um eine einzelne Seite oder um Tausende von Doku- menten handelt, und sparen Sie dadurch Zeit, Trans- port- und Lagerkosten. Die komXwork Scanlösung überzeugt durch ausgereifte Verarbeitungsprozesse und eine auto- matisierte Informationsanreicherung während des Scanvorgangs. Dank Funktionen wie Scan-Profile, Leerseitenerkennung oder OCR-Erkennung, haben Sie eine leistungsstarke Dokumentenerfassungslösung im Einsatz. Gescannte Bilder werden direkt in PDF-/ PDF-A-Dateien umgewandelt und sind schnell in die digitalen Akten integriert.

Daten aus Papierdokumenten extrahieren

Mit dem OCR-Modul von komXwork wird der Text vollautomatisch aus gescannten Bild-Dateien extrahiert und eingescannte Dokumente durchsuch- bar gemacht. Die Texterkennung läuft vollständig im Hintergrund ab. Setzen Sie in Ihrer Verwaltung zudem moderne Dokumentenscanner bei der Scanguterfas- sung ein, wird die OCR-basierte Archivierungsstrategie ein Erfolg.

Voll integriert in die Office-Welt

Die DMS-Funktionalitäten von komXwork in- tegrieren sich in Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Es ist z. B. keinWechsel der Applikation notwendig, um Dokumente abzulegen. Per Drag-and-Drop können diese direkt aus Outlook oder Word in komXwork ab- gelegt werden.

Daten importieren und exportieren

Akten eindeutig kennzeichnen

Importieren und exportieren von Daten mit standardisierten Schnittstellen ist eine Kernfunktio- nalität von komXwork. Standardisierte Schnittstellen fügen sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur ein und integrieren sich ab dem ersten Einsatztag perfekt in die Arbeitsabläufe des Tagesgeschäfts. Umfang- reichere Im- und Exports laufen durch die Verarbeitung von Metadaten automatisiert und regelgetrieben ab.

Jeder Akte kann automatisch ein Aktenzei- chen zugeordnet werden. Die Aktenzeichenfunktion bietet vielfältige Konfigurationsoptionen, die sich den spezifischen Bedürfnissen von Gemeinden, Verwal- tungsgemeinschaften, kreisfreien Städten oder auch Landratsämtern anpasst. Dokumente mehrfach klassifiziert richtig ablegen Entsprechend der Ablagestrukturen im Aktenplan oder eigener Verzeichnisse legen Sie für Dokumente mittels Kategorien eine weitere Klas- sifizierung fest. Durch die mehrfache Vergabe von Dokumentenkategorien lassen sich Vorgänge bspw. als Bauantrag, Bewerbung, Genehmigungsvorlage etc. immer richtig eingruppieren, ablegen und entspre- chend recherchieren.

PDF- und PDF/A-Erstellung

Eine Vielzahl gängiger Dateiformate lassen sich mittels des PDF-Servers in das PDF-Format konver- tieren. Die Konvertierung läuft automatisch im Hinter- grund ab. Mit der PDF/A-Funktion erstellen Sie ar- chivtaugliche PDF-Dateien für die elektronische Lang- zeitarchivierung. Der PDF-Server bindet sich in das Windows-Kontextmenü ein und erlaubt den beque- men Aufruf der Dateien auch außerhalb des DMS.

Mehr Infos : livingdata.de/komXwork

Zielgerichtet auf Informationen zugreifen

Die Suchergebnisse können anschließend sortiert, gruppiert und nach Kriterien gefiltert werden, sodass Sie sich auch in großen Trefferlisten schnell zu- rechtfinden. Die Volltextsuche erlaubt es Ihnen , den gesamten Inhalt Ihrer abgelegten Dokumente zu durchsuchen. Sie geben einfach einen Begriff oder ein Wortfragment ein und komXwork liefert Ihnen alle Dokumente, die Ihre Suchbegriffe enthalten.

Transparenz, Übersicht, Kontrolle – dies sind die Vorteile, die sich ergeben, wenn Sie Ihre gesamten Informationen in einem strukturierten Ablagesystem erfasst und zusammengefügt haben. Damit keine „Einbahnstraße“ für Informatio- nen entsteht, müssen diese nutzenorientiert und effi- zient bereitgestellt werden können. Mit der leistungsfähigen Suche von komXwork finden Sie Informationen und Dokumente mühelos und mit wenig Zeitaufwand. Informationen und Dokumente schnell finden Die Suche in komXwork kann flexibel den ei- genen Bedürfnissen angepasst werden und ist intuitiv nutzbar. Per Mausklick finden Sie sämtliche Dokumen- te zu einem Vorgang in Sekundenschnelle. Der Suchbereich kann auf einen bestimmten Bereich im Aktenplan eingegrenzt oder auch auf den gesamten Server erweitert werden. Nach Definition des Suchbereichs werden Suchfelder und Suchkrite- rien (z. B. Dokumentname, Kategorie, Aktenzeichen, Finanzadresse, Sachbearbeiter, etc.) oder auch Zeit- räume (z. B. Änderungsdatum) bei Bedarf zur weiteren Verfeinerung hinzugefügt.

Spezielle Suchen können für künftige Recher-

chen gespeichert und wiederverwendet werden.

Bei allen Komfortfunktionen der Suche in komXwork werden Zugriffsrechte überwacht. Ihre Daten sind vor unbefugten Zugriffen geschützt.

Dokumente mobil machen

Nutzen Sie komXwork, um von unterwegs auf Ihre Informationen zuzugreifen und Entschei- dungen zu treffen. Mit der mobilen Akteneinsicht neh- men Sie Akten einfach mit oder geben sie an andere Verwaltungsstellen weiter.

Prozesse optimieren

Vorlagen erstellen

Typische Geschäftsprozesse sind oft verfah- rens- und abteilungsübergreifend. Bei den Übergän- gen gilt es, Brüche zu vermeiden. Dies zu meistern, ist in erster Linie eine organisatorische Aufgabe. Genau hier liegt eine Stärke von komXwork. komXwork hilft Ihnen mit dem integrierten Aufgabenmanagement bei der operativen Durch- führung. Mit nützlichen Tools zum Strukturieren und Bearbeiten Ihrer Informationen werden die Aufgaben und das Handling durch komXwork angenehm unter- stützt.

Für jede wiederkehrende oder gleich ab- laufende Verwaltungsaufgabe erstellen Sie Aktenvor- lagen. In den Vorlagen sind standardisierte Dokumen- te wie z. B. Antwortschreiben, Geschäftsprozesse und Aufgaben abgelegt, die Ihnen bei jedem abgeleiteten Vorgang automatisch zur Verfügung stehen. Damit Sie die Übersicht bei den eigenen Aufträgen und erteilten Aufgaben behalten, stellt komXwork Listen bereit: Der aktuelle Bearbeitungs- stand, die zuständigen Projektbeteiligten oder das Fälligkeitsdatum sind übersichtlich zusammengefasst.

Arbeitsabläufe strukturieren

Unterstützen Sie auch komplizierte Prozesse in Ihrer Verwaltung durch definierbare Workflows und stellen Sie sicher, dass Prozesse abgearbeitet, Termine eingehalten werden und nur berechtigte Personen an den Workflows teilnehmen. Durch die Erstellung serieller und paralleler Arbeitsabläufe in komXwork standardisieren Sie bspw. die Prozesse von Mitzeichnungsverfahren und Geneh- migungsprozessen. Einzelne Arbeitsschritte und Ergebnisse wer- den im Arbeitsablauf (Workflow) automatisch proto- kolliert. Die Ablaufprotokolle legen Sie revisionssicher in den zugehörigen Akten als PDF/A-Dokumente ab.

komXwork Videos zeigen mehr

So funktioniert Dokumentenmanagement mit komXwork. Jetzt mehr erfahren: livingdata.de/ komXwork-videos

Informationen speichern und schützen

Verschlüsselung von streng vertraulichen Daten Die verschlüsselte Ablage von Dokumen- ten (z. B. Microsoft Office) im Dateisystem eignet sich bestens, um vertrauliche Dateien gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Dateien, die durch eine Verschlüs- selung geschützt sind, lassen sich nur im Dokumen- tenmanagement-System komXwork öffnen und nicht durch Unberechtigte im Dateisystem.

Neben der Erfassung, Prozessunterstützung und der Recherche muss ein DMS auch Integrität und Schutz der Informationen gewährleisten. komXwork bietet hierfür eine Vielzahl von Funktionen: das Berechtigungskonzept mit Zugriffs- rechten, die Bildung und der Vergleich von Hash- werten auf Dokumentebene, eine verschlüsselte Dateiablage, die Anbindung spezieller Archivsysteme (z. B. EASY, FileLock, FAST LTA Silent Cubes) und die Un- terstützung der digitalen Signatur. Sicherstellung des Beweiswertes von Dokumenten komXwork unterstützt die Vergabe von qua- lifizierten oder fortgeschrittenen Signaturen bereits beim Scannen von Dokumenten. Erfolgt die Signaturvergabe beim Ablegen von Dokumenten, wird ein eindeutiger Hashwert der zu signierenden Datei gebildet. Der Hashwert wird durch ein persönliches Zertifikat verschlüsselt. Bei der Signaturprüfung des Hashwertes wird eine nachträgli- che Manipulation von Dokumenten sicher und schnell erkannt. Der Beweiswert Ihrer Dokumente ist durch die digitale Signatur zuverlässig sichergestellt.

Wir beraten Sie gerne:

Sascha Köhler Software Vertrieb Franken und Software Vertrieb im außer-bayerischen Raum Telefon: 089 877690316 Mobil: 0175 8769346 sascha.koehler@livingdata.de

Moderne Verwaltungen setzen auf komXwork In den vergangenen Jahren haben wir über 1.500 eAkten-Projekte umgesetzt und Verwaltungen damit noch effizienter gemacht. komXwork eAkten sind bei mehr als 750 Verwaltungen erfolgreich im Einsatz und über 300 unserer Kunden nutzen komXwork bereits als Dokumentenmanagement- System. Ein paar Referenz-Beispiele: livingdata.de/ komXwork-referenzen

Hans Steinberger Software Vertrieb Südbayern und Oberpfalz Telefon: 089 877690317 Mobil: 0172 8934301 hans.steinberger@livingdata.de

Barthstraße 4 80339 München Telefon: 089 877690-0

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