February 2025 Japan Packet

2025年2月労働法最新情報フィッシャー・フィリップス法律事務所による知見集

Workplace Law Update February 2025 Insights from Fisher Phillips

米国下院、大規模な AI 報告書を発表：雇用主が知っておくべき 10 のポイント

2024 年 12 月、米国下院の超党派 AI タスクフォースは、全ての業界における AI の導入に関する主要な課題と機会をまとめた画期的な報告書を発表しました。人工知能が職場を変革する中で、雇用主は、このエキサイティングでありながらも不安定な時期に先んじるため、今すぐ行動を起こすべきことが求められます以下に、この報告書から特に重要な 10 のポイントと、雇用主が先手を打つための具体的なステップを紹介します。概要この超党派の下院報告書は、 1 年以上にわたるプロセスの集大成であり、その間に議員たちはテクノロジー業界のリーダー、雇用主、企業、学術者、法学者、そして AI 専門家と意見を交わしました。この 253 ページにわたる文書には、近い将来に議会が取るべき一連の勧告と、民間企業が検討すべき一連のベストプラクティスが含まれています。この報告書は、リスクに基づいた AI ガバナンスを提唱しつつ、イノベーションを促進するという適切なバランスを取っていると、米国商工会議所から迅速に評価されました。雇用主が知っておくべき 10 のポイント報告書全文を直接確認することもできますが、以下に雇用主にとって特に重要な 10 のポイントをまとめました。 1. AI が職場を変革しているこの報告書は、 AI システムが企業の運営方法を急速に変革し、効率性とイノベーションを促進していることを認めています。ルーティン業務の自動化から予測分析の活用に至るまで、 AI は現代の職場において不可欠な存在となりつつあります。しかし、その導入には、労働力の置き換えやスキル不足といった課題も伴います。アクション項目 : 現在の業務プロセスを評価し、 AI を導入できる機会を特定してください。また、新製品への投資を行う前に、 AI ベンダーに尋ねるべき質問のリストを確認することをお勧めします。さらに、新たな AI 対応の役割に対応できるよう、従業員のスキルアップに投資してください。 2. データプライバシーリスクの高まり AI システムは効果的に機能するために膨大なデータを必要とすることが多く、プライバシー侵害のリスクが増大します。タスクフォースは、従業員や顧客の機密情報を保護するために、「プライバシー・バイ・デザイン」を企業が採用する必要性を強調しています。アクション項目 : AI システムが州及び連邦のプライバシー法を遵守していることを確認するため、プライバシー監査を実施してください。不正アクセスやデータ侵害を防ぐため、強固なデータガバナンスフレームワークを導入し

ましょう。疑問点がある場合、支援が必要な場合は、当事務所のプライバシー・サイバーセキュリティチームにご連絡ください。

3. 人材不足の克服米国では、 AI スキルを持つ専門家が大幅に不足しています。適切な訓練と育成が行われなければ、雇用主は AI イノベーション競争で後れを取るリスクがあります。アクション項目 : 教育機関と提携するか、社内トレーニングプログラムを立ち上げ、 AI リテラシーや STEM スキルを組織内で向上させてください。外国籍の専門家の協力が必要な場合は、 H-1B ビザの規則を確認してください。 4. リスク管理フレームワークの重要性 AI は、サイバーセキュリティ上の脆弱性や誤った意思決定など、独自のリスクをもたらします。タスクフォースは、これらの脅威を軽減するために、 NIST （米国標準技術研究所）の AI リスク管理フレームワークなどの AI リスク管理フレームワークを採用する重要性を強調しています。アクション項目 : 包括的な AI ガバナンス戦略を策定し、実施してください。全ての企業にとって、適切なガバナンス及びリスク管理の方針と手法が必要となります。重要なのは、ガバナンスシステムを構築し、それに従い、取り組みを記録することです。 AI システムを定期的に監査し、コンプライアンス、正確性、潜在的な脅威への耐性を確認してください。また、 FP の AI 会議でテッド・リュー下院議員が講演した内容に基づく、この 10 ステップの計画を確認してください。 5. 業界特有の規制が導入される報告書では、 AI 規制が特定の業界に合わせて調整されることが多いと指摘されています。医療、金融、製造業などの分野の雇用主は、変化するコンプライアンス要件に備える必要があります。アクション項目 : 自社の業界に特化した規制の最新情報を監視してください。法務及びコンプライアンスチームと連携し、新たに登場する AI 基準への準拠を確保してください。 6. 透明性が信頼を築く AI システムの利用方法における透明性は特に重要です。特にその決定が従業員や顧客に影響を与える場合には不可欠です。タスクフォースは、 AI の適用やその結果について明確に伝える必要性を強調しています。アクション項目 : AI が意思決定に果たす役割を説明する方針を策定してください。 AI が従業員や顧客にどのように影響を与えるかについて、透明性が高くアクセスしやすい情報を提供しましょう。 AI システムがどのような基準で

意思決定を行い、どのように結果を導き出しているのかを理解し、説明できるようにしてください。また、コロラド州やイリノイ州のように、雇用主の開示義務を求める州法への遵守も確保してください。

7. 中小企業が直面する独自の課題多くの中小企業は、 AI を効果的に導入するためのリソースや専門知識を欠いています。タスクフォースは、これらの企業が AI の利点を活用できるよう、特化した支援を推奨しています。アクション項目 : 中小企業の AI 導入を支援するために設計された連邦プログラムやパートナーシップを活用してください。また、自社の特定のニーズに適合するスケーラブルな AI ツールに投資しましょう。 8. AI による意思決定のバイアス対策 AI の不適切な利用は、特に採用、昇進、業績評価において偏った結果を招く可能性があります。雇用主は、 AI システムが差別を軽減し、市民権を守るように設計されていることを確保しなければなりません。アクション項目 : AI ツールのバイアス監査を定期的に実施してください。従業員に重大な影響を与える意思決定プロセスでは、人間が監督に関与する仕組みを確保しましょう。また、 AI 意思決定ツールを使用する雇用主に対して提起されている最新の課題について把握し、同様の問題を回避できるようにしてください。 9. 生成 AI リスクの管理生成 AI ツールは、ディープフェイクや加工された画像など、信憑性の高い合成コンテンツを作成できます。これらのツールは、ブランドの評判や情報の信頼性に対するリスクをもたらします。アクション項目 : 従業員に対し、合成コンテンツのリスクについて教育を行い、 AI 生成コンテンツを検証するためのツールを導入してください。 AI 生成コンテンツの使用及び誤用に対処するための方針を策定しましょう。また、ディープフェイクを見分ける方法や、 AI を利用したディープフェイク攻撃を回避するためのガイドを活用してください。 10. 自動化と従業員支援のバランスを取る AI による自動化は業務プロセスを効率化できますが、従業員を職場から排除したり、雇用の安全性に対する不安を生じさせる可能性があります。雇用主は、効率向上と従業員の士気とのバランスを取る必要があります。アクション項目 : 自動化計画についてオープンにコミュニケーションを取り、移行プロセスに従業員を関与させてください。 AI による自動化の影響を受ける役割に対して、リスキリング（再教育）の機会を提供してください。

今後の展望この報告書は連邦法のいかなる側面も変更するものではなく、提言の実現にはガードレールや義務を設け

て議員や政府機関の規制当局による実行が必要です。新たなトランプ政権は、バイデン政権による AI に関する大統領令を撤回し、 AI 規制に関して異なるアプローチを取ることをすでに公約しています。そのため、近い将来、連邦レベルで厳しい法律や規制が施行される可能性は低いと予想されます。一方、 2025 年には州議会が雇用主による AI の利用を管理するための措置を講じると予想されます。新年の更新情報をぜひお待ちください。結論米国下院 AI タスクフォースの報告書は、雇用主に対する警鐘とも言える内容です。 AI は職場を革命的に変革する可能性を秘めていますが、その導入は慎重かつ戦略的である必要があります。当事務所は、 AI に関連する動向に関する最新情報を引き続き提供していきますので、「フィッシャー・フィリップスインサイトシステム」にぜひご登録ください。ご質問がある場合は、フィッシャー・フィリップスの弁護士、本稿の執筆者、又は当事務所の AI ・データ・アナリティクス実務グループ又は政府関係実務グループの弁護士にご連絡ください。

U.S. House Delivers Sweeping AI Report: 10 Biggest Takeaways for Employers The U.S. House Bipartisan AI Task Force released a groundbreaking report in December that outlines key challenges and opportunities for AI adoption across all sectors. As artificial intelligence reshapes workplaces, employers should act now to stay one step ahead of this exciting but turbulent period. Below are our 10 most significant takeaways from the report, with proactive steps for employers to stay ahead of the curve. Quick Background The bipartisan House report is the culmination of a process that spanned more than a year and saw lawmakers engage with tech leaders, employers, businesses, academics, legal scholars, and AI experts. The 253-page document contains a series of recommendations for Congress to take in the near future, along with a series of best practices for private businesses to consider. It was quickly hailed by the U.S. Chamber of Commerce as striking the right balance between advocating for risk-based AI governance and encouraging innovation. Top 10 Takeaways for Employers You can peruse the entire report for yourself, but here are the 10 biggest takeaways for employers. 1. AI Is Reshaping the Workplace The report acknowledges that AI systems are rapidly transforming how businesses operate, driving efficiency and innovation. From automating routine tasks to enabling predictive analytics, AI is becoming a staple of modern workplaces. However, its integration brings challenges, including workforce displacement and skill gaps. Action Item: Evaluate current workflows and identify opportunities for AI integration. Make sure you review our list of questions to ask AI vendors before investing in new products. Invest in upskilling your workforce to align with new AI-enabled roles. 2. Heightened Data Privacy Risks AI systems often require massive amounts of data to function effectively, increasing the risk of privacy breaches. The Task Force highlights that businesses must adopt “privacy-by-design” practices to secure sensitive employee and customer information. Action Item: Conduct a privacy audit to ensure AI systems comply with state and federal privacy laws. Implement robust data governance frameworks to protect against unauthorized access and breaches. Contact our Privacy and Cyber Team if you have questions or need assistance.

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3. Bridging the Talent Gap The U.S. faces a significant shortage of AI-skilled professionals. Without proper training and development, employers risk falling behind in the race for AI innovation. Action Item: Partner with educational institutions or launch internal training programs to boost AI literacy and STEM skills within your organization. Track H-1B visa rules if you need foreign nationals to assist your work. 4. Risk Management Frameworks Are Essential AI introduces unique risks, from cybersecurity vulnerabilities to flawed decision-making. The Task Force emphasizes the importance of adopting AI risk management frameworks, such as the NIST AI Risk Management Framework, to mitigate these threats. Action Item: Develop and implement a comprehensive AI governance strategy. All companies should have appropriate governance and risk management policies and practices. The key is to develop the governance system, follow the system, and document your efforts. Regularly audit AI systems for compliance, accuracy, and resilience against potential threats. Review this 10-step plan inspired by Congressman Ted Lieu's talk at an FP AI Conference. 5. Sector-Specific Regulations Are Coming The report highlights that AI regulations will often be tailored to specific industries. Employers in sectors like healthcare, finance, and manufacturing must prepare for evolving compliance requirements. Action Item: Monitor regulatory updates specific to your industry. Engage with legal and compliance teams to ensure adherence to emerging AI standards. 6. Transparency Builds Trust Transparency in how AI systems are used is crucial, especially when decisions impact employees or customers. The Task Force underscores the need for clear communication about AI applications and outcomes. Action Item: Develop policies that explain the role of AI in decision-making. Provide employees and customers with transparent, accessible information about how AI impacts them. Be able to understand and explain what criteria AI systems use to make their decisions and how these systems derive their outputs. And comply with the state laws (such as the ones in Colorado and Illinois) that will soon require employer disclosures.

7. Small Businesses Face Unique Challenges Many small businesses lack the resources and expertise to adopt AI effectively. The Task Force recommends targeted support to help these businesses leverage AI's benefits. Action Item: Explore federal programs and partnerships designed to support small business AI adoption. Invest in scalable AI tools that align with your organization’s specific needs. 8. Combatting AI Bias in Decision-Making Improper use of AI can lead to biased outcomes, particularly in hiring, promotions, and performance evaluations. Employers must ensure AI systems are designed to mitigate discrimination and uphold civil rights. Action Item: Implement regular bias audits of AI tools. Ensure humans are in the loop for oversight in decision-making processes that significantly impact employees. Stay up to speed on the latest attacks made against employers using AI decision-making tools so you can avoid similar problems. 9. Navigating Generative AI Risks Generative AI tools can create convincing synthetic content, from deepfakes to manipulated images. These tools present risks to brand reputation and information integrity. Action Item: Educate employees on the risks of synthetic content and implement verification tools to authenticate AI-generated material. Develop policies to address the use and misuse of AI-generated content. Get up to speed on our guides to help you spot deepfakes and avoid AI-fueled deepfake attacks. 10. Balancing Automation with Workforce Support AI-driven automation can streamline processes but may displace employees or create anxiety around job security. Employers must balance efficiency gains with workforce morale. Action Item: Communicate openly about automation plans and involve employees in the transition process. Provide reskilling opportunities for roles impacted by AI-driven automation. What’s Next? The report doesn’t change any aspect of federal law, and all recommendations will need to be carried out by lawmakers or agency regulators in order for them to create guardrails or obligations. The new Trump administration has already promised to repeal the Biden administration’s Executive Order on

AI and take a different approach when it comes to AI regulation, so we don’t expect any restrictive laws or regulations to take effect at the federal level in the near future. We do expect state lawmakers to take action in 2025 to harness employers’ use of AI, so stay tuned for updates in the new year. Conclusion The U.S. House AI Task Force report is a wake-up call for employers. AI promises to revolutionize workplaces, but its adoption must be thoughtful and strategic. We will continue to provide the most up- to-date information on AI-related developments, so make sure you are subscribed to Fisher Phillips’ Insight System. If you have questions, contact your Fisher Phillips attorney, the authors of this Insight, or any attorney in our AI, Data, and Analytics Practice Group or Government Relations Practice Group.

業績改善計画の再評価：効果的な業績改善計画を作成するための 6 つのステップ

ウォール・ストリート・ジャーナルは最近、「最も嫌われている解雇方法がこれまで以上に普及している ――それが PIP の時代だ」というタイトルのコラムを掲載しました。このコラムでは、業績改善計画（ PIP ）を利用することが、業績不振の従業員を解雇する上で最悪の方法であると主張しています。しかし、コラムの内容をすべて鵜呑みにしてはいけません。 PIP は、依然として雇用主にとって非常に有用なツールです。適切に実施すれば、従業員に対し、業務のパフォーマンスが期待に達していない箇所を伝えるとともに、改善するための時間を与えることができます。また、雇用主にとっては貴重な記録を作成する手段ともなります。本稿では、 PIP の利点を再検討するとともに、 PIP を最大限に活用するための 6 つのステップを紹介します。 PIP は他の方法よりも優れており、価値あるツールであり続けるウォール・ストリート・ジャーナルのコラムでは、 PIP にはほとんど価値がないと述べられていますが、事前の警告もなく突然、業績不振の従業員を解雇することよりも、 PIP を発行する方が悪いと考えるのは難しいでしょう。しかし、 PIP が従業員及び雇用主の双方にとって価値を提供するためには、慎重に作成されなければなりません。 PIP は、公平であり、問題点を具体的に特定し、従業員が改善するための合理的な機会を提供するものでなければなりません。ウォール・ストリート・ジャーナルのコラムでは、 PIP を受けた従業員の大半が最終的に解雇されているという統計が示されていますが、これは PIP が不当であることを意味するわけではありません。むしろその逆です。雇用主には、従業員に対し業務基準を満たす責任を負わせる権利があり、 PIP はそれを実現する最も公正な手段なのです。ウォール・ストリート・ジャーナルの執筆者は、 PIP が「主に雇用関連訴訟に対する法的防御策として利用されている」とも指摘しています。これは確かに事実です。雇用関連訴訟は全国的に頻発しており、多くの裁判官や陪審員は、雇用主が法を犯していないことだけでなく、従業員に対して適切な対応を取ったことを示すことも期待しています。解雇された従業員は、訴訟を起こした際に口頭での警告や指導がなされたことに異議を唱えることがよくあります。そして裁判所や陪審員はしばしば、「書面にないことは起こっていない」という格言に同意します。 PIP は、解雇に先立ち従業員が公正な警告を受けたことを示す書面による証拠となるのです。一方で、 PIP は従業員の業務パフォーマンスの改善につながる可能性もあります。これにより、解雇によるリスクや混乱を回避できるだけでなく、後任者の採用や研修にかかる費用も節約できます。場合によっては、管理職が従業員に対して業務上の期待を十分に伝えられていないことがあり、 PIP が従業員にとって初めて自分のパフォーマンスが不十分であることを示すものとなる場合もあります。

効果的な PIP を作成するための 6 つのステップ効果的な PIP には、以下の 6 つの要素が含まれます。

 従業員のパフォーマンスが期待に達していない具体的な事例の特定

「出勤率が悪い」や「営業成績が悪い」といった一般的な表現は役に立ちません。それよりも、具体的な例を挙げることが重要です。例えば、「 11 月 24 日、 11 月 30 日、 12 月 2 日及び 12 月 3 日に無断欠勤した」や、「 9 月、 10 月及び 11 月の売上目標を達成できなかった」、「過去 10 週間のうち 8 回、週次の営業報告書の提出が遅れた」といった具体例を示しましょう。

 従業員のパフォーマンスをどのように改善すべきかに関する具体的な指示

例えば、「欠勤が必要な場合は、勤務開始の少なくとも 2 時間前までに上司に連絡すること」や、「営業見込み客のうち最低でも X ％を成約に結び付けること」といった具体例を挙げることができます。また、望まれるパフォーマンスが数値化しにくい場合でも、「部下に対する発言において、今後は罵りや侮辱を一切使用しないこと」や、「必要な書類を全て準備した上で、取締役会に完全に準備を整えて臨むこと」といった具体的な要件を提示することができます。従業員に課す目標は、合理的かつ達成可能でなければならず、 PIP に記載された問題点に即していなければなりません。他の改善項目を追加することは避けてください。

 パフォーマンスを改善するための合理的な期間

従業員には、改善を示すために 30 日又は 60 日間の期間を与えるべきです。 30 日未満では十分な時間とはいえず、 90 日を超える期間は通常、長すぎると考えられます。ただし、従業員がある程度の改善を示しているものの、まだ完全に期待に達していない場合や、 PIP 期間中に休暇を取る場合には、その期間を延長することができます。

 PIP を成功裏に完了できなかった場合の結果に関する通知

PIP が成功裏に完了しなかった場合の結果として解雇が予定されている場合、その旨を明記する必要があります。ただし、 PIP の期間があらかじめ定められている場合であっても、管理側が PIP を早期に終了させる権利を留保することを文書に記載すべきです。また、 PIP は雇用関係の「随意性」を変更するものではないことを明記する必要があります。この「随意性」に基づき、いずれの当事者も理由や事前通知なしに雇用関係をいつでも終了することができます。

 PIP を受領したことを確認する従業員の署名

従業員が署名を拒否した場合は、文書に「従業員が署名を拒否した」と記載し、管理職 2 名が署名する必要があります。従業員が署名を拒否しても、 PIP の拘束力が弱まることはありません。同様に、従業員が PIP に異議を唱える文書を作成した場合は、それを受け取り、従業員の人事ファイルに保管するだけで構いません。従業員の抗議があったとしても、 PIP は引き続き適用されます。従業員の上司又は監督者との定期的な面談 PIP 期間中のフィードバックは非常に重要です。これらの面談は事前にスケジュールを立て、面談後にその内容を従業員に書面で提供する必要があります。もし監督者が従業員のパフォーマンス管理に不慣れである場合は、人事部門の担当者が面談に同席するべきです。

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最後に PIP を受けている従業員が、労災補償請求を提出したり、医療休暇を申請したり、労働法や安全規則違反の訴えを申し立てることで解雇を阻止しようとした場合はどうするべきでしょうか？このような事態は実際に起こり得ます。従業員が休暇に入った場合は、改善期間の進行を一時停止し、復職後に再開してください。他の請求や苦情が PIP プロセスに干渉することを許してはいけません。 PIP が請求や苦情、又は休暇申請に先立って行われたことを示す書面があれば、報復を主張する請求は弱いものとなるでしょう。結論 PIP が必要とされる状況では、雇用主はその利用をためらうべきではありません。 PIP は、従業員に対して業績上の問題点を公正に通知し、改善の機会を与えるものであり、不当解雇請求に対する防衛策として非常に有用です。パフォーマンス管理プロセスについて質問がある場合や支援が必要な場合は、 FP 所属の弁護士又は本稿の執筆者にご連絡ください。また、「フィッシャー・フィリップスインサイトシステム」にぜひご登録いただき、最新情報や重要な進展に関する通知をご確認ください。

In Defense of the PIP: 6 Steps to Develop Effective Performance Improvement Plans The Wall Street Journal recently ran a column entitled “The Most Hated Way of Firing Someone Is More Popular Than Ever. It’s the Age of the PIP,” arguing that using a performance improvement plan (PIP) is the worst way to fire an underperforming employee. But don’t believe everything you read. The PIP remains a most useful tool for employers. Done properly, it advises the employee where work performance is not meeting expectations and gives them time to improve performance – while creating a valuable record for the employer. This Insight will review the benefits of the PIP and provide you six steps to take to ensure you are getting the most out of one. PIPs Remain Better Than the Alternative – And Remain Valuable Tools Despite the WSJ column stating that PIPs have little value, it is difficult to imagine that issuing a PIP is worse than simply firing an unperforming employee out of the blue without any prior warning. But then again, they must be carefully crafted in order to provide value to both the employee and the employer. A PIP must be fair, specific in identifying shortcomings, and provide a reasonable chance for the employee to improve. While the WSJ authors’ column includes statistics showing that most employees who receive PIPs ultimately are terminated, that does not mean that PIPs are unwarranted. Just the opposite. An employer has the right to hold its employees accountable to meeting performance standards, and PIPs are the fairest means of doing so. The WSJ authors also suggest that PIPs are “used primarily to provide legal cover from employment lawsuits.” This is certainly true. Employment lawsuits are ubiquitous across the country. Many judges and jurors expect an employer not just to show that they did not violate the law, but also to show that they did the right thing by the employee. Terminated employees often dispute verbal warnings and coaching sessions when they file a lawsuit, and courts – and juries – often agree with the old saying: “If it’s not in writing it didn’t happen.” A PIP is written evidence that an employee received a fair warning before dismissal. Conversely, a PIP might result in improvement of the employee’s performance, avoiding the risk and disruption of terminating the employee – not to mention the cost of recruiting and training a replacement. Sometimes managers are not adept at communicating performance expectations to their employees and the PIP might be the first indication to an employee that their performance is unsatisfactory.

6 Steps to an Effective PIP An effective PIP includes the following six elements.

• Identification of specific incidents where the employee’s performance has fallen short. General terms such as “poor attendance” or “poor sales performance” are not helpful. Rather, highlight specific examples, such as “no-call/no-show on 11/24, 11/30, 12/2 and 12/3,” or “You failed to meet your sales targets in September, October and November,” or “You were late in submitting your weekly sales reports in eight of the last 10 weeks.” • Specific instructions for how the employee’s performance must improve. Examples include “You must call your supervisor at least two hours before the start of your shift if you must be absent,” or “You must convert at least X% of your sales leads to closed sales.” Even where desired performance might be less quantifiable, you can still provide specific requirements such as “Avoid any further use of profanity or insults when addressing your subordinates,” or “Come to board meetings fully prepared with all necessary documents.” The goals set for the employee must be reasonable and attainable, and they must track the examples of shortcomings provided in the PIP. Do not add other areas for improvement. • A reasonable period of time to improve performance. The employee should be given 30 or 60 days to show improvement. Less than 30 days’ time is not enough. More than 90 days is usually too long. The duration of the PIP may be extended, however, in the event the employee shows some improvement but is not yet fully meeting expectations, or where the employee takes a leave of absence during the PIP period. • Notice of the consequences of failing to complete the PIP successfully. If the consequence of an unsuccessful PIP will be termination of employment, it should be so stated. Regardless of the stated duration of the PIP, however, the document should state that management reserves the right to terminate the PIP sooner. The PIP also should state that it does not affect the at-will nature of the employment relationship, which may be terminated at any time by either party without cause or prior notice. • The employee’s signature to confirm receipt of the PIP. If the employee refuses to sign, write “employee refused to sign” on the document and have two members of management sign it. The PIP is no less binding should the employee refuse to sign it. Similarly, should the employee write a statement disputing the PIP, simply accept the statement and put it in employee’s personnel file. The PIP will still apply regardless of the employee’s protest. • Regular check-ins with the employee’s manager or supervisor. Feedback during the PIP period is essential. You should schedule these check-in meetings ahead of time, and you should follow them by providing a written account of the meeting to the employee. If a supervisor is not

experienced in managing employee performance, a representative of human resources should attend the check-in meetings as well. Final Thoughts What if an employee on a PIP attempts to block their termination by filing a workers’ compensation claim, requesting medical leave, or complaining about perceived labor law or safety violations? It happens. If the employee goes out on leave, suspend the running of the improvement period until they return. Do not let other claims or complaints interfere with the PIP process. You will have written evidence that the PIP preceded the claim, complaint, or leave request, such that a claim of retaliation would be weak. Conclusion Employers should not hesitate to use PIPs when they are warranted. They provide fair notice to the employee of performance deficiencies and an opportunity to improve, and they can be extremely useful in defending a wrongful termination claim. If you have questions or need assistance with the performance management process, reach out to your FP attorney or the author of this Insight. Make sure you sign up to the Fisher Phillips Insight System to receive updates and notice of other important developments.

労働委員会が雇用主による一方的な職場変更を困難に：雇用主が取るべき 5 つのステップ

2024 年 12 月、全国労働関係委員会（ NLRB ）は、トランプ政権時代の判定を覆し、労働組合のある職場で、雇用主が労働組合との協議なしに職場変更を行うことをより困難にする重要な決定を下しました。この決定は、 Endurance Environmental Solutions, LLC 事件に基づくもので、労働法の振り子が再び動いたことを示しています。この決定では、一方的な変更を容易にする雇用主寄りの基準が覆され、労働組合が交渉権を放棄したかどうかを判断するための厳格な要件が復活しました。今後、 NLRB は、雇用主が交渉なしに職場変更を行うためには、「明確かつ疑う余地のない」権利放棄の証拠が必要とされることを求めます。新たなトランプ政権が発足し、 NLRB のメンバーが交代して労働環境が再び均衡を取り戻すようにするとみられますが、この事案が再び覆されるまで、この新たな基準に従う必要があります。

本稿では、この決定の詳細を検討し、この新しい状況に適応するための 5 つのステップを紹介します。

職場の監視カメラが重要な決定の引き金にこの紛争は、廃棄物管理会社である Endurance Environmental Solutions と、そのケンタッキー州に拠点を置く労働者を代表するチームスターズ傘下の労働組合との間で発生しました。 Endurance 社は、労働組合との事前協議なしに、自社のトラックに監視カメラを設置したとされています。同社は、この変更を一方的に行う権限が労働協約（ CBA ）によって認められていると主張しました。一方、労働組合は、この行為が団体交渉権を侵害するとして不当労働行為の申立てを行いました。

この事案の結果を決定づける重要な論点は、労働組合が労働協約において、そのような変更に関する交渉権を放棄していたかどうかという点でした。

 2007 年から始まる 10 年以上にわたり、 NLRB はこの問題に対する判断基準として「明確かつ疑う余地のない放棄」基準を採用していました。この基準では、労働組合がその問題に関する交渉権を明確かつ具体的に放棄した場合にのみ、雇用主が一方的な変更を行うことが認められます。  2019 年、 NLRB は「契約適用」基準を採用しました。この基準では、労働協約の明確な文言に基づき、雇用主が特定の職場条件について一方的に変更を行えるかどうかが判断されました。この基準により、雇用主は職場に関する事項を含め業務運営を幅広く自由に行えるようになり、特定の項目について交渉を強いられることが少なくなりました。 NLRB 、過去に回帰し労働組合寄りの基準を導入 12 月 10 日の決定では、 NLRB が従来の「明確かつ疑う余地のない放棄」基準に回帰し、雇用主が労働組合との交渉なしに職場変更を行うことをより困難にしました。この具体的なケースでは、 NLRB は、雇用主が契約の管理権条項を根拠に労働組合との交渉を省略したことが正当化されないと判断しました。 NLRB の民主党多数派は、より厳しい基準を復活させた理由として以下の点を挙げました：

 法定目標との整合性 : NLRB は、「明確かつ疑う余地のない放棄」基準の方が、全国労働関係法（ NLRA

）の核心的な目的である、団体交渉を通じた産業平和の促進をよりよく支えると述べました。

 判例との一貫性 : NLRB の多数派によれば、この基準は 70 年以上にわたる NLRB の運用と一致しており、米国最高裁判所にも支持されているとされています。これにより、雇用主に対してより安定的かつ予測可能な枠組みを提供します。

 連邦裁判所との調和 : 連邦控訴裁判所の大半は「明確かつ疑う余地のない放棄」テストを適用しており、各司法管轄区域での一貫性が確保されています。

一方で、 2019 年の第一次トランプ政権下での MV Transportation 事件で採用された「契約適用」テストは、雇用主が広範な管理権条項を、一方的な変更を行う許可として解釈することを可能にし、労働組合の交渉力を弱めるものでした。当時の NLRB 議長は、この歴史的基準への回帰が、労働組合の明示的な同意の重要性を強調するものであると、決定に付随する声明の中で述べました。「本日の決定は、雇用主が賃金や労働条件の変更について交渉する義務を負うことを明確に示しています。ただし、労働組合が雇用主の決定に対する交渉権を明示的に放棄した場合を除きます」と、当時 NLRB 議長であったローレン・マクフェラン氏は 12 月に述べました。「明確かつ疑う余地のない放棄基準への回帰は、同法の団体交渉促進政策により適合しています。」

雇用主への影響この決定は、労働組合のある職場での変更に関する雇用主の対応方法に大きな影響を与えます。主なポイントは以下のとおりです：

 労働協約（ CBA ）の狭義な解釈 : 広範な表現の管理権条項では、特定の一方的な行動を正当化する十分な根拠とはならない可能性があります。

 違反のリスク増大 : 労働組合の明示的な放棄を確認せずに行動する場合、雇用主は不当労働行為の申し立てを受ける可能性が高まります。

 団体交渉の強調 : この決定により、労働組合は変更に異議を唱え、交渉を要求する能力が強化されます。

雇用主が取るべき 5 つのステップこの新たな状況に適応するために、雇用主は以下の 5 つのステップを検討すべきです：

1. 労働協約（ CBA ）の徹底的な見直し • 全ての労働協約を詳細に確認し、管理権条項における曖昧な表現を特定してください。 • 交渉の際に条項を明確化し、一方的な変更が認められる場合を具体的に規定してください。

2. 法律顧問への相談 • 労働組合に加入している従業員に影響を与える可能性のある職場変更を実施する前に、 FP の労働法顧問に助言を求めてください。 • 明確かつ疑う余地のない放棄基準を遵守し、法的リスクを最小限に抑えるようにしてください。 3. 管理チームの訓練 • 管理職および人事担当者に、復活した基準とそれが意思決定に及ぼす影響について教育してください。 • 政策や業務の変更を導入する前に労働組合と協議するための明確な手順を策定してください。 4. 労働組合とのコミュニケーションを強化 • 労働組合の代表者と、職場の問題に共同で対処するためのオープンかつ建設的な対話を維持してください。 • 交渉における誠意を示すために、意思決定プロセスに積極的に労働組合を関与させてください。 5. 紛争に備える • 労働組合との全てのやり取りを記録し、提案する変更についての明確な根拠を提示することで、将来的な問題に備えてください。 • 交渉が行き詰まった場合に備え、業務上のニーズを満たすための代替計画を策定してください。結論最新の判決に関する最新情報を受け取れるよう、ぜひ「フィッシャー・フィリップスインサイトシステム」にご登録ください。これらの動向が貴社や従業員にどのような影響を及ぼすかについて質問がある場合は、フィッシャー・フィリップスの弁護士、本稿の執筆者、または当事務所の労使関係実務グループのメンバーにご連絡ください。

Labor Board Makes It Harder for Employers to Make Unilateral Workplace Changes: 5 Steps for Employers In a significant move in December, the National Labor Relations Board (NLRB) overruled a Trump-era ruling and made it more challenging for unionized employers to make workplace changes without bargaining over the change with the union. The decision in Endurance Environmental Solutions, LLC is the latest shift in the labor law pendulum, overturning an employer-friendly standard that smoothed the way for unilateral changes and instead restoring a stricter requirement for determining whether a union waived its bargaining rights. Moving forward, the Board will require evidence of a “clear and unmistakable” waiver before clearing employers to make workplace changes without negotiations. While the new Trump administration will flip the Board and install members who will return the playing field to an even level, you will need to comply with this new standard until this case is once again overturned. This Insight will review this decision and provide you five steps to adapt to this new landscape. Workplace Security Cameras Sparked Key Ruling The dispute arose between Endurance Environmental Solutions, a waste management company, and a Teamsters affiliate representing its Kentucky-based workers. Endurance allegedly installed security cameras in its trucks without first bargaining with the union, asserting that it had the authority under the CBA to make such a change unilaterally. The union argued that this move violated its collective bargaining rights, prompting an unfair labor practice charge. The critical question that would determine the case outcome: whether the union had waived its right to bargain over such changes in the agreement. • For over a decade starting in 2007, the NLRB maintained a “clear and unmistakable waiver” standard for answering this question. It allows employers to make unilateral changes only when a union clearly and specifically waived its right to bargain over that issue. • In 2019, the NLRB adopted the “contract coverage” standard. Under that test, the plain language of a collective bargaining agreement determined whether an employer could make unilateral changes to particular workplace terms. It gave employers the broad ability to run their operations – including workplace matters – without being hemmed in to negotiate about specific items. NLRB Goes Back in Time to Install Union-Friendly Standard The December 10 ruling reverted to the old “clear and unmistakable waiver” standard, making it more challenging for employers to make workplace changes without bargaining over the change. In this specific case, the NLRB found that the employer’s reliance on the contract’s management rights clause was insufficient to justify bypassing union negotiations.

The Board’s Democratic majority cited several reasons for reinstating the stricter standard:

• Alignment with Statutory Goals: The clear and unmistakable waiver standard better supports the National Labor Relations Act’s (NLRA) core purpose of fostering industrial peace through collective bargaining, it said. • Consistency with Precedent: This standard purportedly aligns with more than 70 years of Board practice and is endorsed by the U.S. Supreme Court, according to the Board majority, providing employers with a more stable and predictable framework. • Harmony with Federal Courts: The majority of federal Courts of Appeals have applied the clear and unmistakable waiver test, ensuring consistency across jurisdictions. In contrast, the contract coverage test – adopted in the 2019 case of MV Transportation during the first Trump administration – had allowed employers to interpret broad management rights clauses as permission to make unilateral changes, diminishing unions’ bargaining leverage. The NLRB Chairman at the time emphasized that this return to the historical standard underscores the importance of explicit union consent in a statement that accompanied the decision. “Today’s decision makes clear that an employer has the obligation to bargain over changes to wages and working conditions, unless the union expressly yields its right to bargain over an employer’s decision,” Lauren McFerran said in December while she was NLRB Chairman. “Returning to the clear and unmistakable waiver standard better serves the pro-bargaining policy of the Act.” Implications for Employers This ruling significantly affects how employers must handle workplace changes in unionized settings. Key takeaways include: • Narrow Interpretation of CBAs: Broadly worded management rights clauses may no longer provide sufficient authority for certain unilateral actions. • Increased Risk of Violations: Employers are more likely to face unfair labor practice charges if they act without ensuring explicit union waivers. • Pro-Bargaining Emphasis: The decision strengthens unions’ ability to contest changes and demand negotiations. 5 Steps for Employers To adjust to this new landscape, employers should consider taking the following five steps: 1. Thoroughly Review Your CBAs • Conduct a detailed review of all collective bargaining agreements to identify any ambiguous language in management rights clauses. • Clarify provisions during negotiations to specify when unilateral changes are permissible.

2. Consult Legal Counsel • Seek advice from your FP labor counsel before implementing any workplace changes that could impact unionized employees. • Ensure compliance with the clear and unmistakable waiver standard to minimize legal risks. 3. Train Management Teams • Educate managers and HR professionals about the restored standard and its implications for decision-making. • Develop clear protocols for engaging with unions before introducing policy or operational changes. 4. Strengthen Union Communication • Maintain open and constructive dialogue with union representatives to collaboratively address workplace concerns. • Proactively involve unions in decision-making processes to demonstrate good-faith efforts at bargaining. 5. Plan for Disputes • Prepare for potential challenges by documenting all communications with unions and providing clear rationales for proposed changes. • Establish contingency plans to address operational needs if negotiations stall. Conclusion Make sure you are subscribed to Fisher Phillips’ Insight System to receive the most up-to-date information about the latest decisions. If you have questions on how these developments may impact your organization and workforce, please contact your Fisher Phillips attorney, the authors of this Insight, or any member of our Labor Relations Practice Group.

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