効果的な PIP を作成するための 6 つのステップ 効果的な PIP には、以下の 6 つの要素が含まれます。
従業員のパフォーマンスが期待に達していない具体的な事例の特定
「出勤率が悪い」や「営業成績が悪い」といった一般的な表現は役に立ちません。それよりも、具体 的な例を挙げることが重要です。例えば、「 11 月 24 日、 11 月 30 日、 12 月 2 日及び 12 月 3 日に無断 欠勤した」や、「 9 月、 10 月及び 11 月の売上目標を達成できなかった」、「過去 10 週間のうち 8 回 、週次の営業報告書の提出が遅れた」といった具体例を示しましょう。
従業員のパフォーマンスをどのように改善すべきかに関する具体的な指示
例えば、「欠勤が必要な場合は、勤務開始の少なくとも 2 時間前までに上司に連絡すること」や、「 営業見込み客のうち最低でも X ％を成約に結び付けること」といった具体例を挙げることができます。 また、望まれるパフォーマンスが数値化しにくい場合でも、「部下に対する発言において、今後は罵 りや侮辱を一切使用しないこと」や、「必要な書類を全て準備した上で、取締役会に完全に準備を整 えて臨むこと」といった具体的な要件を提示することができます。従業員に課す目標は、合理的かつ 達成可能でなければならず、 PIP に記載された問題点に即していなければなりません。他の改善項目を 追加することは避けてください。
パフォーマンスを改善するための合理的な期間
従業員には、改善を示すために 30 日又は 60 日間の期間を与えるべきです。 30 日未満では十分な時間 とはいえず、 90 日を超える期間は通常、長すぎると考えられます。ただし、従業員がある程度の改善 を示しているものの、まだ完全に期待に達していない場合や、 PIP 期間中に休暇を取る場合には、その 期間を延長することができます。
PIP を成功裏に完了できなかった場合の結果に関する通知
PIP が成功裏に完了しなかった場合の結果として解雇が予定されている場合、その旨を明記する必要が あります。ただし、 PIP の期間があらかじめ定められている場合であっても、管理側が PIP を早期に終 了させる権利を留保することを文書に記載すべきです。また、 PIP は雇用関係の「随意性」を変更する ものではないことを明記する必要があります。この「随意性」に基づき、いずれの当事者も理由や事 前通知なしに雇用関係をいつでも終了することができます。
PIP を受領したことを確認する従業員の署名
従業員が署名を拒否した場合は、文書に「従業員が署名を拒否した」と記載し、管理職 2 名が署名す る必要があります。従業員が署名を拒否しても、 PIP の拘束力が弱まることはありません。同様に、従 業員が PIP に異議を唱える文書を作成した場合は、それを受け取り、従業員の人事ファイルに保管す るだけで構いません。従業員の抗議があったとしても、 PIP は引き続き適用されます。 従業員の上司又は監督者との定期的な面談 PIP 期間中のフィードバックは非常に重要です。これらの面談は事前にスケジュールを立て、面談後に その内容を従業員に書面で提供する必要があります。もし監督者が従業員のパフォーマンス管理に不 慣れである場合は、人事部門の担当者が面談に同席するべきです。
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