TIPPS
RECHT & STEUERN
E-RECHNUNG Was sich ändert Betriebe in Deutschland müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. DIHK-Umsatzsteuerexpertin Brigitte Neugebauer erklärt die Hintergründe.
ell, beispielsweise über einen Überweisungsträger bei der Bank oder Online-Banking, beglichen werden. Welche Herausforderungen entstehen für Betriebe? Neugebauer: Eine besondere Herausforderung der Umstel- lung auf die E-Rechnung ist für viele kleine und mittlere Un- ternehmen im ersten Schritt, sich mit dem Thema und den Abläufen im Unternehmen zu befassen. Welche Software ist bereits vorhanden? Kann sie angepasst werden? Steht der Wechsel auf eine neue Soft- ware an und was wird konkret gebraucht? Einfache Textver- arbeitungsprogramme reichen nicht mehr. Auch die Ein- führung und die Datenpflege braucht Zeit. Wie sieht die zukünftige Ent- wicklung der E-Rechnung aus? Neugebauer: Europaweit sind einige Staaten wie Italien bei der Einführung der E-Rech- nung schon weiter. Die EU-Kommission hat diese Entwicklungen erkannt und einen Richtlinienvorschlag für die Einführung der E-Rech- nung für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU vorgelegt. Es ist davon auszu- gehen, dass auf dieser Basis die E-Rechnung bis Ende des Jahrzehnts in allen EU-Mit- gliedstaaten verpflichtend wird. Mareike Ruhl und Jonas Schmittel
gibt jedoch hybride Formate wie das ZUGFeRD-Format, das sowohl strukturierte Daten als auch ein PDF/A-3 enthält. Ab Version 2.0.1 beruht das ZUG- FeRD-Format auf der EN-Norm und wird von der Finanzver- waltung anerkannt. Wie erfolgen Übermittlung und Speicherung? Neugebauer: Auch für die Übermittlung gibt es kein fest- gelegtes Verfahren: Die Rech- nungen können beispielsweise per E-Mail, über Apps oder Portale übermittelt werden. Wichtig ist, dass die struktu- rierten Daten revisionssicher gespeichert werden müssen. Steuerrechtlich müssen Belege und Aufzeichnungen zehn Jahre lang sicher und unver- änderbar aufbewahrt werden, sodass Änderungen an den Dokumenten nachvollziehbar bleiben. Dafür reicht es nicht, die Daten auf einer Festplatte oder einem Server abzuspei- chern. Es muss ein geschütztes Dokumentenmanagementsys- tem eingerichtet werden. Der Markt bietet für unterschied- liche Bedürfnisse verschiedene Lösungen zur Archivierung von Rechnungsdaten. Welche Möglichkeiten gibt es, E-Rechnungen zu begleichen? Neugebauer: Die Zahlungs- weise bleibt flexibel und ist jedem selbst überlassen. E-Rechnungen können sowohl automatisiert als auch manu-
Frau Neugebauer, was genau ist eine E-Rechnung? Brigitte Neugebauer: Die E-Rechnung ist eine elektroni- sche Rechnung in einem vor- gegebenen Daten-Format: Sie ist maschinenlesbar, wird also in einem strukturierten elekt- ronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen und muss die automatisierte Weiterverarbeitung ermögli- chen. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten direkt im System des Empfängers in seiner Buchhaltungssoftware verarbeitet werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erfor- derlich ist. Bislang galten auch PDF-Dateien, die ein Unter- nehmen erstellt und dann per E-Mail verschickt hat, als elektronische Rechnungen. Das ändert sich zum 1. Januar 2025. Welche Software ist für Er- stellung und Verarbeitung von E-Rechnungen notwendig? Neugebauer: Dazu gibt es keine offiziellen Vorgaben seitens der Finanzverwaltung. Die Unternehmen können also selbst ein Programm auswählen. Sie müssen sich dabei aber an die europäische Norm EN16931 halten, die den Standard für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rech- nungen festlegt. Daher ist ein einfaches PDF keine gültige E-Rechnung, da es keine strukturierten Daten enthält, sondern eine Bilddatei ist. Es
Die neuen Regelungen zur E-Rechnung treten innerhalb des Wachstums- chancengesetzes in Kraft und gelten für sogenannte B2B-Umsätze im Inland.
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IHK Magazin Rhein-Neckar 07 | 2024
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