Lettre d’information sur la collecte de vos données personnelles dans le cadre de notre collaboration
Madame, Monsieur, La société Shangri-La International Hôtel Management Limited et la société Shangri-La Hôtels Paris prennent la protection des données personnelles très au sérieux. Dans ce contexte, nous avons adopté toutes les dispositions nécessaires au respect de la protection et de la confidentialité de vos données personnelles. Il nous a donc semblé important de vous informer de toutes les mesures mises en œuvre dans l’objectif d’assurer la protection et la confidentialité des dites données. Il est également important que vous sachiez comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles et quels sont vos droits en ce qui concerne la collecte et la conservation des dites données.
1/ Quelles données personnelles vous concernant sont collectées et conservées
10, avenue d'Iéna, 75116 Paris, France Tel. 33 (0)1 53 67 19 98 Fax. 33 (0)1 53 67 19 19 www.shangri-la.com Shangri-La Hotels Paris SARL au capital de 40.010.000 euros – RCS PARIS N° 487 719 304 – Code NAF 5510Z – TVA Intracommunautaire: FR 30 487 719 304 • informations sensibles : il s’agit de certaines informations qui peuvent nous parvenir de la médecine du travail dans le cadre de la gestion de notre collaboration ou encore, dans l’éventualité où un dispositif biométrique serait utilisé par la société, d’éléments d’identification biométrique. Pour l’exécution de certaines fonctions, des informations afférentes au casier judiciaire pourraient être requises en conformité avec les dispositions légales applicables. Bien entendu, ces informations sensibles ne seraient • information sur la gestion des talents : détails contenus dans les lettres de candidature et le curriculum vitae, antécédents professionnels, diplômes, parcours d’études, qualifications professionnelles, lettre(s) de référence, compétences linguistiques et autres compétences pertinentes, certification, centres d’intérêts, formation professionnelle suivie, auto-évaluations, • données d'accès au système informatique et aux logiciels et applications : les informations utilisées pour accéder aux installations, systèmes et applications informatiques de l'entreprise, tels que compte de messagerie électronique, compte de messagerie instantanée, mots de passe système, contenus électroniques produits dans le cadre de l’utilisation des systèmes de Shangri-La, Dans le cadre de votre collaboration avec Shangri-La, nous pouvons être conduits à détenir des informations personnelles vous concernant, à les conserver et à les traiter : • vos coordonnées personnelles : nom et prénom, adresse de résidence, email personnel, numéro(s) de téléphone personnel(s), langue(s) maternelle(s), sexe, lieu de naissance, date de naissance, nationalité, tailles de vêtements en cas d’uniforme, numéro national d'identité et/ou de passeport, numéro de sécurité sociale, numéro de permis de conduire, si vous nous les communiquez : nom et coordonnées d’une personne à contacter en cas d'urgence, • des informations requises en vertu des lois sur l'immigration : citoyenneté, en cas de besoin : détails du permis de résidence ou de travail, • des données afférentes à votre situation familiale : situation d’état civil, identité et date de naissance du conjoint, nombre d’enfants et de personnes à charge, • des données afférentes à votre rémunération : éléments de salaire, allocation de logement, coordonnées bancaires (notamment numéro de compte et code de virement, nom de la banque), prévoyance (bénéficiaires), droits en matière de retraite, mutuelle santé, • renseignements sur l'emploi: titre et description du poste, niveau hiérarchique et statut (employé, agent de maîtrise, cadre), dossier disciplinaire, date de cessation d'emploi, enregistrement du temps de travail (y compris congés et autres absences, congés sans solde, heures travaillées),
détenues qu'aux fins légitimes de la bonne gestion de notre collaboration et ne feraient l’objet d’aucune autre utilisation de notre part, • des renseignements que vous pouvez fournir volontairement : il s’agit notamment d’informations personnelles que vous pouvez diffuser de votre propre chef dans le cadre d’échanges intranet de Shangri- La. Si vous fournissez des données personnelles concernant d'autres personnes que vous, comme les références de personnes à contacter en cas d’urgence, etc., vous devez obtenir, sous votre responsabilité, leur consentement préalablement.
2/ Comment vos données personnelles sont utilisées ?
Nous n'utiliserons vos données personnelles qu'en conformité avec les lois et règlements applicables en matière de protection des données et aux seules fins des objectifs légitimes suivants poursuivis par la société (« Objectifs »): • pour assurer la gestion du personnel : le recrutement, l’administration de la collaboration avec les salariés de la société, le traitement de la paie, la gestion des avantages sociaux, la gestion des activités professionnelles et des carrières, la formation professionnelle, la gestion des questions disciplinaires, l’organisation des déplacements professionnels, • pour assurer la vigilance à laquelle nous sommes tenus au titre du respect des politiques internes, pour la prévention de la fraude et de la criminalité, pour l’utilisation du téléphone et des autres dispositifs de communication, de la messagerie électronique, de la messagerie instantanée, d'Internet, des caméras de sécurité, de la vidéosurveillance, du matériel informatique et du contenu logiciels. Vous pouvez consulter notre « Politique de vidéosurveillance », notre « Politique d'utilisation de la messagerie électronique » et les documents ITPS ou contacter notre service de Sécurité informatique pour obtenir plus de détails si vous le souhaitez, • pour être en mesure de communiquer avec vous dans toutes les situations qui l’imposent, y compris en cas d’urgence, • pour nous conformer aux obligations légales et réglementaires auxquelles nous sommes tenus.
3/ A qui pouvons-nous communiquer vos données personnelles ?
Nous pouvons occasionnellement communiquer vos données personnelles aux entités suivantes dans le respect de la finalité des Objectifs précités du traitement de vos données : • une filiale ou une société affiliée du Groupe Shangri-La, ainsi qu’à leurs employés expressément autorisés à avoir connaissance des données concernées ; • nos fournisseurs de produits et services limitativement autorisés dans le cadre du traitement de vos données personnelles intervenant dans les domaines suivants : la gestion des ressources humaines, la gestion des carrières, la retraite, les avantages sociaux, la formation, la gestion de la paie et des dépenses, le domaine informatique ; • nos consultants, banquiers, assureurs, auditeurs et conseillers professionnels externes ; • dans l’hypothèse d’une opération d’acquisition, de cession, de fusion ou de rapprochement d’entreprises impliquant tout ou partie de l’entité Shangri-La qui vous emploie ; • toute entité et/ou autorité administrative, judiciaire, gouvernementale ou réglementaire habilitée, notamment la médecine du travail.
10, avenue d'Iéna, 75116 Paris, France Tel. 33 (0)1 53 67 19 98 Fax. 33 (0)1 53 67 19 19 www.shangri-la.com Shangri-La Hotels Paris SARL au capital de 40.010.000 euros – RCS PARIS N° 487 719 304 – Code NAF 5510Z – TVA Intracommunautaire: FR 30 487 719 304
Lorsque nous divulguons vos données personnelles à des tiers, nous leur demandons de mettre en place les politiques et procédures conformes à la réglementation de la protection des données pour garantir que le traitement des données s’opère en conformité avec les dispositions applicables notamment en termes de protection de vos données personnelles.
4/ Transfert à l’étranger de vos données personnelles
En raison de la nature globale des opérations de Shangri-La qui constitue un groupe international, nous pouvons être amenés à transmettre vos données personnelles à certains membres du personnel du Groupe à l’international et plus généralement à certains départements internationaux de Shangri-La, ainsi qu'aux serveurs situés en dehors du territoire national, notamment Hong Kong et Singapour, en vue de satisfaire les Objectifs de traitement précités. Cela peut inclure le transfert, la conservation et le traitement de vos données personnelles à l’international (y compris dans des pays qui ont un régime de protection des données différent de celui applicable en France). Pour les transferts de données vers des pays qui n'offrent pas un niveau de protection des données personnelles comparable à celui prévu par les lois en vigueur en France, nous avons mis en place des garanties et des mesures de protection adéquates qui assurent une protection standard comparable de vos données personnelles.
5/ Sécurité
Nous prenons toutes les mesures pour assurer la sécurité, l'intégrité et la confidentialité de vos données personnelles, y compris le contrôle à leur accès (par exemple, cartes d'accès sécurisé, autorisations restrictives d'accès, portes de sécurité, protection des salles de serveurs), l'utilisation du cryptage pour les fichiers de sécurité critique ou les données sensibles, la mise en place de contrôles organisationnels (par exemple, politiques et procédures internes de traitement des données). Pour plus de détails, veuillez consulter nos documents ITPS (dont entre autres: Global IT Policy Framework, Global Organisational Security, Global Anti-Malware Anti-virus, Global Network Security, Global Vulnerability and Patch Management, Global IT Access Control, Global IT Database Security) ou contacter notre service informatique.
6/ Conservation
Les données à caractère personnel des employés peuvent être conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Par conséquent, les données à caractère personnel des employés seront généralement conservées pendant toute la durée de la collaboration. Toutefois, la conservation de certaines catégories de données relatives aux employés est réglementée par le code du travail, de sorte que les règles sont les mêmes pour les données des employés actuels et des anciens employés : - L'article R. 1221-26 du Code du travail fixe une durée de conservation de 5 ans pour le registre du personnel ; - L'article L. 3243-4 du code du travail fixe une durée de conservation de 5 ans pour les bulletins de paie et les reçus de règlement définitif ;
10, avenue d'Iéna, 75116 Paris, France Tel. 33 (0)1 53 67 19 98 Fax. 33 (0)1 53 67 19 19 www.shangri-la.com Shangri-La Hotels Paris SARL au capital de 40.010.000 euros – RCS PARIS N° 487 719 304 – Code NAF 5510Z – TVA Intracommunautaire: FR 30 487 719 304
- L'article D. 3171-16 du code du travail fixe à 3 ans la durée de conservation des documents relatifs au décompte des jours de travail des salariés sous contrat à durée déterminée, ainsi qu'à 1 an la durée de conservation de l'enregistrement des horaires de travail de chaque salarié ; - L'article D. 4711-3 du code du travail fixe à 5 ans la durée de conservation des documents relatifs aux registres de sécurité, de contrôle et de vérification ; - L'article L. 244-3 du code de la sécurité sociale prévoit un délai de conservation de 3 ans pour les documents relatifs aux charges sociales. En général, la durée maximale de conservation des données personnelles des anciens salariés est de 5 ans à compter de leur départ de l'entreprise, sauf exception liée à des dispositions légales ou si l'intérêt légitime de l'ancien salarié le justifie.
7/ Exactitude
Nous prenons toutes les mesures pour assurer l'exactitude, la mise à jour et appliquer le principe de minimisation de la collecte et du traitement de vos données personnelles. Afin de nous aider dans cette tâche, vous devez nous informer de toute modification des données personnelles dont nous avons connaissance en contactant votre service des ressources humaines.
8/ Vos droits d’accès et autres
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de demande d'effacement, de limitation ou de retrait pour des motifs légitimes au traitement de vos données personnelles, d'un droit d'opposition au profilage et d'un droit à la portabilité des données, à tout moment et conformément à la législation en vigueur. Si vous souhaitez formuler une telle demande, ou si vous avez des questions concernant la présente ou nos pratiques en matière de protection des données, veuillez contacter notre département des ressources humaines à l'adresse suivante recruitment@shangri-la.com ou notre Délégué à la protection des données à l'adresse suivante dataprotectionofficer@shangri-la.com ou écrivez à 28/F Kerry Centre, 683 King's Road, Quarry Bay, Hong Kong.
Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, en particulier la CNIL, si vous estimez que la collecte et l'utilisation de vos données personnelles enfreint la réglementation applicable.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Sabrina Craunot Directrice des Ressources Humaines
10, avenue d'Iéna, 75116 Paris, France Tel. 33 (0)1 53 67 19 98 Fax. 33 (0)1 53 67 19 19 www.shangri-la.com Shangri-La Hotels Paris SARL au capital de 40.010.000 euros – RCS PARIS N° 487 719 304 – Code NAF 5510Z – TVA Intracommunautaire: FR 30 487 719 304
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