FIRMENINFORMATION
Besonders kleinere und mittelgroße Pflegeeinrichtungen sind oft noch stark auf papierbasierte Prozesse angewiesen. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kostet Zeit und birgt Fehlerpotenzial. Viele Betriebe stehen daher vor der Herausforderung, ihre IT-Systeme entsprechend aufzurüsten und Mitarbeitende zu schulen. Dies betrifft nicht nur die Rech- nungsverarbeitung, sondern auch die gesamte Buchhaltung und die Kommunikation mit Dienstleistern und Lieferanten.
zu vermitteln. Auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten sollte rechtzeitig abgestimmt werden, um eine reibungslose Integration sicherzustellen. Digitale Lösungen wie cisbox Invoice bieten gezielte Unter- stützung für Pflegeeinrichtungen. Die Software ermöglicht die nahtlose Verarbeitung von Rechnungen in den vorgeschrie- benen Formaten, automatisiert Prüf- und Freigabeprozesse und reduziert den administrativen Aufwand erheblich – im Schnitt um circa 50 Prozent. Durch eine intelligente Anbin- dung an bestehende Buchhaltungssysteme können Unter- nehmen nicht nur gesetzliche Vorgaben einhalten, sondern auch ihre Prozesse schlanker und transparenter gestalten. cisbox unterstützt Pflegeeinrichtungen dabei, den digitalen Wandel erfolgreich zu bewältigen. Dank cloudbasierter Technologien können Rechnungen automatisiert empfan- gen, verarbeitet und archiviert werden – unabhängig von der Größe der Einrichtung. Dies sorgt für eine schnellere Bearbeitung, verringert manuelle Fehler und entlastet das Personal. Darüber hinaus bietet cisbox eine flexible Integra- tion mit bestehenden Systemen, sodass eine reibungslose Umstellung gewährleistet ist. Neben der reinen Verarbeitung von Rechnungen bietet cisbox auch Funktionen zur Analyse und Optimierung der Finanzströme. Pflegeeinrichtungen können dadurch nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch Kos teneinsparungen erzielen und ihre betriebswirtschaftlichen Abläufe optimieren. Die Umstellung auf die E-Rechnung ist eine Herausforde- rung – aber auch eine Chance. Wer frühzeitig handelt und auf bewährte digitale Lösungen setzt, kann langfristig von einer effizienteren Rechnungsabwicklung profitieren und seine Pflegeeinrichtung fit für die Zukunft machen. Die Experten von cisbox stehen Ihnen gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.
Die E-Rechnungspflicht – Bedeutung und Fristen
Seit Anfang 2025 müssen Rechnungen zwischen Unterneh- men in Deutschland in einem elektronischen, maschinenles- baren Format (XRechnung oder ZUGFeRD 2.x) ausgestellt und empfangen werden. Einfache PDF-Rechnungen per E-Mail reichen nicht mehr aus. Pflegeeinrichtungen müssen ihre Buchhaltungssysteme entsprechend anpassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Ab dem 1. Januar 2026 sind Papierrechnungen für Unterneh- men mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro nicht mehr erlaubt. Ab 2028 wird die digitale Rechnungsstel- lung für alle Unternehmen verpflichtend. Diese Fristen geben Einrichtungen zwar noch etwas Zeit für die vollständige Um- stellung, doch der Übergang sollte frühzeitig geplant werden, um Engpässe und potenzielle Verzögerungen zu vermeiden. Ein zentrales Ziel der E-Rechnung ist es, Prozesse effizienter zu gestalten und Verwaltungsaufwände zu reduzieren. Lang- fristig profitieren Unternehmen von einer besseren Nachvoll- ziehbarkeit und einfacheren Verarbeitung ihrer Rechnungen. Zudem werden Fehlerquellen minimiert, da maschinenlesbare Formate eine automatische Validierung ermöglichen. Dies kann besonders im Pflegebereich von Vorteil sein, wo eine hohe Anzahl an Rechnungen mit verschiedenen Dienstleistern ausgestellt und bearbeitet werden muss. Lösungen für eine effiziente Umsetzung – Wie cisbox unterstützt Um die Umstellung erfolgreich zu gestalten, sollten Pflegeein- richtungen ihre internen Prozesse frühzeitig analysieren und anpassen. IT-Systeme müssen aktualisiert und mit den neuen Rechnungsformaten kompatibel gemacht werden. Mitarbei- terschulungen sind essenziell, um das notwendige Wissen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die gesetzliche Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen im EU-konformen Format EN 16931. Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser und andere Gesund- heitsdienstleister müssen E-Rechnungen annehmen und ausstellen. Während einige Unterneh- men gut vorbereitet waren, stehen viele noch vor Herausforderungen. Doch welche Chancen bietet die Umstellung? E-Rechnungspflicht in der Pflegebranche Herausforderungen und Chancen nach zwei Monaten Praxis
Erfahrungen aus der Praxis – Herausforderungen und Anpassungen
Wie gut eine Einrichtung auf die neuen Anforderungen vor- bereitet ist, hängt oft von den vorhandenen Ressourcen, der technischen Infrastruktur und dem bisherigen Digitali- sierungsgrad ab. In einigen Fällen führt die Einführung neuer Systeme zunächst zu Mehraufwand, bis Prozesse optimiert sind. Doch langfristig kann eine konsequente Digitalisierung zu Effizienzsteigerungen, Fehlerreduktion und einer besseren Kontrolle über finanzielle Abläufe führen.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt viele Verände- rungen mit sich. Während einige Pflegeeinrichtungen die Um- stellung problemlos gemeistert haben, stehen andere noch vor Herausforderungen. Die Integration neuer IT-Systeme, die Anpassung interner Prozesse und die Zusammenarbeit mit Lieferanten sind Aspekte, die unterschiedlich gut be- wältigt werden.
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Ausgabe April 2025
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P.E.G. Einkaufs- und Betriebsgenossenschaft eG
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