NæstvedArkivernes årsberetning 2015
Den digitale virkelighed sætter dagsordenen! Den danske forvaltning er blevet digital, og mængden af data og dokumenter, der skal arkiveres, er meget større end hidtil. Det er et væsentligt stykke arbejde, for uden god og søgbar dokumentation kan offentligheden ikke få indsigt i de beslutninger, der bliver truffet. Det gælder også forskningen, som er afhængig af, at arkiverne kan spille de digitale data på banen, som rigsarkivar Asbjørn Hellum konstaterede på Rigsarkivets konference ”Nordiske Arkivdage 2015”. Udviklingen af den offentlige sektor bør medføre udvikling af arkivområdet. De offentlige arkiver skal inddrages der, hvor data skabes, og vi skal i langt højere grad se det digitale område i helikopterperspektiv fra fødsel til arkiv eller sletning. Der skal mere fokus på arkivmæssige hensyn, når data skabes og anvendes. Her bør arkivernes viden og nytte anvendes i processerne, og arbejdet skal synliggøres. Hvordan vi får gjort det, arbejdes der på både lokalt og på landsplan. Der er ingen tvivl om, at der er mange gevinster at høste i arkiveringsprocessen, hvis sagsdannelsen optimeres. Den digitale virkelighed sætter også dagsordenen for arkivalier af privat oprindelse. Lokale foreninger, organisationer, virksomheder og private har tidligere afleveret deres papirarkivalier, fotos og film til arkivet. Disse arkivalier skabes nu digitalt, og hvis ikke der skabes nogle gode aftaler og løsninger for indsamling af disse arkivalier, når de aldrig arkivet, inden de forældes på de digitale medier, hvor de er skabt. Her ligger en meget stor opgave og venter i de kommende år. Det er vigtigt for arkiverne, at vi hele tiden er på forkant med den digitale udvikling. Når arkivalierne skabes digitalt, skal arkivet også sørge for digitale bevaringsløsninger, ligesom vi skal have fokus på tilgængeliggørelse og formidling af arkivalierne i forhold til borgerne og den kommunale organisation.
Samlingerne Kommunale digitale arkivalier
NæstvedArkivernes samling af digitalt skabte arkivalier vokser støt. Det er ofte en lang og kompliceret proces at arkivere digitale data fra de kommunale systemer. Tilvæksten sker i et tæt samarbejde mellem ejerne af it-systemer med bevaringspligtige data, systemleverandørerne, arkivet og vores samarbejdspartnere i Netværket Elektronisk Arkivering, som er en sammenslutning af 25 sjællandske kommuner, der løser opgaver vedrørende digital kommunal arkivering. I 2015 har arkivet fået tilført 3 arkiveringsversioner, og forarbejdet til yderligere 14 arkiveringer er gennemført. Disse forventes at tilgå arkivet i 2016. Når arkiveringsversionerne lander i arkivet, skal de registreres og data skal gøres tilgængelige og søgbare. Private arkivalier Arkivets digitale private arkivalier bevares i samarbejde med Næstved Kommunes Center for IT og Digitalisering. Tilvæksten i år har primært været på det visuelle område, hvor arkivet har modtaget optagelserne fra byrådets møder i perioden fra 2006-2015. De to seneste års optagelser er stadig tilgængelige fra Næstved Kommunes website. Arkivet har foreløbig lagt
Side 2 af 5
Made with FlippingBook - Online magazine maker