26
Nastavak digitalizacije poslovanja
Uvođenje DMS sustava
Pripremili: Goran Senta, Ida Balog
neizbježna u modernom svijetu. Takvi sustavi ključni su za pre- tvorbu papirnatih dokumenata u elektroničke datoteke koje su računalnom mrežom i DMS susta- vom dostupne korisnicima. Vodi ka automatizaciji komunikacije i svih koraka poslovnog procesa, a osim što olakšava upravljanje dokumentima, smanjuje i potrebu za fizičkim prostorom te sprečava gubitak podataka izradom elektro- ničkih arhiva. Plan uvođenja DMS-a Uvođenje DMS-a je zamišljeno na način da, nakon što je novi sustav pušten u rad s osnovnim funkcio- nalnostima evidencije svih ulaznih i izlaznih dokumenata, postupno uvodimo i dodatne funkcionalnosti. Ovaj sustav ima brojne mogućno- sti i dosadašnja iskustva uvođe- nja istih pokazala su da je sporiji proces implementacije bolji, kako bi se korisnici prvo upoznali s osnov- nim načinom rada, a zatim korak po korak počeli koristiti sve ostale potrebne funkcionalnosti. Od dana uvođenja novog, stari sustav za evidenciju ulazne i izla- zne pošte kao ni registar ugovora
Daljnji tijek modernizacije Nakon uvođenja novog poslovnog sustava (SAP-a), nastavili smo s projektom digitalne transformaci- je temeljnih poslovnih procesa u Društvu. Jedan od ključnih sustava koji je potrebno uvesti u sklopu navedenog projekta je DMS. Postojeći temeljni procesi su zastar- jeli i predugo traju. U poslovanju se koristi previše dokumentacije u papirnatom obliku što usporava većinu poslovnih procesa. Ulazni računi se šalju na odobravanje mailovima i teško je pratiti njiho- ve statuse u tijeku odobravanja. Otežano je i praćenje povezanih ulaznih i izlaznih dopisa i općenito pretraživanje svih vrsta dokume- nata unutar OIV-a. Krajem siječnja ove godine s radom je krenuo novi Sustav za upravlja- nje dokumentacijom (DMS), a koji bi trebao doprinijeti postizanju zajedničkih ciljeva Društva. Gotovo sve uspješne organizacije imaju neki oblik digitalnog uprav- ljanja dokumentima koji omogućuje automatizaciju poslovanja što kroz povećanje učinkovitosti rezultira i povećanjem prihoda te je ujedno
i korak bliže održivom razvoju te organizacije. Uvođenjem DMS-a, ubrzati će se postojeći i stvoriti uvjeti za nove poslovne procese čime će se podići efikasnost rada cijele kompanije. Manje vremena trošit će se na ispis i skeniranje dokumentacije što će povećati produktivnost. Osigurat će se bolja kontrola poslovnih pro- cesa jer će se u svakom trenutku znati tko slijedeći treba odraditi neki zadatak. Osim toga, omogućit će se brže pronalaženje potrebnih dokumenata jer će sva dokumen- tacija biti na jednom mjestu, u digitalnom obliku, dok će digitalni potpis omogućiti brže potpisivanje dokumenata i dostave istih drugoj strani.
Što je DMS ( Document Management System )?
DMS sustav bi se jednostavnim riječima mogao opisati kao elek- tronički sustav za upravljanje dokumentacijom koji prati protok dokumenata unutar organizacije te služi za pohranu istih. Korištenje sustava za upravljanje dokumentacijom samo je jedan u nizu procesa digitalizacije koja je
BROJ 12
ožujak, 2022.
Made with FlippingBook Ebook Creator