POSVEĆENOST
27
više se ne koristi za nove unose podataka. Osim evidencije ulazne i izlazne pošte, odmah na početku korištenja sustava napravljeno je privremeno rješenje koje omogu- ćuje parafiranje tj. ovjeravanje svih ulaznih računa kroz DMS sustav i workflow vezan za postupak nabave. Omogućavanjem procesa ovjere ulaznih računa kroz DMS, značajno smo povećali kontrolu nad ovim procesom jer se već sada u svakom trenutku može vidjeti kada je ulazni račun došao u OIV, kada je poslan na ovjeru, tko ga je i kada ovjerio, odnosno kod koga još eventualno stoji i čeka rješavanje. Odobravanjem zahtjeva za pokre- tanjem nabave (ZZP obrazaca) kroz sustav, uvelike smo smanjili papi- rologiju i vrijeme obrade predmeta jer više nema potrebe za ispisom obrazaca s popratnom dokumen- tacijom i naknadnog skeniranja te iste dokumentacije. Kroz sljedeće faze projekta uvest će se registri ulaznih i izlaznih računa, registri ugovora te ostali registri bitni za efikasnije poslo- vanje kompanije. Osim navedenog, pokrenut će se i sustav obavijesti korisnika koji će nas na vrijeme upozoravati da ističu ugovori, da je potpisan ZZP obrazac ili ugovor, da je potrebno provjeriti status nekog predmeta u određenom trenutku ili da smo propustili odraditi neku aktivnost i slično. Također, u sklopu projekta obuhva- ćeno je i uvođenje procesa parafi- ranja i digitalnog potpisivanja svih ugovora, E-arhiva s definiranim vremenom čuvanja određenog tipa dokumentacije, OCR (prepoznava- nje sadržaja dokumenata), razni izvještaji, a i mobilna aplikacija koja će omogućiti daljinsko parafiranje i ovjeravanje dokumentacije.
Prednosti za Društvo Nema instalacije - web aplikacija Smanjuje poslovnu administraciju Automatizacija poslovanja Centralizirana lokacija dokumenata Jednostavan pristup bilo kada i bilo gdje Rješenje problema traženja i gubljenja dokumenata Praćenje tijeka donošenja odluka - u svakom trenutku se zna gdje se nalazi određen dokument Idealan za tvrtke poput naše u kojima su zaposlenici dislocirani - OIV radna mjesta nalaze se diljem RH Brži i jednostavniji unos i pretraživanje podataka Formiranje digitalne arhive Povećana učinkovitost, produktivnost i sigurnost Efikasnija suradnja zaposlenika Smanjenje operativnih troškova poslovanja
Planiran završetak integracije svih projektno definiranih funkcionalno- sti DMS-a planira se krajem ove godine, no to neće biti kraj projekta digitalizacije našeg Društva. Slijedi uvođenje bar kod čitača koji će povećati efikasnost u procesu go- dišnjeg popisa dugotrajne imovine i zaliha, kao i u skladišnom poslovanju te uspostava novog sustava za E-Nabavu što će dovesti do dodatne digi- talizacije i modernizacije. Uz navedeno, u planu je i uvođenje cjelovitog BI/DWH sustava u koji će se unijeti svi podaci iz svih postojećih sustava što će omogućiti izvještavanje za sve razine zaposlenika u Društvu na način da svatko u poslovnim procesima ima prilagođene informacije za svoju ulogu, a čime će se postići brže i efikasnije donošenje odluka na svim razinama.
Made with FlippingBook Ebook Creator