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Geschäftsstelle
Geschäftsbericht 2023
Berichtswesen und Risikomanagement
Facilitymanagement Seit einigen Jahren schon hat der Kreisverband alle Themen, die mit angemieteten oder im Eigentum befindlichen Immobilien verbun - den sind, in einem zentralen Fa - cilitymanagement zusammenge- fasst. Die beiden Facilitymanager befassen sich dabei mit Miet- und Wartungsverträgen, koordinieren den verbandseigenen Hausmeis - terdienst sowie alle Instandhal- tungsmaßnahmen, die anfallen. Auch neue Aufgaben wie die re - gelmäßige Erstellung des Ener - gieaudits sind dort verortet. Hier arbeitet das Facilitymanagement als zentraler Ansprechpartner mit dem externen Energieauditor zu - sammen um alle benötigten Daten und Informationen zu erheben. Zu diesem Audit ist der Kreisverband in Gänze auf Grund seiner Größe verpflichtet. Neben der Erfüllung dieser Berichtspflicht werden die Ergebnisse des Energieaudits jedoch auch genutzt, um Maß - nahmen zur Verbesserung der Nachhaltigkeit zu ergreifen. Hier - bei schließen sich Ökologie und Ökonomie nicht zwangsläufig aus. Maßnahmen zur Reduktion des CO2-Ausstoßes führen häufig mit - tel- bis langfristig auch zu einer Netto-Kostenreduktion. Gerade größere Instandhaltungsmaßnah- men können durch ein zentrales Facilitymanagement besser prio - risiert und umgesetzt werden. Ein zentralisiertes Facilitymanagement führt außerdem zu einer effiziente- ren Zusammenarbeit mit Hand - werkerfirmen.
In wirtschaftlich herausfordernden Zeiten ist es für den Kreisverband wichtiger denn je die finanzielle Ent - wicklung im Auge zu behalten und regelmäßig zu überprüfen. Dazu greift der Kreisverband bereits seit Jahren auf ein etabliertes Berichts - wesen zurück. Alle Führungskräfte planen einmal im Jahr Ihre Einnah - men und Ausgaben in einer rollie - renden dreijährigen Wirtschaftspla - nung. Dabei ist der Kreisverband in rund 100 Kostenstellen unter - gliedert, was es ermöglicht die Er - gebnisse einzelner Bereiche sehr genau abzugrenzen und zu beurtei - len. Monatlich wird allen Führungs - kräften eine detaillierte Gegenüber - stellung zwischen dem aktuellen Ist-Buchungsstand und Ihrer ein- gereichten Planung zur Verfügung gestellt, sodass sie hier stets auf dem Laufenden sind. Quartalsmä- ßig kommentieren die Führungs - kräfte zusätzlich bestehende Ab - weichungen zwischen Plan und Ist. Neben der Kreisgeschäftsführung werden insbesondere der aus den Reihen des Präsidiums gebildete Haushaltsausschuss unter Vorsitz des Schatzmeisters sowie der Vor- stand und das Präsidium in Gänze darüber unterrichtet. Unternehmerisches Handeln ist ohne das bewusste Eingehen von Risiken nicht möglich. Dies gilt für jedes Wirtschaftsunternehmen ebenso wie für den Kreisverband als Unternehmen der Sozialwirt-
schaft. Bereits seit 2019 setzt sich der Kreisverband mit den für ihn relevanten Risiken in strukturierter Form auseinander. Dazu wurde ein sogenanntes Risikomanagement - system etabliert. Alle Führungskräf - te erfassen in einem regelmäßigen halbjährlichen Rhythmus die für Ih - ren jeweiligen Bereich neu entstan - denen Risiken und überprüfen Ihre Einschätzung für bestehende, be - reits früher erfasste Risiken. Dabei werden Risiken klassifiziert, indem sie bestimmen Bereichen wie z.B. Personal oder Leistungserbringung zugeordnet werden. Einzelne Risi - ken werden in Ursache, das Risko an sich und dessen Auswirkung bei Eintritt untergliedert. Und es werden Abschätzungen bzgl. der sogenannten Eintrittswahrschein - lichkeit und dem bei Eintritt mit dem Risiko verbundenen Scha - densausmaß getroffen. Außerdem werden Maßnahmen definiert, um mit bestehenden Risiken umzu - gehen. Maßnahmen können dabei sein, sich Pläne zurechtzulegen wie bei Eintritt des Risikos zu re - agieren ist. Oder Maßnahmen schon heute zu ergreifen um die Wahrscheinlichkeit des Eintritts des Risikos zu reduziert. Alle Ein - gaben der Führungskräfte werden im Anschluss zu einem Gesamt - bericht zusammengefasst, der ein gutes Bild darüber gibt, was die wesentlichen Risiken für den Kreis - verband als Ganzes sind und wel - che Maßnahmen ergriffen werden.
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