Der Faktor Zeit
Die Zeit kann für einen World Café-Moderator unerbittlicher Feind oder hilfreicher Freund sein − je nachdem, wie sie genutzt wird. Sorgen Sie dafür, dass die Zeit stets auf ihrer Seite ist!
Aufbau
Ist kein früherer Aufbau möglich, müssen Sie für den Aufbau 2 Stunden vor Beginn eines World Cafés kalkulieren − das ist das absolute Minimum! Zur Unterstützung sollten zusätzliche Hilfskräfte engagiert werden. Finden an einem Tag zwei World Cafés statt, ist nach der Veranstaltung am Vormittag unbedingt genug Zeit einzuplanen, um den Raum neu herzu- richten: Die Papierbögen und Materialien auf den Tischen müssen ausgetauscht bzw. neu verteilt werden. An solchen Tagen müssen die Moderatoren besonders auf sich selbst achten: Ein gesundes Mittagessen und etwas Ruhezeit vor der zweiten Veranstaltung sind ein Muss.
Wichtig: Vor Beginn eines World Cafés sollte noch etwas Zeit verbleiben, damit die Moderatoren sich innerlich sammeln und 100 % auf ihre bevorstehenden Aufgaben konzentriert sein, wenn die ersten Teilnehmer eintreffen. Die Aufbau- zeit daher nicht bis auf die letzte Minute verplanen! Hotel- oder Konferenzräume sind oft schon am Vorabend dafür zugänglich; die Anlieferungen können dann am Nachmittag vor der Veranstaltung erfolgen (oder früher). Findet ein World Café am Nachmittag statt, können diese Tätigkeiten am Vormittag durchgeführt werden. Planen Sie unbedingt genügend Zeit für die Herrichtung des Raums und den Aufbau der technischen Anlagen ein. Es gibt eine Menge zu tun und manches dauert oft länger als man denkt. Es empfiehlt sich aus Erfahrung, diese Aufbautätigkeiten am Tag (oder am Abend) vor dem World Café zu erledigen.
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