224. Afklaring af fremtidig arkivstruktur
Sagsbeh.: Gitte Nonbo
Sagsnr.: 24760
Sagsfremstilling Næstved Kommune har pr. 1. januar 2007 ansvar for Fladså, Fuglebjerg, Holmegaard, Næstved og Suså kommuners arkiver, såvel i papir som i elektronisk form. Der er en stor oprydnings-, koordinerings-, arkiverings- og registreringsopgave vedr. sammenlægningskommunernes arkiver, såvel papir som elektroniske. Samtidig er det vigtigt, at de mest basale arkivspørgsmål kommer på plads bl.a.:
Ny arkivinstruks
Bevaringsplan for Næstved Kommune, herunder strategi for bevaring af e-arkivalier samt anmeldelsesprocedure Rådgivning omkring oprydning og flytning af Teknik og Miljø Forvaltningens meget store arkiver Planlægning og igangsætning af periodeskift og arkiveringsversioner af eDoc samt fagsystemer Kortlægning, indsamling og arkivering af de eksterne virksomheders arkivalier Etablering af en brugervenlig udlånsprocedure af kommunens arkiver til forvaltninger og borgere
Den kommunale arkivverden står i fremtiden over for meget store udfordringer. Arkivdannelsen vil fortrinsvis være elektronisk, og dette vil sætte helt nye rammer for udviklingen indenfor arkivområdet både retligt, økonomisk og teknologisk.
Udgifterne til fremstilling af systemuafhængige arkiveringsversioner skal under alle omstændigheder afholdes af kommunen. Spørgsmålet er, om Statens Arkiver fremover skal betales for at opbevare og vedligeholde Næstved Kommunes elektroniske arkivalier eller kommunen selv tilstræber at være med til at styre udviklingen, hvilket ud over forventede økonomiske fordele, giver mulighed for en langt mere smidig sagsbehandling. Statens Arkiver servicerer primært den statslige forvaltning, ikke den kommunale. De arkivmæssige konsekvenser af kommunesammenlægningen indebærer, at der skal tages stilling til de eksisterende arkivers fremtid samt den fremtidige arkivdannelse fra 2007. Der bør afklares en langsigtet løsning for arkivområdet, som tager stilling til: 1. Kommunens retlige forpligtelser iht. arkivlovgivningen 2. Økonomi 3. De lokalhistoriske arkivers placering 4. IT ressourcer i forbindelse med fremtidens e-arkivering Næstved Kommune har følgende muligheder vedr. sammenlægningskommunernes arkiver: 1. Opbevare og administrere papirarkiverne selv og aflevere de elektroniske data omfattet af persondataloven til et offentligt arkiv. Det skal bemærkes, at elektroniske data der ikke er omfattet af persondataloven, men som skal bevares iht. bevaringsbekendtgørelsen, kan bevares enten i kommunens regi eller afleveres til et offentligt arkiv. 2. Aflevere både papirarkiver op til ca. 1990 samt elektroniske arkivalier til Statens Arkiver, begge mod vederlag. Papirarkivalier fra 1990-2006 kan løbende afleveres, når de bliver gamle nok, typisk hver 5 år. 3. Oprette et kommunalt § 7 arkiv, der modtager både papir og elektroniske arkivalier. Et § 7 arkiv kan tillige omfatte de lokalhistoriske samlinger.
Byrådet 25.06.2007
489
Made with FlippingBook - Online magazine maker