Et kommunalt § 7 arkivs vigtigste opgave er at varetage professionaliseringen af arkivområdet, således at myndigheden fremover kan leve op til lovgivningens forpligtelser og rumme servicering og formidling af både den papirmæssige og den elektroniske lokale kulturarv. Udover denne kerneopgave kunne et kommunalt § 7 arkiv med tiden udbygges med tiltag rettet mod kommunens mindste borgere i form af en skoletjeneste evt. i samarbejde med museum og bibliotek.
I lighed med en lignende ordning på Frederiksberg Stadsarkiv, ville et kommunalt § 7 arkiv kunne fungere som praktiksted for historiestuderende fra fx Roskilde Universitetscenter.
I Vejle varetager det kommunale § 7 arkiv lokalhistoriske konsulentopgaver i samarbejde med landdistriktskonsulenten, således at den lokalt forankrede kulturarv bevares og udbygges i landdistrikterne.
Kommunernes Landsforening, Stads- og KommuneArkiverne samt Museumsfagrådet for Region Sjælland Syd anbefaler, at kommunerne opretter § 7 arkiver.
Retlige forpligtelser Uanset hvilken arkivløsning kommunen vælger, pålægger arkivlovgivningen myndighederne at drage omsorg for, at arkivmæssige hensyn varetages, herunder at arkivalier opbevares på betryggende måde samt at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium opbevares således, at de kan afleveres til et offentligt arkiv (arkivlovens § 8). Arkivlovens § 21, stk. 1, 1. pkt. fastsætter, at myndighederne skal aflevere elektroniske data omfattet af Persondataloven til et offentligt arkiv, dvs. enten til Statens Arkiver (mod vederlag) eller en kommunal arkivinstitution (et kommunalt § 7 arkiv). Data i esdh-systemer bevares iht. gældende Bevaringsbekendtgørelse komplet. Senest på det tidspunkt, hvor data skal slettes, udarbejdes en systemuafhængig arkiveringsversion, der afleveres til et offentligt arkiv (Statens Arkiver eller § 7 arkiv).
Elektroniske data, der ikke er omfattet af persondataloven, kan kommunen opbevare selv, eller disse kan afleveres til et offentligt arkiv.
Papir-arkivalier kan kommunen opbevare selv, aflevere til et § 7-arkiv eller til Statens Arkiver (mod vederlag).
En kommune har ikke pligt til at oprette et arkiv, men har stadig en række forpligtelser mht. kommunens arkivalier jf. ovenstående. Udgifterne til arkiveringsversioner af de elektroniske data skal afholdes af kommunen uanset hvilket arkiv, der skal modtage e-arkivalierne. Hvis myndigheden vælger at opbevare de kommunale arkivalier, der ikke skal afleveres til offentligt arkiv i henhold til Persondataloven, er den kommunale forvaltning pligtig til at varetage arkivmæssige hensyn både for administrative og historiske arkiver. Desuden påhviler det kommunen at stille arkivalier, der er over 20 år gamle, til rådighed for offentlighedens benyttelse, jf. Arkivlovens § 22, stk. 2.
En kommune må ikke, som alternativ til kassation, aflevere arkivalier til andre, fx et lokalhistorisk arkiv eller museum.
Byrådet 25.06.2007
490
Made with FlippingBook - Online magazine maker