Oprettelse af kommunale arkiver (§ 7-arkiv) Vælger en kommune at oprette et kommunalt arkiv, kan dette gøres alene eller for flere kommuner. I sidste tilfælde vil oprettelsen skulle godkendes efter Styrelseslovens § 60. En kommune kan ifølge arkivlovens § 7 oprette arkiver med følgende formål: At sikre bevaring af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig retlig eller administrativ betydning for borgere og myndigheder. At sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier. At stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål. At vejlede borgere og myndigheder i benyttelsen af arkivalier. Det skal sikres, at det kommunale arkiv kan varetage de formål, som fremgår af arkivlovens § 7. Der skal således tages stilling til følgende: Arkivets organisatoriske placering. Arkivet kompetence og forpligtelser i forhold til forvaltningen. Kravene til lederens uddannelse og forudsætninger. Sikring af, hvordan arkivalierne bliver bevaret. Borgernes adgang til benyttelse af arkivalierne, herunder administrationen af arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser mv. Reglerne forudsætter, at det offentlige arkiv råder over lokaler og andre tekniske faciliteter, der gør det muligt at stille arkivalier til rådighed. Et offentligt arkiv kan således ikke begrænses til en blot opbevaringsfunktion. For at møde de elektroniske udfordringer er det påkrævende at oparbejde den nødvendige tekniske kompetence, hvilket kan være svært at erhverve for de enkelte kommuner på egen hånd. I Næstved Kommune er der ikke tilstrækkelige it-arkivmæssige ressourcer til rådighed p.t., men kommunen har mulighed for at blive en del af ”Netværket Elektronisk Arkivering” (NEA), der er et samarbejde mellem Københavns Stadsarkiv og en række kommunale arkiver i hovedstadsområdet. Dette forudsætter dog, at kommunen etablerer et kommunalt § 7 arkiv. NEA kan være behjælpelig med at opfylde myndighedens behov for e-arkivering og efterfølgende adgang til data. Desuden opbygges en fælles kommunal it-kompetence, som alle medlemskommuner kan trække på. En væsentlig del af samarbejdet i NEA handler en at udvikle og videregive den fornødne ekspertise, så de ansvarlige arkivarer i de enkelte medlemskommuner på sigt får mulighed for at løfte opgaven lokalt. Økonomi: Fællessekretariatet vurderer, at et kommunalt § 7 arkiv vil kunne etableres med de eksisterende ressourcer forudsat at den tidsbegrænsede arkivarstilling gøres permanent, og at arkivfunktionens ressourcer udbygges i takt med opgavernes udvikling.
Det forudsætter endvidere at der bevilges penge til at indgå i ”Netværket Elektronisk Arkiverin g” (NEA) fra 1. september 2007.
Medlemsbidrag til NEA udgør 49.980 kr. og dækker alle grundydelser. Særydelser kan tilkøbes efter behov. Fællessekretariatet vurderer, at der vil være behov for disse tilkøb i oprydnings- og etableringsfasen af e-arkiveringen.
De lokalhistoriske samlinger modtager i øjeblikket kommunal støtte, der muliggør finansiering af 2 fuldtidsstillinger (en arkivar og en kontormedarbejder). I modsætning til de kommunale arkivalier, er de lokalhistoriske samlinger ikke undergivet lovgivning. Men et kommunalt § 7 arkiv kan rumme både lokalhistoriske og kommunale arkivalier.
Byrådet 25.06.2007
491
Made with FlippingBook - Online magazine maker