Direktionen og Forvaltningerne har iværksat initiativer og vil udarbejde konkrete planer for nedbringelsen af sagsbunkerne. Borgerne må dog fortsat forvente længere sagsbehandlingstider. 3) Der er en række problemstillinger omkring anvendelsen af og funktionaliteten i det nye telefonsystem. IT-centrets igangsætter en besøgsrunde til de afdelinger/kontorer, som har problemer med anvendelsen af systemet. 4) Meldinger fra organisationen peger på, at det nye elektroniske dokumenthåndteringssystem Edoc ikke fungerer eller anvendes optimalt, hvilket er en ulempe i forbindelse med borgerbetjeningen. Endvidere nævnes langsommeligheden i Edoc, som en af grundene til manglende overholdes sagsbehandlingstider på enkelte områder.
Der igangsættes et projekt omkring udnyttelsen af eDoc i de enkelte afdelinger ultimo april/primo maj 2007.
5) Generelt er der for flere af de nye IT-systemer indkøringsvanskeligheder, da det kræver tid at sætte sig ind i de nye systemers funktionaliteter etc.
Direktionen og de enkelte forvaltningsledelser følger problemstillingerne tæt. Der er taget initiativer til at imødekomme de beskrevne problemstillinger, men direktionen er af den opfattelse, at der er behov for at iværksætte flere initiativer på baggrund af den opdaterede risikoanalysen. Der arbejdes derfor for, at: funktionsperioden for HR-hotline forlænges, så den løber resten af 2007. der etableres en task force af ledere og medarbejdere med viden om arbejdsmiljø, organisation, HR og personaleforhold. Task forcen skal analysere problemstillinger i afdelinger/kontorer, hvor der f.eks. er lange vente- og sagsbehandlingstider, et højt sygefravær eller mange opsigelser. der via kommunikationsafdelingen sikres, at borgere er vel informeret om længere sagsbehandlingstider og ventelister osv.
Økonomi Initiativer afholdes inden for budgettet.
Politisk behandling Økonomiudvalget og Byrådet
Sagens bilag Statusnotat for risikoanalysen i forbindelse med åbningen af den nye kommune pr. 16. april 2007
Indstilling Direktionen indstiller, at
Risikoanalysen tages til efterretning
Direktionen fremlægger inden sommerferien en nærmere redegørelse for omfanget af sagspuklerne og ventetider samt en plan for nedbringelse af sagspuklerne.
Beslutning Udvalg for Økonomi, Personale og overordnet Planlægning, 07.05.2007 Kurt Petersen var fraværende. Til efterretning.
Byrådet 14.05.2007
354
Made with FlippingBook - Online magazine maker