Åbent referat for Byrådet
Mødedato 25.03.2014
Tid 18:30
Sted Byrådssalen, Teatergade 8
Medlemmer Anette Brix (C) Birgit Lund Terp (A) Carsten Rasmussen (A) Cathrine Riegels Gudbergsen (V) Daniel Tarby Lillerøi (A)
Dusan Jovanovic (A) Elmer Jacobsen (V) Githa Lone Nelander (O) Gunver Birgitte Nielsen (C) Hanne Sørensen (A) Helge Adam Møller (C) Helle Jessen (A)
Jette Leth Buhl (F) John Lauritzen (A) Jørgen Christiansen (A) Karsten Nonbo (V) Kirsten Devantier (V) Lars Hoppe Søe (B) Linda Frederiksen (A) Marianne Olsen (A) Mette Stine Stensgaard-Christensen (A) Michael Peter Perch Nielsen (A)
Næstved Kommune Rådhuset, Teatergade 8 4700 Næstved
Niels D. Kelberg (O) Niels Jacob True (V) Otto V. Poulsen (V) Per Sørensen (A) Søren Dysted (A) Søren Revsbæk (V)
Telefon 5588 5588
naestved@naestved.dk www.naestved.dk
Thomas Jerry Palmskov (O) Thor Temte (Ø) Troels Larsen (V)
Fraværende Kirsten Devantier Githa Lone Nelander Thor Temte
Gæster
Byrådet 25.03.2014
2
Indholdsfortegnelse:
Punkter på åben dagsorden: 115. Godkendelse af dagsorden...................................................... 190
116. Direktørstilling ....................................................................... 191
117. Styrelsesvedtægt for folkeskoler i Næstved Kommune........... 194
118. Udkast til Strategi for konkurrenceudsættelse og kommunale
samarbejder ................................................................................... 198
119. Budgetanalyse LEAN............................................................... 201
120. Foreløbigt overordnet regnskab for 2013 ............................... 204
121. Overførsel af uforbrugte rådighedsbeløb til anlæg fra 2013 til
2014 ............................................................................................... 206
122. Selvforvaltningsoverførsler fra 2013 til 2014 ......................... 208
123. Driftsoverførsler fra 2013 til 2014.......................................... 211
124. Politikområde 13 Kultur og Fritid - drøftelse af anlægsbudget
2014 ............................................................................................... 214
125. Politisk udpegede ikke-byådsmedlemmers vederlæggelse ..... 217
Punkter på lukket dagsorden:
Byrådet 25.03.2014
189
115. Godkendelse af dagsorden
Godkendelse af dagsorden
Beslutning Byrådet, 25.03.2014 Kirsten Devantier, Githa Nelander og Thor Temte var fraværende. Godkendt.
Tilbage til toppen
Byrådet 25.03.2014
190
116. Direktørstilling
Sagsbeh.: Poul Erik Sehested Kristensen
Sagsnr.: 2014-12585
Resumé Poul Kold fratræder sin stilling for at gå på pension med udgangen af maj måned 2014. Der skal tages stilling til den fremtidige direktionsmodel, herunder rammerne for direktørbetjening af teknik- og miljøområdet. Sagsfremstilling Vicekommunaldirektør Poul Kold har efter eget ønske valgt at fratræde sin direktørstilling for at gå på pension med udgangen af maj måned 2014. Med fratrædelsen skal der generelt tages stilling til den fremtidige direktionsmodel, herunder antallet af direktører, opgavefordelinger mellem direktører, forventninger til politisk betjening fra direktionen m.v., og der skal konkret tages stilling til betjeningen af teknik- og miljøområdet, herunder erhvervsservice. Poul Kolds ønske om at fratræde falder tidsmæssigt sammen med evalueringen af den administrative organisering. Konsulentfirmaet Genitor afleverer i begyndelsen af april måned 2014 sine anbefalinger, som efterfølgende bliver forelagt til politisk behandling og beslutning.
Der er flere handlemuligheder for Økonomiudvalget:
1. Økonomiudvalget kan beslutte at iværksætte proces med rekruttering af en ny direktør. Med valg af eventuel konsulentbistand, beskrivelse af job- og kravprofil, annoncering, samtaleforløb, test, indhentelse af referencer m.v., kunne det medføre, at en ny direktør kunne tiltræde omkring 1. august/1. september 2014. 2. Økonomiudvalget kan afvente behandlingen af anbefalinger fra konsulentfirmaet Genitor. Hvis Økonomiudvalget i forbindelse med behandlingen beslutter at opslå en direktørstilling, vil det indebære samme processer, som er beskrevet i punkt 1, men alt efter beslutningstidspunkt vil det kunne rykke muligt tiltrædelsestidspunkt til 1. november 2014 (hvis endelig beslutning bliver senere end 15. maj). 3. Økonomiudvalget kan beslutte, at direktionen reduceres fra 5 til 4 direktionsmedlemmer. Det vil indebære, at der skal ske en omfordeling af funktioner og ansvar i direktionen. En formel aftale om ændret funktions- og ansvarsfordeling kan være på plads til 1. juni 2014. Fordelene ved model 1 vil blandt andet være, at der bliver en meget kort periode med usikkerhed om direktionsmodel og model for betjening af centrale politikområdet som teknik, miljø, planlægning, erhvervsservice m.v. Der kan således tilføres både generelle direktørkompetencer og kompetencer særligt indenfor byplanlægning og -udvikling, myndighedsbehandling, og styring af større anlægsprojekter. Ulempen er, at det ikke bliver muligt at inddrage anbefalinger fra evalueringsrapporten om den administrative organisation fra Genitor. Fordelene ved model 2 vil blandt andet være, at der kan fremkomme anbefalinger fra konsulentfirmaet, som vedrører den strategiske ledelsesstruktur, direktionsmodel, model for fordeling af ansvarsområder, administrativ styringsmodel m.v., som man vil tage politisk stilling til, før eventuelt stillingsopslag. En ulempe er den længere periode med usikkerhed om direktion og politikerbetjening på vigtige politiske områder.
Byrådet 25.03.2014
191
Fordelene ved model 3 vil blandt andet være, at der hurtigt sker afklaring af direktionens størrelse og sammensætning, og at funktions- og ansvarsfordeling hurtigt kan være på plads. Der vil samtidig være et politisk signal om, at der også løbende ses på ressourceanvendelsen på de højeste administrative chefposter, når den øvrige organisation gennemfører budgetreguleringer. Ulempen er, at der kunne være anbefalinger i konsulentrapporten om den administrative organisation, som er vigtige. En ulempe i forhold til opslag er, at der ved ekstern rekruttering af en ny direktør kunne fokuseres på mulighed for at tilføre både generelle direktørkompetencer og specielle kompetencer på områder som teknik, miljø, plan, erhvervsservice m.v. Økonomipåtegning Center for Økonomi og Analyse oplyser, at vicekommunaldirektørstillingen koster ca. 1,4 mio. kr. om året. Lovgrundlag Det centrale grundlag er Aftale for chefer. Der er mulighed for ansættelse af tjenestemænd, og så gælder Tjenestemandsregulativet som ramme.
Ved ansættelse kan der ske varig ansættelse – eventuelt på kontrakt.
Formelt gælder også muligheden for ansættelse på åremål, men det har tidligere været tilkendegivet, at der foretrækkes kontraktansættelse ved ansættelse af direktører.
Påtegning om personalemæssige konsekvenser Hvis det besluttes at opslå en direktørstilling, er der en aftalt procedure for ansættelse. Denne procedure er ændret, således at der for direktørstillinger ikke er krav om paritetisk sammensætning m.v., men nødvendigvis tages udgangspunkt i ansvar og relationer i forhold til det politiske system, relationer og ansvar i den strategiske ledelse m.v. Retningslinjen for ansættelse har en konkret formulering om, at MED- Hovedudvalget udpeger en repræsentant til ansættelsesudvalget.
Politisk behandling Økonomiudvalget Byrådet (Ansættelseskompetence for direktørstillinger)
Indstilling Administrationen indstiller, at der besluttes enten:
1. At iværksætte rekruttering af en ny direktør med tiltrædelse 1. juni 2. At endelig beslutning afventer evalueringsrapporten om centermodellen 3. At direktionen reduceres fra 5 til 4 direktører
Beslutning Økonomiudvalget, 17.03.2014 Ad 3: Anbefales.
Byrådet, 25.03.2014 Kirsten Devantier, Githa Nelander og Thor Temte var fraværende. Godkendt.
Centrene fordeles med følgende referencedirektør: Center for Miljø og Natur, Center for Trafik, Center for Ejendomme og Center for Plan og Erhverv: Direktør Bettina Høst Poulsen.
Byrådet 25.03.2014
192
Center for Strategi og Innovation: Kommunaldirektør Tomas Therkildsen.
Referencedirektør for 17.4-udvalget: Direktør Per B. Christensen.
Tilbage til toppen
Byrådet 25.03.2014
193
117. Styrelsesvedtægt for folkeskoler i Næstved Kommune
Sagsbeh.: Annemette Smedegaard
Sagsnr.: 2011-16837
Sagsfremstilling På baggrund af ændringer i Folkeskoleloven vedtaget den 20. december 2013 er der behov for, at kommunens styrelsesvedtægt for folkeskolerne ajourføres. Folkeskoleloven er ændret i forhold til skolebestyrelsens sammensætning, og rammerne for valg af skolebestyrelserne er ændret således, at det i højere grad er den enkelte kommune, der beslutter, hvordan valgprocedurerne er. Derudover er bestemmelserne om etablering af pædagogisk råd på skolerne fjernet. I forhold til skolebestyrelsens sammensætning er der nu krav om, at hvis skolen har undervisning på flere afdelinger, skal der vælges mindst 1 forældrerepræsentant for hver afdeling. Det samme gør sig gældende i forhold til de to elevrepræsentanter. Ligesom tidligere skal der være et flertal af forældrevalgte medlemmer og mindst 7. Derudover kan det besluttes, at udvide skolebestyrelsen med op til to pladser med repræsentanter fra det lokale erhvervsliv, lokale ungdomsuddannelser eller lokale foreninger. Administrationen har i forslaget til styrelsesvedtægt lagt op til, at det er skolebestyrelsen, der træffer beslutningen. Vedrørende valg til skolebestyrelsen og valgproceduren er det nu den enkelte kommune, der fastlægger det. Administrationen har i styrelsesvedtægten lagt op til, at valg og procedure følger den tidligere procedure dog således, at valget foregår elektronisk, og tidsplanen er strammet op. Styrelsesvedtægten har været sendt i 4 ugers høring hos skolerne, klubberne, lokalrådene og organisationerne. Administrationen valgte også at sende bilagene med i høring med henblik på at kvalificere dem. Der er indkommet 27 høringssvar. Høringssvarene favner bredt men specielt to ting er gennemgående. Dels tilkendegiver 8 høringssvar fra skolernes MED-Virksomhedsudvalg og organisationerne, at fjernelsen af pædagogisk råd som rådgivende organ for skolelederen er bekymrende for samarbejdet om skolens pædagogiske udvikling. Administrationen har stor tillid til, at skolelederne fortsat vil organisere samarbejdet om pædagogisk udvikling på skolerne på den mest hensigtsmæssige måde for den enkelte skole. Dels påpeger 7 høringssvar, at konfirmandundervisningen bør ligge uden for skolernes almindelige undervisningstid, da eleverne på 7. klassetrin med folkeskolereformen skal have 35 timers undervisning om ugen. Som det fremgår af bilaget, har administrationen indgået en aftale med provsterne om, hvordan samarbejdet om konfirmandforberedelsen skal foregå. Aftalen gælder til foråret 2015. Vedrørende sammensætningen af skolebestyrelsen udtrykker MED-Områdeudvalg bekymring i forhold til, hvis skolebestyrelsen udvides med to repræsentanter fra det lokale erhvervsliv, lokale ungdomsuddannelser eller lokale foreninger. Sker dette vil disse være lige så stærkt repræsenteret i bestyrelsen som medarbejderne.
Byrådet 25.03.2014
194
Vedrørende frit skolevalg gør Holsted Skole opmærksom på, at der stadig er mange tilflyttere til deres skoledistrikt. Derfor ønsker skolen at bibeholde særreglen om, at der ikke optages elever, der er bosiddende uden for skoledistriktet, hvis der i forvejen er 22 elever i klassen. Administrationen kan oplyse, at Holsted Skoles elevtal den 5/9 2012 var på 665 elever, den 5/9 2013 var der 702 elever og den 20/2 2014 var tallet 723. Skolebestyrelsen på Lundebakkeskolen og Holme-Olstrup & Toksværd Lokalråd kræver i deres høringssvar, at nedenstående afsnit i bilag 3 ændres til, at det er skolebestyrelsen og ikke skolelederen, der træffer beslutningen. "På skoler med afdelinger på selvstændige matrikler oprettes klasser ud fra skolebestyrelsens principper for oprettelse af klasser. Skolelederen kan således under iagttagelse af principperne beslutte, at fx indskolingen samles på den ene afdeling."
De begrunder kravet med, at placeringen af indskolingen erfaringsmæssigt har stor indflydelse på forældre, foreningsliv, borgere, lokale interessenter, lærere og elever.
Administrationen anbefaler, at afsnittet ikke ændres, da skolelederen skal træffe beslutningen ud fra skolebestyrelsens principper og i øvrigt drive skolen inden for de rammer - også økonomiske, som Næstved Kommune stiller til rådighed. Endvidere er der forslag til at § 24 stk. 2 ændres til: ” En planlægningsgruppe bestående af repræsentanter for det politiske fagudvalg og skolebestyrelserne fastlægger formål og rammer for møderne i Fælles Rådgivende Organ i samarbejde. ”
Administrationen kan anbefale ændringen, da den svarer til, hvordan det reelt foregår. Dog med den tilføjelse, at Center for Uddannelse indgår i planlægningsgruppen.
Derudover anbefaler administrationen på baggrund af en forældrehenvendelse, at skoledistriktsgrænsen mellem Holmegaardskolen og Lundebakkeskolen ændres, så Holmegaardsvej nr. 84 og 86 flyttes til Holmegaardskolens distrikt. De to pågældende huse har en afstand på ca. 900 meter til Holmegaardskolen men 4 km til Lundebakkeskolen.
Endelig bør styrelsesvedtægtens § 3 stk. 1 tilføjes et punkt 11, som beskriver, hvordan en forældrerepræsentant kan udtræde af skolebestyrelsen.
Økonomipåtegning Center for Økonomi og Analyse har ikke bemærkning til ændring af styrelsesvedtægten for folkeskoler.
Lovgrundlag Folkeskoleloven
Politisk behandling Børne- og Skoleudvalget den 3. marts 2014 Økonomiudvalget den 17. marts 2014 Byrådet den 25. marts 2014
Sagens bilag Styrelsesvedtægt for folkeskoler i Næstved Kommune
Byrådet 25.03.2014
195
Bilag til Styrelsesvedtægt for folkeskoler i Næstved Kommune Høringssvarene
Indstilling Administrationen indstiller: 1. at der til skolebestyrelsen vælges 7 forældre, 2 medarbejdere og 2 elever. Hvis skolen har undervisning på flere afdelinger, skal der vælges mindst 1 forældrerepræsentant for hver afdeling. Det samme gør sig gældende i forhold til de to elevrepræsentanter. 2. at den enkelte skolebestyrelse ved konstitueringen beslutter, om skolebestyrelsen skal udvides med op til to pladser med repræsentanter fra det lokale erhvervsliv, lokale ungdomsuddannelser eller lokale foreninger. 3. at selv om pædagogisk råd er fjernet, er der tillid til, at skolelederne fortsat vil organisere samarbejdet om pædagogisk udvikling på skolerne på den mest hensigtsmæssige måde for den enkelte skole. 4. at udvalget beslutter, om Holsted Skole fortsat kan bibeholde særreglen om, at der ikke optages elever, der er bosiddende uden for skoledistriktet, hvis der i forvejen er 22 elever i klassen. 5. at følgende afsnit i bilag 3 ikke ændres: "På skoler med afdelinger på selvstændige matrikler oprettes klasser ud fra skolebestyrelsens principper for oprettelse af klasser. Skolelederen kan således under iagttagelse af principperne beslutte, at fx indskolingen samles på den ene afdeling." 6. at § 24 stk. 2 ændres til: ” En planlægningsgruppe bestående af repræsentanter for det politiske fagudvalg og skolebestyrelserne fastlægger formål og rammer for møderne Fælles Rådgivende Organ i samarbejde med Center for Uddannelse. ” 7. at skoledistriktsgrænsen mellem Holmegaardskolen og Lundebakkeskolen ændres, så Holmegaardsvej nr. 84 og 86 flyttes til Holmegaardskolens distrikt. 8. at § 3 stk. 1 tilføjes et punkt 11 som lyder:” En forældrerepræsentant kan udtræde af skolebestyrelsen, når forældrerepræsentanten har meddelt Børne- og Skoleudvalget og skolebestyrelsen skriftligt om sin udtræden og har modtaget en bekræftelse på sin udtræden fra Børne- og Skoleudvalget. 9. at styrelsesvedtægten i øvrigt godkendes.
Beslutning Børne- og Skoleudvalget, 03.03.2014 Lars Hoppe Søe og Marianne Olsen var fraværende.
Ad 1: Anbefales. Ad 2: Anbefales. Ad 3: Den enkelte skoleleder skal sikre, at der i passende omfang afholdes møder for alle skolens medarbejdere, hvor den pædagogiske udvikling drøftes. Ad 4: Det anbefales, at særreglen for Holsted Skole, om at der ikke optages elever, der er bosiddende uden for skoledistriktet, hvis der i forvejen er 22 elever i klassen, fjernes. Ad 5: Anbefales. Ad 6: Anbefales. Ad 7: Anbefales. Ad 8: Anbefales. Ad 9: Anbefales. Niels True ønsker tilført, at ressourcer i højere grad tildeles efter antal klasser frem for antal elever.
Økonomiudvalget, 17.03.2014 Anbefales.
Byrådet 25.03.2014
196
Byrådet, 25.03.2014 Kirsten Devantier, Githa Nelander og Thor Temte var fraværende. Ad 1-9: Godkendt. Niels True fastholder sit særstandpunkt. Bilag Bilag til styrelsesvedtægt for folkeskolerne i Næstved kommune 2014. Høringssvarene vedr. styrelsesvedtægten Styrelsesvedtægt for folkeskoler i Næstved Kommune 2014. Januar 2014 Tilbage til toppen
Byrådet 25.03.2014
197
118. Udkast til Strategi for konkurrenceudsættelse og kommunale samarbejder
Sagsbeh.: Steen Andersen
Sagsnr.: 2013-58172
Sagsfremstilling Økonomiudvalget godkendte den 9. december 2013 kommissoriet ”Strategi for konkurrenceudsættelse og kommunale samarbejder”, som er et af til de 9 analysetemaer fra budgetforlig 2014. Den 13. januar 2014 fik Økonomiudvalget det foreløbige materiale til strategien. Administrationen har efterfølgende arbejdet med et oplæg til en strategi, som indeholder en oversigt over hvilke områder, der skal undersøges yderligere med henblik på et eventuelt udbud i hvert af de 4 år i byrådsperioden. Det er områder, der findes egnede til konkurrenceudsættelse, eller hvor der med fordel kan søges øgede kommunale samarbejder. Herudover er der givet et skøn over hvilket økonomisk potentiale, der kan forventes fra konkurrenceudsættelsen. Hovedformålet med konkurrenceudsættelsesstrategien er at få tilvejebragt et øget økonomisk råderum, som skal være med til at rette op på kommunens økonomiske ubalance i de kommende år. Herudover ønskes en øget konkurrence og dermed øget effektivitet i kommunens driftsområder. Der er identificeret 11 mulige områder, der potentielt vil kunne bidrage til det økonomiske råderum, gennem konkurrenceudsættelse. De 11 områder kort beskrevet i bilaget ”Bruttoliste – områder og potentialer”. Herudover er der udfyldt et skema pr. område (dog ikke Aktivering og Beskæftigelse), hvor en mulig konkurrenceudsættelse af området er nærmere beskrevet. I forbindelse med en konkurrenceudsættelse har kommunen mulighed for selv at ”byde på opgaven” ved at udarbejde et kontrolbud, og har dermed mulig hed for at fortsat selv at løse opgaven, hvis kontrolbuddet er bedst og billigst. Byrådets vedtagelse af strategien for konkurrenceudsættelse medfører, at der indledes foranalyser af de 11 områder, der er peget på, som kan konkurrenceudsættes i løbet af de kommende 4 år. Vedtagelsen af strategien betyder derfor ikke nødvendigvis, at det ender med et egentlig udbud af områderne. Det besluttes politisk efter foranalyserne. Resultaterne af analyserne vil være eksempelvis være afgrænsning og bud på standardisering af opgaver, personalemæssige konsekvenser, markedssituationen, erfaringer fra andre kommuner, kommunens mulighed for kontrolbud, forventede økonomiske potentiale mm. Det konkrete arbejde med konkurrenceudsættelse af områderne foregår i to faser som beskrevet i strategien. Den endelige beslutning om konkurrenceudsættelse af områderne træffes først efter en yderligere analyse. Den gennemsnitlige tid for analysen forventes at være 4 – 6 måneder pr. område. Administrationen har kommet med et meget foreløbigt skøn over det økonomiske potentiale af konkurrenceudsættelse af de 11 områder. Skønnet er dels baseret på erfaringer fra andre kommuner, og dels på forskellige mere generelle rapporter og analyser mv.
Byrådet 25.03.2014
198
Det samlede potentialeskøn viser, at der er mulighed for et økonomisk råderum på op til 20 mio. kr. fra budget 2018. Skønnet er med et vist forbehold, da størrelsen af det økonomiske potentiale afhænger af mange forhold. Blandt andet markedssituationen og områdets mulighed for at standardisere ydelsen/opgaven. Strategien for konkurrenceudsættelse og kommunale samarbejder er indholdsmæssigt tæt knyttet til kommunens Indkøbs- og Udbudspolitik, som blev revideret i foråret 2013. Her beskrives de konkret forhold, der gør sig gældende, når kommunen køber varer og opgaver af private firmaer. Politikken udgør de overordnede og generelle retningslinjer for kommunen, som samlet indkøbsorganisation. Der henvises til sagen og temadrøftelsen om Indkøbs- og Udbudspolitikken på Økonomiudvalget den 17. marts 2014. Det forudsættes at hele gevinsten ved konkurrenceudsættelse tilfalder kommunekassen. Omkostningerne i forbindelse med konkurrenceudsættelsen og efterfølgende opfølgning på kontrakter mv. skal fratrækkes den samlede gevinst. Næstved Kommunes indikator for konkurrenceudsættelse (IKU) var 22,7 i 2012 (senest opgjorte tal). Landsgennemsnittet lå på 25,2 i 2012. Næstved Kommune skal konkurrenceudsætte for ca. 100 mio. kr. mere, hvis kommunesn IKU skal op på landsgennemsnittet. Økonomipåtegning Center for Økonomi og Analyse oplyser, at der ikke er indarbejdet et forventet potentiale af arbejdet med konkurrenceudsættelse i budget 2015-18. Det forventes indarbejdet i forbindelse med den kommende budgetlægning for 2015, og vil bidrage til direktionens råderumspulje, som i alt forventes at finde 30 mio. kr. i udgiftsreduktioner. Påtegning om personalemæssige konsekvenser Der vil nødvendigvis være tale om personalemæssige konsekvenser, når der ses på konkurrenceudsættelse.
Strategien tager forbehold for muligheden for at Næstved Kommune selv udarbejder kontrolbud, hvor dette er muligt.
Ved øgede kommunale samarbejder, vil der ligeledes kunne blive tale om at medarbejdere skal arbejde sammen i andre konstruktioner end de i dag kendte.
Konsekvenser for decentrale enheder/virksomheder – udtalelse fra Virksomhedspanel Det foreløbige materiale fra arbejdet med konkurrenceudsættelse behandles i HovedMED den 13. marts 2014. De relevante MED-udvalg bliver inddraget i arbejdet med foranalyserne af områderne, samt i det efterfølgende eventuelle udbud af områdets ydelser.
Politisk behandling Økonomiudvalget den 17. marts 2014. Byrådet den 25. marts 2014.
Sagens bilag Udkast til strategi for konkurrenceudsættelse og kommunale samarbejder
Bruttoliste: områder og potentialer Uddybende skema for Ældredistrikt Uddybende skema for Handicapområdet
Byrådet 25.03.2014
199
Uddybende skema for Park og Vej (grønne og sorte områder) Uddybende skema for Lønadministration Uddybende skema for Bogholderi Uddybende skema for IT Uddybende skema for Indkøb og Udbud Uddybende skema for Beredskab Uddybende skema for Hjælpemiddeldepot Uddybende skema for Børn og Unge
Indstilling Administrationen indstiller, at udkast til strategi for konkurrenceudsættelse og kommunale samarbejder drøftes og sendes videre til byrådet til godkendelse.
Beslutning Økonomiudvalget, 17.03.2014 Anbefales - med den ændring i forslaget til for-analysen, at Børn & unge flyttes til 2015, og at IT flyttes til 2017.
Enhedslisten kan gå ind for øget kommunalt samarbejde, men ikke for konkurrenceudsættelse.
Planen skal løbende evalueres (minimum 1 x årligt).
Medarbejderne fra Hoved Medudvalgets kommentarer til strategien udleveret til udvalget på mødet. Bilaget vedlægges til byrådets behandling.
Byrådet, 25.03.2014 Kirsten Devantier, Githa Nelander og Thor Temte var fraværende. Økonomiudvalgets anbefalinger godkendt.
Bilag Afrapportering Strategi for konkurrenceudsættelse og kommunale samarnbejder Kommentarer fra MED-Hovedudvalget Notat: potentialeafklaring - Lønadministration Notat: skabelon til potentialeafklaring,
Notat: skabelon til potentialeafklaring,Park og vej Notat: skabelon til potentialeafklaring, Ældredistrikt
Notat: Handicapområdet Notat: Indkøb og udbud Notat: skabelon til potentialeafklaring, IT og Digitalisering Notat: Beredskabet Notat: Bogholderi Oversigtsnotat, potentialer: udbud eller kommunale samarbejder Potentialeafklaring: Center for Børn- og Unge Tilbage til toppen
Byrådet 25.03.2014
200
119. Budgetanalyse LEAN
Sagsbeh.: Bent Norman Hummelmose
Sagsnr.: 2013-54383
Sagsfremstilling Budgetanalyse LEAN er et af de ni analysetemaer i budgetforliget for 2014. Kommissoriet for budgetanalysen blev godkendt af Økonomiudvalget på møde den 9. december 2013. Analysen skal afdække Næstved Kommunes egne erfaringer og modenhed i forhold til LEAN, samt potentialer for anvendelse af LEAN indenfor udvalgte områder af den kommunale organisation. Administrationen har kontaktet tre konsulentfirmaer, og har ud fra de indkomne tilbud indgået aftale med Implement Consulting Group om analyse og vurdering af anvendelse af Lean i Næstved Kommune. Implement Consulting Group og styregruppen har i fællesskab udpeget følgende driftsområder til analysen: Center for Dagtilbud Center for Plan og Erhverv + Center for Miljø og Natur (fokus på snitflader og koordinering mellem de to centre) Center for Arbejdsmarked Center for Børn og Unge Center for Handicap og Psykiatri Center for Kultur og Fritid + Center for IT og Digitalisering (fokus på digitale selvbetjeningsløsninger) Implement Consulting Group har gennemført analysen gennem: Indledende arbejdsmøder & interview med interne lean-konsulenter i Næstved Kommune Strukturerede fokusgruppeinterview med 35 ledere og nøglepersoner fra driftsområderne Afsluttende fælles workshop med ledere og nøglepersoner med henblik på at få kvalificeret de identificerede potentialer Næstved Kommune har gennemført en lang række arbejdsgangsanalyser og lean- projekter. Hovedparten af de disse har haft fokus på kortlægning og redesign af arbejdsgange – og har ikke haft tilstrækkeligt fokus på forankring, styringsprincipper og forbedringskultur. Budgetanalysens konklusioner: Effekten af de hidtil gennemførte lean-projekter kan generelt ikke spores i budgettet (mange af de gennemførte lean-projekter har haft fokus på kvalitet for borgerne – og ikke på de økonomiske potentialer). Analysen peger på 11 mulige lean-projekter i de 6 undersøgte driftsområder. Potentialerne er meget forskellige fra projekt til projekt. Enkelte potentialer kan opgøres i årsværk pr. år, hvor andre driftsområder ikke kan eller har svært ved at identificere et økonomisk potentiale. Nogle projekter kan umiddelbart gennemføres, mens andre kræver en større investering. Implement Consulting Group vurderer, at Næstved Kommune har et stort potentiale for lean. Implement Consulting Group anbefaler, at følgende 2 projekter udpeges og gennemføres som ”showcases”:
Byrådet 25.03.2014
201
Center for Handicap og Psykiatri har identificeret et potentiale ”Vagtplanlægning i botilbud” som er et konkret, afgrænset lean -projekt med en klar effekt (Projekt-A3 side 23 i bilaget). Center for Plan & Erhverv samt Center for Miljø & Natur har identificeret et potentiale i forhold til styrkelse af ”kombinationsssager” mellem de to centre. De estimerede effekter er både kvalitative og kvantitative (Projekt-A3 side 26 i bilaget).
Budgetanalysen kvantificerer nogle økonomiske potentialer ved indførsel af Lean, men det har ikke været muligt, at kvantificere potentialer for alle de foreslåede projekter.
Økonomipåtegning Center for Økonomi og Analyse kan oplyse, at besparelser som følge af LEAN projekter tæller med i denne tværgående pulje på 30 mio. kr. og kan derfor ikke medtages i fagudvalgenes reduktionsforslag i budgetlægningen for 2015. Vurdering af hvilket potentiale LEAN projekter i alt kan medføre i de kommende 4 budgetår, vurderes og medtages på et senere tidspunkt i budgetlægningsprocessen.
Påtegning om personalemæssige konsekvenser De personalemæssige konsekvenser vil blive præciseret i budgetprocessen.
Supplerende bemærkninger Implement Consulting Group vil fremlægge deres analyse og vurdering på mødet.
Politisk behandling Økonomiudvalget Byrådet (til orientering)
Sagens bilag Analyse af anvendelse af Lean i Næstved Kommune.
Indstilling Administrationen indstiller, 1. at LEAN-budgetanalysen godkendes 2. at projektet ”Vagtplanlægning i botilbud” i Center for Handicap og Psykiatri drøftes og igangsættes 3. at projektet ”kombinationssager” i Center for Plan & Erhverv samt Center for Miljø & Natur drøftes og igangsættes 4. at de øvrige områder opfordres til at overveje, om de foreslåede projektforslag kan gennemføres.
Beslutning Økonomiudvalget, 17.03.2014 IMPLEMENT deltog under behandling af punktet
Ad 1 - 4 godkendt, med den tilføjelse at øvrige områder opfordres til at overveje, hvordan de foreslåede projektforslag kan gennemføres. Der informeres i organisationen om projektet, med henblik på at inspirere øvrige centre til at gennemføre lignende projekter.
Byrådet, 25.03.2014 Kirsten Devantier, Githa Nelander og Thor Temte var fraværende. Økonomiudvalgets anbefalinger godkendt.
Byrådet 25.03.2014
202
Bilag Analyse af anvendelse af Lean i Næstved Kommune Analyse af anvendelse af Lean i Næstved Kommune Tilbage til toppen
Byrådet 25.03.2014
203
120. Foreløbigt overordnet regnskab for 2013
Sagsbeh.: Annette Wendt
Sagsnr.: 2013-59721
Sagsfremstilling På samme møde behandles selvforvaltningsoverførsler og driftsoverførsler fra 2013 til 2014. Overførslerne bør ses i sammenhæng med regnskabsresultat.
Det foreløbige regnskabsresultat for 2013 på driften ser således ud:
i 1.000 kr.
Korrigeret budget
Regnskab
Mer- eller mindreforbrug
Forbrugs- procent
2. Politikere
12.437 438.578
12.510 428.782
72
100,6
3. Fælles formål (administration)
-9.796
97,8
4. IT
53.274
54.144
870
101,6 107,1
5. Jord og Bygninger
638
684
45
14. Planlægning og erhverv
10.378 697.992 408.904 448.908 536.580 283.696 251.672 316.188 742.775 124.196
9.583
-796
92,3
6. Arbejdsmarked 23. Førtidspension
718.085 420.701 455.454 528.026 288.386 255.046 314.705 730.056 119.248
20.093 11.797 6.546 -8.553
102,9 102,9 101,5
7. Sundhed
8. Ældre
98,4
9. Handicappede 10. Børn og Unge 11. Dagpasning 12. Undervisning 13. Kultur og Fritid
4.690 3.374
101,7 101,3
-1.483 -12.719 -4.948 -1.308 -1.932
99,5 98,3 96,0 86,0 82,4
15. Miljø
9.345
8.037 9.038
16. Rotter og affald (forsyning)
10.969
17. Trafik og grønne områder
116.461
137.900
21.439
118,4
18. Ejendomme
4.649
4.374
-275
94,1 89,2 96,9 77,3
19. Brand og Redning 21. Ældreboliger 22. Lokaldemokrati
14.717 -41.850
13.130 -40.539
-1.586 1.311
3.541
2.736
-805
Drift i alt
4.444.048
4.470.085
26.037
100,6
Positive tal er udgifter/merudgifter og negative tal er indtægter/mindreudgifter
Oversigten viser samtlige driftsudgifter. Politikområderne 16 Rotter og affald og 21. Ældreboliger er begge brugerfinansierede områder, der skal hvile i sig selv over årene.
Der vedlægges desuden en foreløbig resultatopgørelse for 2013.
Økonomipåtegning Center for Økonomi og analyse kan oplyse at det endelige regnskab behandles i Økonomiudvalget d. 22. april og i Byrådet d. 29. april 2014.
Politisk behandling Økonomiudvalget Byrådet
Byrådet 25.03.2014
204
Sagens bilag Resultatopgørelse
Indstilling Administrationen indstiller, at det foreløbige regnskab tages til efterretning.
Beslutning Økonomiudvalget, 17.03.2014 Til efterretning.
Byrådet, 25.03.2014 Kirsten Devantier, Githa Nelander og Thor Temte var fraværende. Til efterretning.
Bilag Foreløbig resultatopgørelse 2013 Tilbage til toppen
Byrådet 25.03.2014
205
121. Overførsel af uforbrugte rådighedsbeløb til anlæg fra 2013 til 2014
Sagsbeh.: Gitte Ambus
Sagsnr.: 2014-831
Sagsfremstilling De dele af kommunens aktiviteter, som henføres til anlægsprojekter, er ofte af en sådan karakter, at de strækker sig over flere regnskabsår. Byrådet fastsætter år for år ved den årlige budgetlægning den økonomiske ramme, som skal gælde for det enkelte anlægsprojekt i det kommende budgetår. Regnskabet for 2013 er nu gjort op og viser et samlet mindreforbrug på netto 69,4 mio. kr. på anlægsområdet. Fordelt på 88,5 mio. kr. i mindre udgifter og 19,1 mio. kr. i ikke opnåede indtægter.
Det foreslås, at der af mindre forbruget overføres 85,8 mio. kr. i ikke-forbrugte rådighedsbeløb og ikke opnåede indtægter for -14,1 mio. kr., svarende til netto anlægsoverførsler på 71,7 mio. kr.
Alene 4 projekter står for 52,1 mio. kr. af overførslerne, nemlig 24,3 mio. kr. vedr. Esco, 13,5 mio. kr. vedr. renovering af Susålandets skole, 8,4 mio. kr. vedr. Ring Øst og endelig 5,9 mio. kr. vedr. byggemodning af 39 boliggrunde på Ræveagrene, som netop er påbegyndt.
Af bilaget til sagen er overførslerne opgjort på projektniveau pr. politikområde.
Tilbage står der 5 mio. kr. i ikke opnåede indtægtsforventninger og 2,7 mio. kr. i mindre udgifter på regnskabet for 2013. De manglende indtægter skyldes primært, at det faktiske salg af erhvervsjord ikke har været så stort som budgetteret, mens der har været afholdt færre udgifter til byggemodning af boligjord. Ved budgetkontrollen pr. 1. oktober 2013 var forventningen, at den samlede anlægsoverførsel til 2014 netto ville udgøre 63,1 mio. kr. – altså 8,6 mio. kr. mindre, end der nu søges overført. Forskellen skyldes hovedsagelig, at den ansøgte overførsel på undervisningsområdet nu udgør 16,5 mio. kr. mod forventet 8,1 mio. kr. ved budgetkontrollen pr. 1. oktober 2013. På andre politikområder er der dog også afvigelser, men i mindre omfang.
Til sammenligning var overførslerne fra 2012 til 2013 på netto 51,8 mio. kr.
Økonomipåtegning Center for Økonomi og Analyse oplyser, at retningslinjerne vedr. rammebevillinger er anvendt, hvilket betyder, at uforbrugte rammerådighedsbeløb ikke kan overføres til nyt år, mens merforbrug skal overføres til finansiering i nyt år.
Af det samlede overførselsbeløb på netto 71,7 mio. kr. er der automatisk låneadgang for godt 25, 4 mio. kr. (ESCO og almene boliger)
Der søges endvidere følgende anlægsbevillinger i forbindelse med behandling af denne sag:
Byrådet 25.03.2014
206
- 3 mio. kr. i udgift og 0,5 mio. kr. i indtægt til afhjælpning af PCB på Sydbyskolen. I forbindelse med budgetkontrollen pr. 1. oktober 2013 blev der fundet finansiering, men ved en fejl blev selve anlægsbevillingen ikke søgt - 340.000 kr. i udgift og 340.000 kr. i indtægt til opførelse af madpakkehus ved Fodsporet. Naturstyrelsen har indvilget i finansiering af opførelsen af ”Madpakkehuset” og beløbet er modtaget på regnskab 2013 Lovgrundlag Lov om kommunernes styrelse, hvorefter overførte rådighedsbeløb skal tillægsbevilges i det nye regnskabsår.
Politisk behandling Økonomiudvalget Byrådet
Sagens bilag Forslag til overførsel af uforbrugte rådighedsbeløb fra 2013 til 2014
Indstilling Administrationen indstiller 1. at de foreslåede anlægsoverførsler på 85.763.498 kr. i udgift og 14.090.002 kr. i indtægt, godkendes 2. at der gives en anlægsbevilling på 3 mio. kr. i udgift og 0,5 mio. kr. i indtægt til afhjælpning af PCB på Sydbyskolen 3. at der gives en anlægsbevilling på 340.000 kr. i udgift og 340.000 kr. i indtægt til opførelse af ”Madpakkehus – Fodsporet” 4. at anlægsbudgettet og forbruget i 2014 drøftes i forbindelse med budgetkontrollen pr. 1. april 2014 med henblik på, om der allerede nu skal ske en overførsel til 2015.
Beslutning Økonomiudvalget, 17.03.2014 Ad 1-4: Anbefales.
Byrådet, 25.03.2014 Kirsten Devantier, Githa Nelander og Thor Temte var fraværende. Ad 1-4: Godkendt. Bilag Overførsel af uforbrugte rådighedsbeløb fra 2013 til 2014 - pdf Tilbage til toppen
Byrådet 25.03.2014
207
122. Selvforvaltningsoverførsler fra 2013 til 2014
Sagsbeh.: Annette Wendt
Sagsnr.: 2014-9153
Sagsfremstilling Selvforvaltningsresultatet for 2013 er gjort op i henhold til ”Selvforvaltningsregler for 2013 ” . Resultatet for 2013 er et overskud på 45,6 mio. kr. Overførslen fra 2012 til 2013 var et overskud på 34,7 mio. kr. Selvforvaltningsvirksomhedernes samlede overskud er dermed forøget med 10,9 mio. kr. i løbet af 2013. Selvforvaltningsvirksomhederne har egentlig forøget overskuddet med 13,4 mio. kr., men de 2,5 mio. kr. ud af de 13,4 mio. kr. kan ikke overføres til 2014, fordi nogle virksomheder har for stort overskud. Det er især administrationen, skolerne og ældreområdet som har opsparede midler. Resultatet for de enkelte politikområder og den enkelte virksomhed fremgår af bilag 1.
Den primære årsag til virksomhedernes opsparing i 2013 er lock-out´en på skoleområdet. Skolerne har tilsammen forøget opsparingen med 18 mio. kr.
Ifølge selvforvaltningsreglerne må en virksomhed maksimalt have 3% i underskud og 3% i overskud. Begrænsningen på overførsel af overskud er indført fra 2013. Der er forskellige muligheder for at få dispensation for reglen om maksimalt 3% i overskud. Virksomheder der pr. 31.12.12 havde et større overskud end 3% har udarbejdet en handleplan til nedbringelse af overskuddet. Virksomheder, der i henhold til deres handleplan stadig ville have et overskud på mere end 3% ved udgangen af 2013 har automatisk dispensation. Med udgangen af 2013 er anlægsfonden nedlagt. Virksomheder, der ikke har kunnet anvende beløbet til anlægsformål, har ved udgangen af 2013 fået overført restbeløbet til driftsbudgettet. Virksomheder der havde penge tilbage i anlægsfonden har automatisk fået dispensation til at have overskud over 3%, svarende til det beløb, som er overflyttet fra anlægsfonden. I henhold til selvforvaltningsreglerne er der mulighed for at søge om dispensation for større overskud end 3%. Dispensation skal indsendes på forhånd og indeholde begrundelse for hvorfor der er behov for større opsparing og hvad opsparingen skal anvendes til. Ansøgning skal fremsendes senest 1.11. Dispensation gives af Center for Økonomi og analyse. 14 virksomheder har ansøgt dispensation på samlet 5.891.000 kr. Alle ansøgninger er imødekommet. 3 af virksomhederne havde ikke brug for dispensationen, idet deres faktiske overskud ved udgangen af 2013 ikke oversteg 3%. 9 virksomheder har haft et større overskud end tilladt (også når der er taget hensyn til dispensationer) og dermed ikke fået overført deres fulde overskud. Tilsammen har de 9 virksomheder fået skåret 2,5 mio. kr. af deres overskud. 3 af de virksomheder der har fået skåret en del af deres overskud havde søgt – og fået – dispensation, men havde ikke søgt tilstrækkeligt højt beløb i dispensation til at få overført det fulde beløb. De 9 virksomheder er: Risiko og arbejdsmiljø, Administrationen, Grønnebakken, Pilegården, Rumlepotten, Tromlehuset, Nøddehegnet/Volden, Skallegården og Parkering mv.
De selvforvaltningsmidler på i alt 2,5 mio. kr., som ikke bliver overført til 2014, vil i stedet forbedre resultatet på de relevante politikområder udenfor selvforvaltning. Det
Byrådet 25.03.2014
208
betyder, at såfremt der er underskud på politikområdet udenfor selvforvaltning, så reduceres det underskud. Hvis et politikområde har underskud udenfor selvforvaltning, så skal underskuddet overføres til det følgende år. 14 virksomheder har større underskud end 3%. Det drejer sig om Den Matrikelløse døgninstitution, Elverhøj, Busters Verden, Ellebæk, Himmelhøj, Hvide hus, Sandved Børnehave, Sognefogedgården, Borup Ris skolen, Herlufmagle skole, Holmegaardsskolen, Sydbyskolen, Frit Kilden og Multihuset Sydpolen. Virksomhederne skal udarbejde handleplan for nedbringelse af underskuddet. Handleplanen skal godkendes i fagudvalget i marts måned. De 4 skoler skal ikke lave handleplan nu, men først når skolernes regnskabsår afsluttes pr. 31/7-2014.
Antallet af virksomheder med for stort underskud er faldet med 4 i forhold til sidste år.
Økonomipåtegning Center for Økonomi og Analyse konstaterer, at virksomhederne samlet har sparet op i 2013. I budgetkontrollerne igennem 2013 har det været forventet at virksomhederne ville have et forbrug af deres opsparing. Et forbrug af opsparingen i 2013 ville være forventeligt, eftersom virksomheder med mere end 3% i overskud pr. 31.12.12, blev bedt om at nedbringe deres overskud. Ved budgetkontrollen pr. 1.4.13 forventedes et forbrug på 18,6 mio. kr. Ved budgetkontrollen pr. 1.7.13 forventedes et forbrug på 8,0 mio. kr. Det kraftige fald i forventning til forbrug skyldes de sparede lønkroner på skoleområdet pga. lock-outen. Ved budgetkontrollen pr. 1.10.13 forventedes et forbrug på 11 mio. kr. Regnskabsresultatet er 24 mio. kr. fra seneste budgetkontrolskøn, hvilket er en stor afvigelse. Virksomhederne skal blive bedre til at melde skøn ind. Der bliver iværksat tiltag i forbindelse med økonomistyrings-projektet som forventes at medføre en skarpere opfølgning og vurdering af årets resultat.
Politisk behandling Økonomiudvalget Byrådet
Supplerende bemærkninger Der er indkommet ansøgning om dispensation fra to virksomheder efter at regnskabet er opgjort. Ansøgningerne er ikke kommet i betragtning, idet selvforvaltningsreglerne siger, at der skal søges dispensation på forhånd. Sagens bilag Bilag 1: Oversigt over virksomhedernes resultat Bilag 2: Detaljeret oversigt over virksomhedernes resultat inkl. dispensationsbeløb Bilag 3: Oversigt over administrativt bevilgede dispensationer Indstilling Administrationen indstiller at 1. de administrativt bevilgede dispensationer godkendes 2. der overføres 45.618.558 kr. til 2014 3. der for 9 virksomheder ikke overføres 2.473.652 kr., idet de har for højt overskud i forhold til selvforvaltningsreglerne.
Byrådet 25.03.2014
209
Beslutning Økonomiudvalget, 17.03.2014 Ad 1-3: Anbefales.
Byrådet, 25.03.2014 Kirsten Devantier, Githa Nelander og Thor Temte var fraværende. Ad 1-3: Godkendt.
Bilag Bilag 1: Oversigt over virksomhedernes resultat Bilag 2: Detaljeret oversigt over virksomhedernes resultat inkl. dispensationsbeløb Bilag 3: Oversigt over administrativt bevilgede dispensationer Tilbage til toppen
Byrådet 25.03.2014
210
123. Driftsoverførsler fra 2013 til 2014
Sagsbeh.: Kiss Lundberg Larsen Corse
Sagsnr.: 2014-3209
Sagsfremstilling I forbindelse med regnskabsafslutningen 2013 er der opgjort beløb, som ønskes driftsoverført til 2014. Der er ikke automatisk overførselsadgang, da beløbene ligger uden for selvforvaltning.
Ifølge kasse- og regnskabsregulativet bilag 5.6 kan uforbrugte driftsbevillinger kun overføres til året efter, hvis der er tale om:
puljer, som er afsat til løbende, endnu ikke fastlagte projekter/udgifter
forskydning af et igangværende projekt, således at det løber over flere år
udgifter der er afholdt, men hvor regningen fra leverandøren endnu ikke er fremsendt
midler der forvaltes for andre offentlige instanser eller midler som er tildelt som tilskud til et projekt, hvor tilskuddet er gjort afhængigt af projektets gennemførelse
Ved budgetkontrollen pr. 1. april 2013 blev det besluttet, at merforbrug uden for selvforvaltning bliver overført til efterfølgende budgetår.
Af nedenstående oversigt fremgår for hvert politikområde merforbrug uden for selvforvaltning, der skal overføres til 2014 samt mindreforbrug uden for selvforvaltning, der kan overføres til 2014. Når der fremgår både merforbrug og mindreforbrug på flere politikområder, skyldes det, at der indgår eksternt finansierede projekter, hvor mindreforbrug skal overføres til næste budgetår.
De opgjorte mer- og mindreforbrug med yderligere beskrivelser fremgår pr. politikområde af vedlagte bilag.
Politikområde
Merforbrug, der skal overføres
Mindreforbrug, der kan overføres
02 Politikere
72.266 kr.
0 kr.
03 Fælles formål
4.861.296 kr. 1.099.568 kr.
3.365.849 kr. 229.785 kr.
04 IT
05 Jord og bygninger 06 Arbejdsmarked
45.182 kr. 87.727 kr.
0 kr.
1.885.575 kr. 84.828 kr. 576.811 kr. 2.803.878 kr. 1.540.053 kr. 870.473 kr. 4.537.474 kr. 2.653.491 kr. 300.687 kr. 1.256.237 kr. 537.861 kr.
07 Sundhed
0 kr.
08 Ældre
2.159.976 kr. 8.933.437 kr. 5.756.621 kr. 2.956.662 kr. 1.088.944 kr.
09 Handicappede 10 Børn og Unge 11 Dagpasning 12 Undervisning
13 Kultur og Borgerservice 14 Planlægning og Erhverv 15 Natur, Vand og Miljø 17 Trafik og Grønne områder
23.064 kr.
0 kr. 0 kr.
22.990.005 kr.
Byrådet 25.03.2014
211
Page 1 Page 2 Page 3 Page 4 Page 5 Page 6 Page 7 Page 8 Page 9 Page 10 Page 11 Page 12 Page 13 Page 14 Page 15 Page 16 Page 17 Page 18 Page 19 Page 20 Page 21 Page 22 Page 23 Page 24 Page 25 Page 26 Page 27 Page 28 Page 29 Page 30 Page 31 Page 32Made with FlippingBook - Online magazine maker