Meetings durchführen: Lenkungsgruppen können einem formellen Prozess folgen, ähnlich dem von Ausschüssen. Dazu kann die Wahl des Vorsitzes gehören, der die Tagesordnung festlegt, aber auch die Protokollführung, das Abstimmungsverfahren sowie das Rederecht. Es kann auch auf nicht-formelle Methoden zurückgegriffen werden. Mitarbeitende von Jugendinformationsdiensten können die Lenkungsgruppe in ihren Diskussionen und Entscheidungen unterstützen. Den Stil des Meetings passen die Teilnehmenden an ihre Bedürfnisse und Präferenzen an. Nicht-formelle Methoden sind zugänglicher und führen zu einer aktiveren Beteiligung. Wenn die Gruppe jedoch ein hohes Maß an Entscheidungskompetenzen innehat, sollte sich möglicherweise an formelle Verfahren gehalten werden. Unterstützung bieten: Lenkungsgruppen benötigen kontinuierliche Unterstützung von den Mitarbeitenden der Jugendinformation: → Sie agieren als Vermittler*innen zwischen der Lenkungsgruppe und anderen Teilen des Jugendinformationsdienstes → Sie bereiten Informationen und Themen für die Diskussionen vor → Sie bieten Qualifizierungseinheiten an und unterstützen die einzelnen Teilnehmenden falls erforderlich auch persönlich, damit diese die notwendigen Kompetenzen für ihre neue Rolle entwickeln können → Sie koordinieren das Recruiting neuer Mitglieder und die praktischen Aspekte der Meetings Integration: Die Lenkungsgruppe sollte in die Arbeit des Jugendinformationsdienstes integriert werden. Sie sollte einen Arbeitsplan entwickeln, der auf die Entscheidungsfindung der anderen Organisationsbereiche abgestimmt ist und umgekehrt. Entscheidungsträger*innen in Jugendinformationsdiensten sollten verstehen, welchen Bezug die Arbeit der Lenkungsgruppe zu ihrer eigenen hat und wie sie mit der Gruppe zusammenarbeiten können.
Meetings organisieren
„Setzen Sie den jungen Menschen nicht zu viele Grenzen, indem Sie z. B. direkt sagen ‚Also, danach braucht ihr gar nicht zu fragen, das ist zu viel verlangt.‘ Damit meine ich natürlich nicht, dass wir unrealistisch sein sollen. Aber als Jugend haben wir die Freiheit, uns auszudrücken. Wir können alles fordern, was wir uns wünschen! Grenzt uns nicht zu stark ein. Ansonsten fühlt es sich für uns an, als würden wir von Erwachsenen kontrolliert werden. Als würden ältere Menschen uns sagen: ‚Ok, du kannst dich beteiligen, aber nur bis zu einem gewissen Grad.‘“
Maylinda, Albanien Mitglied des EYCA Youth Panel
Feedback-Mechanismen: Solche Mechanismen sind notwendig, um die Mitglieder des Lenkungsausschusses zu informieren, welche Änderungen die Organisation aufgrund der ausgesprochenen Empfehlungen umgesetzt hat. Hindernisse, die der Umsetzung bestimmter Vorschläge der Lenkungsgruppe im Wege stehen, sollten genauso klar kommuniziert werden wie die Umsetzungsdauer (s. Kapitel 2 für weitere Informationen). Die Mitglieder müssen zudem genau verstehen, wo sie Einfluss nehmen können und wo nicht. Realistische Erwartungshaltung: Junge Menschen bringen sich auf freiwilliger Basis ein. Wahrscheinlich sind sie nur begrenzt verfügbar und haben geringe praktische Erfahrungen mit der Arbeit von Lenkungsgruppen. Sie brauchen daher mehr Unterstützung und Zeit bei der Ausführung ihrer Arbeit als andere Teile des Jugendinformationsdienstes.
Wie können wir das Feedback junger Menschen einholen? Können junge Menschen die Bewertung unserer Dienste übernehmen und falls ja, wie?
„Ich glaube, dass die Bewertung von Diensten durch junge Menschen notwendig ist für den Erfolg und gleichzeitig auch eine gute Maßnahme, um sie zu erreichen. Der größte Vorteil von Tools wie Quizzizz, Crowdpurr oder Kahoot! liegt in der automatischen Datenerfassung. Häufig wird schon während einer bestimmten Initiative vergessen, Feedback einzuholen. Meiner Meinung nach ist schnelles Feedback das beste Feedback. Daher sollten Sie bei Ihren Veranstaltungen mit der Jugend in Kontakt treten und Feedback von Trainer*innen, Koordinator*innen und Freiwilligen sammeln.“
Kacper, Polen Eurodesk-Jungjournalist
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