AGIR - L’inclusion des personnes trans et non-binaires

Le guide employeur pour l’inclusion des transidentités et non-binarités au travail

Chapitre 2

• La liste pour les élections des représentants du personnel ; • La carte professionnelle (cela dépend néanmoins de l’autorité qui la délivre) ; • Le bulletin de salaire. Précision sur le bulletin de salaire : Les recommandations du Défenseur des droits préconisent de mettre le prénom d’usage sur le bulletin de salaire alors que certains éditeurs de logiciels estiment que cela peut entraîner des difficultés opérationnelles et juridiques. Quand cela est possible, nous conseillons aux employeurs de proposer aux personnes n’ayant pas encore réalisé leur changement d’état civil soit : • de faire figurer à la fois le prénom d’usage et le prénom légal de la manière suivante : « prénom d’usage dit prénom officiel » ; • de changer ou retirer la civilité. Il n’est pas possible au sein de la fonction publique de changer le prénom légal sur le bulletin de salaire. Il est possible de demander un changement de prénom en mairie sans avoir à modifier sa mention de sexe à l’état civil, ce qui permet d’actualiser plus facilement son identité au travail, et cela au-delà des possibilités d’utilisation du prénom d’usage, par exemple aussi pour le registre unique du personnel ou les bulletins de salaire. « Dans l’hypothèse où l’état civil du ou de la salarié·e n’est pas encore en adéquation avec son identité de genre, et à sa demande, nous nous engageons à l’accompagner en modifiant les éléments suivants dans les meilleurs délais : l’adresse mail professionnelle, la carte professionnelle, la civilité et le prénom de la fiche annuaire. À noter que ces quatre éléments restent exclusivement des supports internes Orange. Au

Néanmoins, L’Autre Cercle reconnaît que, pour de nombreuses organisations, la mise en œuvre de ces ajustements peut s’avérer complexe. Afin de simplifier les démarches et d’accompagner les employeurs dans l’inclusion des personnes en transition, même sans changement d’état civil, L’Autre Cercle a mené une réflexion avec l’association SDDS (Simplification et Dématérialisation des Données Sociétés) qui regroupe 42 éditeurs en matière de paie, RH et fiscalité. « Il est tout à fait possible de demander à son prestataire (éditeur de logiciel SIRH ou cabinet comptable) d’offrir la possibilité de cocher ou décocher la civilité » - Emmanuel Prévost (il), président du SDDS. L’Autre Cercle propose un accompagnement à ses employeurs signataires en les aidant à identifier des solutions adaptées ou en partageant des retours d’expérience d’autres employeurs utilisant les mêmes outils. Garantir le respect de l’identité interne (identité d’usage) Pour veiller au respect de la civilité et des souhaits de la personne dans tous les documents administratifs internes, il est possible d’offrir les options M., Mme, Mx ou permettre l’absence de civilité 4 . Il est également important de maintenir la confidentialité de l’identité de genre antérieure (en particulier dans les documents ou échanges pour lesquels cette information n’est pas nécessaire). Certains documents ne sont cependant pas modifiables avant le changement légal : • La DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales) ; • Le Registre unique du personnel ; • La déclaration aux organismes sociaux (mutuelle et prévoyance) ;

Dans ce cas, l’employeur peut prendre l’initiative de faire évoluer l’outil, d’acquérir un module supplémentaire ou de mettre en place des solutions pratiques ou manuelles. Plusieurs signataires de la Charte d’Engagement LGBT+ de L’Autre Cercle ont en effet réussi à adapter leur SIRH de diverses manières : décorréler le numéro de sécurité sociale de la civilité et/ou ajouter une case « prénom d’usage » grâce à des développements internes, en recourant à des prestataires, l’activation de fonctions avancées, ou l’achat de modules additionnels. D’autres signataires utilisent des outils inclusifs, comme AGORA (outil de gestion étudiante utilisé par de nombreuses universités publiques), ou optent pour des systèmes disposant de fonctionnalités inclusives. « Au sein de la Ville de Paris, sur demande de nos agent·es trans qui sollicitent notre procédure RH, nous modifions un certain nombre de documents administratifs avant le changement légal d’état civil. Nous modifions leur prénom et leur civilité dans notre logiciel RH. Ainsi, ces personnes peuvent avoir un bulletin de paie et une carte professionnelle avec leur prénom et civilité d’usage. Le changement dans notre logiciel impacte également la déclaration sociale nominative (DSN). Nous avons fait examiner ce point juridique par notre direction des affaires juridiques ainsi que notre bureau du droit de la fonction publique à la DRH. Nous avons également échangé avec la DILCRAH et le Défenseur des Droits. Le premier écueil que nous avons rencontré, est un contrôle de la Direction régionale des finances publiques (DRFIP) sur la paie d’une agente concernée par cette procédure. Son RIB n’avait pas le même prénom/civilité car elle ne l’avait pas fait modifier encore du côté de sa banque (et pas fait son changement de prénom à l’état civil). Cela donnait l’impression que nous payons le mari de notre agente… Après un courrier expliquant notre démarche (en suivant la recommandation du Défenseur des Droits pour réduire la transphobie), la DRFIP nous a autorisé à maintenir la paie de cette agente. » - Mélanie Duval (elle), Chargée de mission handicap et process RH chez Ville de Paris.

transidentités et de non-binarités au sein des équipes RH (formation via la mise à disposition de guides, formations spécialisées, associations expertes ou interventions de personnes concernées). Cette identité interne ou d’usage (prénom et pronom d’usage) doit pouvoir figurer sur les éléments suivants : • l’adresse e-mail ; • le trombinoscope/l’organigramme ; • le badge ; • les outils de visioconférence ; • les plannings d’équipe ; • la signalétique (identification des portes de bureaux) ; • les listes d’émargement ; • toutes les autres pièces qui n’ont pas de valeur juridique, particulièrement celles visibles par les autres collaborateur·rices et agent·es. « Chez Société Générale, nous adoptons une approche individualisée pour accompagner les personnes transgenres et non-binaires dans la modification de leurs marqueurs d’identité, en respectant leur rythme personnel. [...] Nous facilitons la mise à jour du genre de la personne en rendant l’acte administratif simple et anonyme. La personne concernée peut demander son changement de genre par une simple demande dans l’intranet, en y joignant les justificatifs demandés. Notre engagement est de pleinement comprendre et répondre aux besoins uniques de chaque personne concernée. » - Marine Robert (iel) et Thierry Mattera (il) – ERG Pride & Allies chez Société Générale. Un blocage fréquent réside dans les outils SIRH, où le numéro de sécurité sociale est souvent associé à une civilité, bien que cela n’ait pas de fondement légal. De plus, ces outils n’intègrent pas toujours une case pour le prénom d’usage, ce qui complique la gestion des identités en interne tout en continuant à produire les documents nécessitant le prénom légal, comme le contrat de travail.

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