حقيبة أدوات املستشار
الجتماعات الفعالة الدليل السريع ل
Quick Guide to Effective Meetings
إعداد الـ ( POP ): ال غرض ( Purpose )، النتائج ( Outcomes طة ( )، وا Plan :) الغرض ( Purpose ) ينبغي أن يذكر السبب عل االجتماع ضروريا. ميكنك كتابة الذي الغرض بإكمال العبارة التالية : "الغرض من االجتماع هو _________ " النتائج ( Outcomes ) توجه تركيز االجتماع ب ببيان املعلومات اليت مشاركتها يف ب االجتماع والقرارات أو األفعال اليت ا اذها. طة ( ا Plan ) هي األجندة الفعلية اليت توضح توى ومشاركات وعمليات وتوقيت قادة و االجتماع. وزع األدوار من أجل املشاركة يف ملكية االجتماع. أمثلة: مليسر ا مبوضوعية : يدير االجتماع ميسر مساعد : يقدم الدعم للميسر كاتب طوات العملية/القرارات على : يسجل ا السبورة املوثق طوات العملية، : يسجل القرارات / ا واملشاركات. مراقب العملية : التقييم املستمر/ تقييم بعد االجتماع ضابط الوقت : يراقب الوقت و يوجه تركيز جملموعة ا أخرى اجة : يكلف من قبل اجملموعة حسب ا .
أسئلة ينبغي طرحها قبل االجتماع: 1 . ما هو الغرض من االجتماع؟ 2 . ما هي النتائج املطلوبة؟ 3 . هل
از الغرض االجتماع ضروري جدا إل
والنتائج املطلوبة؟ 4 . ما هي البدائل األخرى لالجتماع؟ 5 ضر إىل االجتماع؟ ب أن . من 6 ني املدعوين؟ . ما هي الكيمياء ب 7 . ما هي خطة االجتماع؟ 8 . ما هي القضايا اليت ميكن أن تطرأ يف االجتماع بشكل غري متوقع؟
ضع القوانني األساسية لتقوم بصياغة عقد هذه مجاعيا للطريقة اليت سيتصرف بها الناس. القوانني ستبقي االجتماع مركزا. مثال: الكل يشارك دى األفكار بدال من األشخاص البدء واالنتهاء يف الوقت احملدد حوار واحد يف كل مرة السرية تقييم االجتماع
132
Made with FlippingBook Learn more on our blog