NæstvedArkiverne Arkivstrategi 2020-2025
NÆSTVEDARKIVERNE Arkivstrategi 2020-2025
INDLEDNING
NæstvedArkivernes formål er beskrevet i Arkivloven og Vedtægt for NæstvedArkiverne. Formålet med arkivstrategien er at sætte rammer, retning og principper for arbejdet med arkivering i Næstved Kommune i perioden fra 2020-2025. Arkivstrategien omfatter alle NæstvedArkivernes analoge og digitale samlinger. Det er arkivets opgave at indsamle, bevare og dokumentere den kommunale og private historie fra Næstved Kommunes område, så der også fremover vil være en historie og et kildemateriale at dykke ned i for at forstå, hvordan vores egn har udviklet og formet sig gennem tiderne. Arkivet sikrer fundamentet for den lokale historiefortælling. Arkivmaterialet skaber værdi for den kommunale administration og for borgerne, som skal have fysisk og digital adgang til det originale kildemateriale. Det kræver systematisk indsamling, sikker bevaring af arkivalierne og kvalitet i formidlingen. Arkivstrategien giver grobund for en tydelig, systematisk og sikker indsamling og bevaring af historisk materiale, og er med til at styrke arkivernes status som troværdige og kompetente bevaringssteder. Arkivet skal sikkert og effektivt kunne håndtere de voksende data- og arkivmængder og skabe det bedst mulige grundlag for genanvendelse af originale arkivdata. Strategien relaterer sig til organisationens øvrige strategier og politikker og danner fundamentet for arkivets arbejds-, digitaliserings- og bevaringsplaner. Set i lyset af de it-teknologiske muligheder, vil dokumentation af arkivaliernes autenticitet være et fokus. Foruden at bidrage til den generelle kommunale effektivisering, digitalisering og udvikling, styrker strategien arkivernes dokumentations- og informationsbevarende opgave gennem lokale og nationale samarbejder.
Udmøntningen sker gennem tre strategiske retninger, der fungerer som grundlag for arkivering i Næstved Kommune i perioden:
1. Indsamling og langtidsbevaring 2. Digital tilstedeværelse 3. Samarbejde med borgere og frivillige
Forsidefoto: Luftfoto over Næstved. Fotograf: Knud Erik Christensen, Colourbox, fotoid: 7375982
2
1. INDSAMLING OG LANGTIDSBEVARING
Digitaliseringen af samfundet sætter aftryk på arkivdannelsen. NæstvedArkiverne skal sikre indsamling og bevaring af både analoge og digitale arkivalier. Der knytter sig specifikke tiltag i forhold til arkivering, bevaring, adgang og genanvendelse til begge arkivalietyper. Indsamling og bevaring af data fra kommunale it-systemer er en kompleks opgave, der er voksende i omfang. Lige fra data skabes i den kommunale administration, afleveres til arkiv og bevares, og til senere adgang og genanvendelse af arkivdata. Arkivstrategien styrker vejledningsindsatsen, det interne samarbejde og fokuserer på arkivservice til de kommunale områder. Private digitale arkivalier fra foreninger, virksomheder, organisationer, forretninger og borgere finder ikke lige så let vej ind til arkiverne, som det er tilfældet med de analoge arkivalier. Arkivet skal gøre en indsat for at indsamle og bevare lokalt digitalt arkivmateriale af privat oprindelse, så disse historier også kan bevares og dokumenteres i fremtiden. Det kræver bevidste valg om, hvad der skal dokumenteres og indsamles fra det private område samt etablering af nye digitale løsninger.
1.1 Fokus på sikkerhed, autenticitet og langtidsbevaring
NæstvedArkiverne bevarer store digitale samlinger af kommunal og privat oprindelse, der består af både digitalt skabte og digitaliserede analoge arkivalier. Digitale arkivalier skal kunne stilles til rådighed for borgere og myndigheder på en let, sikker og effektiv måde. Arkivet skal understøtte en digital infrastruktur, der skaber sikre miljøer til langtidsbevaring af arkivalier. Der skal arbejdes målrettet med dokumentation af arkivaliernes autenticitet, IT- sikkerhed, fysisk sikkerhed, beredskabsplaner og adgangskontrol til arkivets analoge og digitale samlinger. Langtidsbevaring af digitale samlinger løses bedst gennem kommunale fællesskaber, hvor specialiserede fagkompetencer kan anvendes af fællesskabet. De analoge samlinger sikres bedst ved kontrol af ydre omgivelser, sikring mod fysisk nedbrydning, skader og tyveri samt en konkret risikovurdering af arkivaliernes lokale og nationale betydning.
1.2 Sikker og stabil drift
Den daglige drift og det solide fundament af arkivets analoge og digitale samlinger på alle arkivets lokationer er grundlaget for, at borgere og administration kan tilgå dokumentation og viden om historien. Stabil drift og et grundlæggende bevaringsmæssigt fundament er udgangspunktet for al aktivitet intent såvel som eksternt. Der skal fortsat være et kontinuerligt fokus på den daglige arkivdrift, så adgangen til historien sikres og store kommunale digitale efterslæb undgås.
3
1.3 Indsatsområder
• S TYRKE INDSAMLING OG SAMTIDSDOKUMENTATION GENNEM EN INDSAMLINGSPLAN • B IDRAGE TIL DIGITALISERING OG EFFEKTIVISERING I N ÆSTVED K OMMUNE GENNEM TVÆRGÅENDE SAMARBEJDER OM DATABESKYTTELSE , SYSTEMANVENDELSE OG INTERN ARKIVSERVICE • F OKUSERE PÅ RISIKOVURDERING , SIKKERHEDSDIGITALISERING OG LANGTIDSBEVARING AF ARKIVALIER
2. DIGITAL TILSTEDEVÆRELSE
Fremtidens arkiv vil i udstrakt grad være et digitalt arkiv. Den kommunale administration har i årevis været digital og forventer også digital betjening af historisk dokumentation. Det samme gør borgerne, som ikke nødvendigvis behøver at møde op i arkivet for at finde oplysninger, men i stedet gør brug af forskellige digitale platforme og selvbetjeningsløsninger. NæstvedArkiverne er fyldt med kilder og viden om fortiden, og alle skal have mulighed for selv at finde historierne frem og fortolke dem. Fremtidens bruger er digital, og arkivet skal fortsat tilpasse sig de behov, som det medfører. Det indebærer en nedtoning af det fysiske arkiv og kræver bred digital tilstedeværelse i stedet for.
Digitale løsninger og adgange til arkivalierne er ikke egnede til alle. Arkivet skal fortsat sikre fysisk adgang til kildemateriale til den gruppe af borgere, som ikke ønsker digital service.
2.1 Digitalisering og sikkerhed
Arkivet skal udnytte digitaliseringens mange muligheder på en let, struktureret og forklarende måde. Målet er, at NæstvedArkivernes samlinger bliver anvendelige for borgere, forskere, medier og myndigheder både lokalt og nationalt. Øget tilgængelighed gennem digitalisering af arkivets samlinger kræver, at arkivet vægter krav om sikkerhed, fortrolighed og autenticitet. Adgang til historien for børn og unge prioriteres. Arkivet skal understøtte børn og unges lyst til og muligheder for at fortolke de historiske kilder og skabe grundlag for en forståelse af, at børn og unge selv er en del af den lokale historie. Samarbejder og digitale platforme, der fremmer dette, skal opdyrkes og vedligeholdes.
2.2 Indsatsområder
• S KABE ENKLE OG SIKRE DIGITALE ADGANGE TIL ARKIVALIER FOR BORGERE OG MYNDIGHEDER • D IGITALISERE ARKIVETS ANALOGE SAMLINGER GENNEM UDARBEJDELSE AF BEVARINGS - OG DIGITALISERINGSPLANER • P RÆSENTERE KILDER OG FORTÆLLE DE LOKALE HISTORIER PÅ DIGITALE PLATFORME
4
3. SAMARBEJDE MED BORGERE OG FRIVILLIGE
Næstved Kommune er arealmæssigt den største kommune på Sjælland og har et udbygget net af aktiviteter i lokalområderne. For at understøtte lokalhistorien er der bibeholdt lokalarkiver, der varetager private arkivsamlinger i de områder, der tidligere udgjorde Fladså og Fuglebjerg kommuner. Der har altid være tilknyttet frivillige medarbejdere ved NæstvedArkiverne. De frivillige er med til at udføre mangfoldige opgaver, og de bidrager med deres lokalkendskab til bevaring af den lokale historie på mange forskellige måder. Lokalarkiverne i Fuglebjerg og Fladså står for den daglige drift med at modtage, vejlede og stille lokale arkivalier af privat oprindelse til rådighed for borgerne.
3.1. Projekter der inddrager borgerne
Borgerinddragelse er en grundtanke i Næstved Kommune, og arkivet ønsker at udvikle brugerrettede måder og metoder, så frivillige kan indgå i arbejdet med tilgængeliggørelse af de historiske kilder. Den frivillige indsats er en forudsætning for, at NæstvedArkiverne kan drive lokalafdelinger i Fladså og Fuglebjerg - og for digitaliseringen af arkivets analoge samlinger. Organiseringen og samarbejdet med arkivets frivillige formaliseres i en samarbejdsaftale, der sikrer, at frivillighedsarbejdet foregår indenfor fastlagte bestemmelser, der er i overensstemmelse med Næstved Kommunes og NæstvedArkivernes rammer. Der er mange måder at tjene historien på. Der skal være plads til, at frivillige udfører forskellige opgaver hos NæstvedArkiverne. Det kan være gennem nye frivillighedsprojekter, crowdsourcing, skanning og affotografering af analoge arkivalier og transskribering eller berigelse af metadata. For at anvende ressourcerne bedst muligt og løfte digitaliseringen af arkivets samlinger, har arkivet brug for borgernes engagement og mulighed for at bidrage aktivt til, at lokalhistorien indsamles, bevares og kommer i anvendelse. Arkivstrategien vil derfor tage sigte på udvikling af nye borgerinddragende projekter og søge at nå ud til flere historieinteresserede borgere.
3.2 Indsatsområder
• I NDDRAGE FRIVILLIGE TIL DIGITALISERINGSPROJEKTER , HERUNDER AFFOTOGRAFERING , CROWDSOURCING , BERIGELSE AF METADATA OG TRANSSKRIBERING AF ARKIVALIER • U NDERSTØTTE LOKALARKIVERNE I F UGLEBJERG OG F LADSÅ GENNEM FAGLIGE SAMARBEJDSMØDER , GODE BEVARINGSLØSNINGER OG FÆLLES DIGITALISERINGSPROJEKTER • D IGITALISERING AF ANALOGE ARKIVALIER I EN FAGLIG STRUKTURERET OG PRIORITERET RÆKKEFØLGE GENNEM UDARBEJDELSE AF EN DIGITALISERINGSPLAN
Godkendt november 2020.
5
Page 1 Page 2 Page 3 Page 4 Page 5Made with FlippingBook - Online magazine maker