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600, rue Higginson St., Hawkesbury ON K6A 1H1 | T 613 632-0106 | F 613 632-2463
OFFRE DE SERVICE / SERVICE OFFER Coordination des Événements / Event Coordination
Le prestataire relève de l’Alliance qui est représentée par la directrice générale du CCC, d’un représentant de la ComZac et de la directrice des loisirs et de la culture. The provider is under the direction of the Alliance, which is represented by the director of the CCC, a representative of the BIA and the director of the recreation and culture services. La période de contrat est de deux ans (2013 et 2014) avec option pour deux autres années, renouvelé annuellement. Les modalités de paiement seront les suivants à chaque année d’opération : The contractual period is for two years (2013 and 2014) with the option of two additional years to be renewed annually. The payment schedule will be the following for each year of operation:
La Corporation de la ville de Hawkesbury, « la Ville », le Centre culturel Le Chenail, « CCC », et la Commission de la zone commerciale du centre-ville, « ComZAC » sont à la recherche de service de coordination d’événements qui aura la responsabilité de développer, organiser et gérer l’ensemble des activités et des événements dans l’espace urbain au centre-ville connu sous le nom de La Place des pionniers en offrant une programmation événementielle quatre saisons. L’objectif premier est de ramener au centre-ville une vie communale pour les citoyens de Hawkesbury. The Corporation of the Town of Hawkesbury, The Chenail Cultural Center (CCC) and the Downtown Commercial Zone Commission (BIA) is requesting the services for event coordination whose primary function is to develop, organize and manage the scope of activities and events in the park named La Place des pionniers , and to offer these activities year round. The primary objective is to bring back communal life to the city center for the citizens of Hawkesbury.
Au 21er mai 15 000.00$ - May 21st $15 000.00 Au 1er juillet 10 000.00$ - July 1st $10 000.00
Responsabilités du prestataire / Provider’s Responsibilities • Assure la coordination des activités et leur mise en œuvre, le tout dans le respect des échéanciers prévus; • Crée et met en œuvre un plan d’aménagement de La Place des pionniers, peut inclure d’enlever les matériaux déjà existants; • Développe une stratégie de marketing pour promouvoir La Place des pionniers; • Sert de liaison avec fournisseurs associés à un événement; • Appui les organismes dans l’organisation de leurs événements; • Prépare les documents, rapports et demandes de fonds; • Assure le suivi et l'évaluation des activités et fait les recommandations nécessaires pour améliorations futures; • Établi la promotion et les commandites des activités; • Participe aux budgets liés aux activités et aux événements en incluant les états financiers; • Dirige les équipes de bénévoles et; • Complète et soumet les rapports d’événements incluant les leçons apprises pour une amélioration continue. Exigences pour le prestataire / Requirements for the Provider • Avoir un membre qui détient un diplôme d’études postsecondaires en marketing, communication, loisirs ou toute autre formation pertinente; • Expérience (minimum 3 ans) en gestion d’événements; • Excellentes habilités à gérer la logistique; • Habilité à travailler avec une équipe municipale et autres comités variés; • Être en mesure de gérer plusieurs dossiers à la fois, de performer sous pression; • Bilinguisme – maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit); • Maitrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook); • Créatif, autonome et débrouillard; • Dispositions solides pour recruter, encadrer et motiver des bénévoles; • Avoir des permis de conduire valides
Au 1er septembre 10 000.00$ - September 1st $10 000.00 Au 1er décembre 10 000.00$ - December 1st $10 000.00
• Ensures activity coordination and their implementation within the expected time lines; • Creates and implements a site layout for the Place des pionniers, and may include removal of existing materials; • Develops a marketing strategy to promote the Place des pionniers; • Serve as liaison with vendors on event-related matters; • Supports organizations in the coordination of their events; • Prepares all documents, reports and funding requests; • Ensures activity follow-ups and evaluations and makes required recommendations to improve future activities; • Establishes promotion and sponsorship for the event; • Assists in the budgeting process for activities and events including financial reporting; • Oversees a team of volunteers; and • Completes and submits event reports with lessons learned for continuous improvement.
Toute demande supplémentaire de fonds devra être soumise à la directrice des loisirs et de la culture et est assujettie à l’approbation du conseil municipal et des partenaires (CCC et ComZac) All additional requests for funding must be submitted to the director of recreation and culture services and is subjected to approval by the municipal council and its partners (CCC and BIA) Le prestataire doit être résident des Comtés-Unis de Prescott et Russell ou demeurer et travailler dans la région pendant la durée du contrat de travail. The provider must be a resident of the United Counties of Prescott and Russell or live and work within the boundaries during the duration of the contract.
Le prestataire devra être apte à débuter le travail le 27 mai 2013. The provider must be available to start on May 27, 2013
Un aperçu des activités figurant dans la programmation annuelle, dont certaines sont initiées par la Ville, le CCC et la ComZac, sont : The activities which will appear in the annual program initiated by the municipality, the CCC or the BIA are the following: - Festival d’hiver / Winter Festival - Un calendrier des thématiques/Calendar specific themed-events (Valentine’s Day, Easter, Gardening, Canada Day, Halloween, etc.) - Les rendez-vous estivaux (animation, spectacles, auto expo, parcours santé HGH) - Seasonal events(animation, shows, car show HGH Health Run) - Le festival de la rue/Street Festival - Le festival de la rivière des Outaouais / Outaouais River Festival - Défilé du Père Noël/Santa Claus Parade - Marché de Noël / Christmas Bazaar - Expositions, Art in the Park
• Have a member that holds a post-secondary degree in marketing, communication, recreation or any other pertinent training;
Budget: 45,000$ annuellement, plus tout profit que les événements pourront générés Budget: $45,000 annually, plus all profits that the events generate
• Event planning experience (minimum 3 years);
Les prestataires intéressés à soumettre une offre de service devront y joindre : All interested candidates must submit a service offer which shall include: • un énoncé d’expérience en tant que gestionnaire d’événements et le curriculum des gens impliqués dans le service, • a statement of experience in event management and a resume as well as parties included
• Excellent skills at managing logistics; • Ability to work in a municipal team and with various committees; • Being able to manage multiple files at once and to perform under pressure; • Bilingualism – mastery of French and English (spoken and written); • Master MS Office applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); • Creative, autonomous and resourceful; • Solid capability to recruit, oversee and motivate volunteers; • Have valid driving permit(s)
• un plan d’aménagement de l’espace de La Place des pionniers, identifiant le matériel à fournir par la Ville • a design plan of the space of La Place des pionniers, identifying material to be provided by the Town
• un calendrier proposé pour l’année 2013 (juin à décembre), et • a proposed event calendar for the year 2013 June to December, and
• dans une enveloppe séparée et scellée, un plan d’affaire d’un événement tel que le marché de Noël en décembre, incluant les sources de revenus et la formule de partage. • In a separate and sealed envelope, a business plan of an event like the Christmas bazaar in December, including sources of revenue and the partnership agreement. Le tout doit être envoyé par la poste ou par courriel en indiquant le numéro du concours R00-05 au plus tard à 16h le mercredi 1er mai 2013. The said documents must be sent by mail or email with the indication of the contest number R00-05 no later than Wednesday, 1st of May, 2013 at 4:00p.m. Les soumissionnaires seront en premier lieu sélectionnés sur la base qu’ils ont soumis toute la documentation requise. En deuxième lieu, ceux qui auront été pré-sélectionnés seront ensuite évalués et ordonnés objectivement sur la qualité et la clarté du contenu de leur proposition sauf l’enveloppe scellée. Cette dernière servira en dernier lieu à trancher entre un plan d’affaire attrayant et la compétence et l’expérience du prestataire. Ceci ne garantit pas que le plan d’affaire le plus attrayant ou que la soumission la plus claire et complète sera automatiquement sélectionnée. All candidates will be chosen for the first round of interviews based on having submitted all required documentation. Second, those pre-selections will be interviewed and evaluated objectively based on the quality and clarity of the content of their proposition with the exception of the sealed envelope. The latter will ultimately have to decide between a business plan and the skills and experience of the provider. This does not guarantee that the more attractive business plan or the clearest and most complete submission will be automatically selected. Directrice du service des loisirs et de la culture / Director of Recreation and Culture services Corporation de la ville de Hawkesbury / Corporation of the Town of Hawkesbury 600 rue Higginson Str. Hawkesbury, ON K6A 1H1 Email/courriel: lvalade@hawkesbury.ca
Conditions particulières des travaux / Specific conditions of work : Étant donné la nature des activités, le prestataire doit pouvoir être disponible en fonction d’horaires flexibles le soir et les fins de semaine. Given the nature of the activity the provider must be available to work flexible hours, including weeknights and weekends.
Avoir les assurances nécessaires (WSIB) pour travailler au sein de la municipalité. Possess required insurance (WSIB) to work on behalf of the municipality.
Un espace d’un bureau sera disponible au prestataire avec équipement et matériel de base. A workspace will be provided to the provider with the required base materials.
La Ville offrira du matériel pour bonifier les installations saisonnières pour la décoration de La Place des pionniers ou des événements. The Town will offer material to decorate the seasonal installations at the Place des pionniers or for other events. LaVille sera responsable pour le coût d’électricité des événements tenus à La Place des pionniers, et fournira un système de son. The Town is responsible for the cost of electricity for the events held at the Place des pionniers and will provide the sound system. La Ville détient le permis de vente d’alcool pour toutes activités ou événements prévus et sera responsable des opérations de bar. The Town holds the alcohol permit for all events and activities held, and will be responsible for the operations of the bar.
Le prestataire sera responsable de la sécurité et contrôle du site lorsque requis pour les événements. The provider is responsible for any on site security that may be required when holding an event.
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