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Achats de la Ville: Quelques «dérogations»
du 19 au 28 juin Surplus d’inventaire
obtenu pour chacune des situations une ex- plication de la part du chef de département pour leur choix de fournisseur. Toutefois, les raisons énumérées ne sont pas prévues dans la politique d’approvisionnement et doivent donc être considérées comme des dérogations», selon Deloitte. «Dans le cas des demandes de dérogation, il n’y a présentement aucun mécanisme d’autorisation prévu lorsque la demande est initiée par le directeur général. La poli- tique devrait prévoir une approbation par le supérieur immédiat du directeur général, c’est-à-dire un membre du conseil munici- pal. Personne ne vérifie les chèques une fois qu’ils ont été imprimés par le commis aux comptes à payer. Le fait d’insérer la signa- ture électronique n’enlève pas la nécessité de regarder chacun des chèques imprimés et les pièces justificatives.» «On nous a mentionné à quelques occa- sions qu’il y avait des fournisseurs uniques. Par contre, il n’existe aucune liste. Cette liste doit également être approuvée par le directeur général et par le conseil sur une base annuelle.» Dans la catégorie des dépenses de 100 000$ et plus, Deloitte avait effectué quatre vérifications. Deux cas de non-respect ont été constatés. «Dans les deux cas, une de- mande de prix par écrit a été envoyée à deux fournisseurs seulement. Aucun processus d’appel d’offres public n’a été effectué dans les deux cas.» Pour les dépenses de 2500$ à 5000$, la firme a effectué 15 vérifications. Dans un cas, deux des trois demandes reçues n’étaient pas conformes aux exigences. «La documentation reçue de ces deux fournis- seurs n’ayant pas été conservée, nous n’avons pas été en mesure de confirmer qu’il y avait bien eu trois soumissionnaires. Cette exception n’étant pas prévue dans la politique d’approvisionnement, nous la considérons donc comme dérogation.»
RICHARD MAHONEY richard.mahoney@eap.on.ca
HAWKESBURY | La politique d’achat de la Ville de Hawkesbury est respectée, dans la majorité des cas, mais il y a encore place à l’amélioration. Voilà la conclusion d’un audit de la poli- tique d’approvisionnement de la munici- palité effectué par les vérificateurs Deloitte. «Durant l’exécution de nos travaux, nous n’avons relevé aucune indication qui pour- rait nous porter àcroire àcertaines pratiques de favoritisme ou possibilité de malversa- tion dans le processus d’approvisionnement exercé par les employés de la Municipalité. À notre avis, les contrôles internes exigés dans la politique d’approvisionnement en vigueur sont efficaces et doivent être main- tenus en place», selon le rapport présenté par le comptable Gary Hoffman au conseil municipal. Personne ne vérifie les chèques une fois qu’ils ont été imprimés par le commis aux comptes à payer. La firme de comptable a vérifié 120 trans- actions qui ont été effectuées en 2012. «Les résultats de nos travaux nous permettent de conclure que les activités de contrôle impo- sées par la politique d’approvisionnement de la municipalité sont respectées dans la grande majorité des cas», selon le rapport. En termes de pourcentage, 100% des politiques concernant la vérification des factures, signatures d’approbation et ségré- gations des tâches étaient respectés. Par ail- leurs, pour les demandes de soumission, en 3,5% des cas, les règlements n’étaient pas respectés et en 2,5%, il y avait des excep- tions. «Pour les cas de non-respect, nous avons
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