for å “vaske” medlemslistene Dugnad
Kasserer Willy Karlsen og sekretær Marit Aschehoug jobber på PC og stor- skjerm mens styreleder Inger-Johanne Henriksen Serrano (innfelt) googler navn og adresser for å få listene riktige.
Søvnforeningen har ca 600 medlem- mer, og det høres ikke mye ut. Men det tar time på time å vaske og korrigere medlemslistene slik at vi kan ”dytte” dem over i en elektronisk database. Det aller viktigste er at det finnes én liste, og bare én liste som til enhver tid er à jour. Styreleder, kasserer og sekretær hadde dugnad en hel dag på for- eningens kontor med PC’er, stor- skjerm og pågangsmot. Det var flere utfordringer som måtte frontes. Postverket endrer postnummer, sær- lig i de store byene, og siden post- sortering bare foregår maskinelt, så kommer post i retur hvis det har feil postnummer. Det betyr at medlem- mer ikke får Somnus eller fakturaen med medlemskontingenten. Hvem har betalt Så kassereren hadde med seg liste
over de som ikke hadde betalt og alle de returnerte bladene. Hver enkelt ble sjekket mot sentrale adresseregis- ter og postnummer og de fleste ble funnet på nye adresser. Så var det mailadresser og beskjeder med inn- og utmeldinger. Navn for navn ble gjennomgått og lagt inn. Datatilsynet har gitt klarsignal for at pasientforeninger kan ha medlems- database med diagnoser, så vi bryter ingen regler når vi oppfordrer med- lemmene til å registrere diagnosen sin. videre. Når denne filen skal ekspor- teres over i Members-systemet fra ZoftCircus, må innhold og rekke- følge på kolonnene stemme overens med oppbyggingen i det systemet. For hvert enkelt medlem måtte for- Tilslutt satt vi med et ajourført Excelark som måtte bearbeides
navnet flyttes over i egen kolonne og viskes ut fra den med etternavnet i. Det samme med adressen. Gatenavn og nummer i egen kolonne, det samme måtte postnummer og post-
sted ha. Pirkearbeid. Over på server
Men nå er det også gjennomført og alle fylkesledere og kontaktpersoner har fått tilsendt den oppdaterte med- lemslisten. Utviklerne av Members regner med å ha en serverløsning klar ved juletider. Det vil si at med- lemssystemet til Søvnforeningen ligger på en server slik at både kasse- rer, styreleder og sekretær kan gå inn og ajourføre den samme originallis- ten. Det kan sendes ut eposter, sms- er, rapporter, sortering av lister, invi- tasjoner og mye annet. Styret gleder seg til det er på plass og Excelarket vårt kan eksporteres inn.
30
SOMNUS NR 3 - 2014
Made with FlippingBook flipbook maker