Årsberetning – NæstvedArkiverne 2010
2010 blev NæstvedArkivernes første år med den nye fælles konstruktion. Indkøringsperioden har budt på en række administrative effektiviseringer men også udfordringer. Arkivet har fået ny hjemmeside, fælles telefon, email-adresse, og reklamebureauet Synergi udarbejdede i efteråret et spritnyt logo, der skal være med til at synliggøre NæstvedArkiverne som Næstved Kommunes samlede arkiv. Ud over synliggørelse af den nye arkivstruktur, internt såvel som eksternt, har fokus været at skabe en ny fælles identitet. For at skabe et fælles grundlag og trække linjerne op for de kommende års arbejde er der fremstillet en vision og en mission for NæstvedArkiverne. Visionen følges op af fire strategiske mål samt en konkret handlingsplan for årene frem til 2015.
På det økonomiske område kan det med tilfredshed konstateres, at arkivets samlede budget er overholdt.
Personale og organisation Arkivet startede sit virke med 6 fastansatte medarbejdere, men har sidst på året været ramt af besparelser og vil fra 1. maj 2011 være reduceret med 1 fuldtidsmedarbejder. På arkivet i Fuglebjerg har der de sidste tre år været ansat en registrator 15 timer/uge, men den ansættelse udløb pr. 31.12.2010. Foruden det faste personale har der været tilknyttet medarbejdere i forskellige jobforløb i kortere og længere perioder. På Amtsgården har der været ansat 1 medarbejder i flexjob (12 mdr.) og 1 medarbejder i virksomhedspraktik (1 mdr.). I Rådmandshaven har arkivet været tilført 1 medarbejder i job med løntilskud (12 mdr.) samt 3 medarbejdere i virksomhedspraktik (á 8 uger). Derudover er der tilknyttet 16 frivillige til arkivet i Næstved. Arkiverne i Fladså (2 frivillige) og Fuglebjerg (3 frivillige) drives udelukkende ved frivilligt arbejde. På uddannelsessiden har arkivets medarbejdere deltaget i forskellige kurser indenfor følgende områder: Billeder, ophavsret og webpublicering, afleveringsforløb og leverandørstyring, datastrategisk opbevaring og –tilgængeliggørelse, kulturbevaring af internettet samt kursus i genrejsningsprogrammet SIGA, der muliggør søgning i digitale arkiveringsversioner. Desuden er en medarbejder blevet uddannet til projektleder. NæstvedArkivernes medarbejdere er repræsenteret i flere nationale, regionale og lokale netværk og har i den sammenhæng deltaget i en række møder og projekter, herunder tværkommunale arbejdsgrupper under Netværket Elektronisk Arkivering i forbindelse med periodeskift og arkivering af esdh-systemet eDoc. Netværket Elektronisk Arkivering, styregruppen (Mie Andersen) Stadsarkivarforum, forretningsudvalget (Mie Andersen) Organisationen Danske Arkivers visionsgruppe (Mie Andersen) Formidlingsnetværket under Organisationen Danske Arkiver (Emilie Eskelund Larsen) Historisk Atlas. Styregruppen (Mie Andersen), redaktionsgruppen (Rasmus Nielsen) Lokalhistoriske arkiver i Sydøstdanmark (Keld Andersen, frivillig i Fladså) ABM samarbejdet (arkiv-bibliotek-museum) i Næstved (Emilie Eskelund Larsen) Arkibas erfa-gruppe (Erika Maarbjerg og Gunnar Nielsen, frivillig i Fuglebjerg) Formidling Næstved by fejrede 875 års jubilæum i 2010, og arkivet har i den forbindelse bidraget med to artikler til jubilæumsbogen Næstved 1985-2010 . Desuden har arkivet deltaget i bogens redaktionsgruppe samt leveret oplysninger til en del af de øvrige artikler. Temaet for byjubilæet var ”VAND”, og arkivet fulgte op på dette tema med 3 velbesøgte busture, der alle
1
handlede om vand, og arkivet medvirkede endvidere til udstillingen ”Alle Tiders Vand” i samarbejde med Næstved Museum.
Foruden formidlingsaktiviteter i forbindelse med byjubilæet har arkivet afholdt 33 historiske ture/byvandringer, 11 filmforevisninger og 14 foredrag.
Arkiverne i Fladså og Fuglebjerg har ligeledes haft arrangementer oftest i samarbejde med områdets slægtshistoriske/lokalhistoriske foreninger.
Historiens Dag for alle Næstveds børn er blevet en tilbagevendende begivenhed i Næstved Kommune og foregår i et samarbejde mellem NæstvedArkiverne, NæstvedBibliotekerne og Næstved Museum. Årets tema handlede om fattige børn i Næstved gennem tiderne under overskriften ”Ravneunger og Rottereder” og tiltrak 630 besøgende på en dejlig solskinsdag.
”Madpakkens historie” var ligeledes et fælles projekt mellem arkiv, bibliotek
og museum, hvis målgruppe var børnehaver og skolernes 4.-6. klasser samt familier med børn op til 10-12 år. Arrangementet løb af staben over to uger og var meget velbesøgt af især kommunens børnehaver, der har efterspurgt lignende arrangementer fremover. Madpakkens historie kulminerede med en velbesøgt familieweekend, og hele projektet blev besøgt af omkring 600 børn og voksne.
Derudover har NæstvedArkiverne deltaget i Middelaldermarked og Næstved Museums høstmarked. Arkivet har leveret historiske tekster til gadeskilte i Næstved Centrum samt bidraget med artikler til bl.a. Næstved-Bladet om byens gader og torves historie. Desuden har arkivet leveret materiale til TV-2 Øst udsendelserne ”Det var dengang” og til ”Havnen”. I løbet af året har arkivet haft besøg af flere arkiver og nabokommuner, der har vist interesse for Næstved Kommunes model for et samlet arkivvæsen. Amtsgårdens samlinger har været besøgt af slægtshistoriske foreninger. I kølvandet på strukturreformen samt de nye og strammere regler for kommunernes digitale arkivering har kommunerne måttet forholde sig til, hvordan arkivering og tilgængeliggørelse af kommunale data fremover skal foregå, og det har da også især været NæstvedArkivernes anvendelse af genrejsningsprogrammet SIGA og arkivregistreringssystemet ”naesbas”, der har fremkaldt interessen udefra. Arkivalier skabt af kommunale myndigheder og arkivalier fra foreninger, virksomheder, organisationer og private fortæller tilsammen den lokale historie, hvorfor det er oplagt for mange kommuner at samle kommunens historie under en hat.
NæstvedArkiverne har endvidere fungeret som mentor for Vordingborg Lokalarkiv under Organisationen Danske Arkivers mentornetværk.
Lovpligtig arkivering Næstved Kommune har siden 2007 afleveret 49 digitale arkiveringsversioner til NæstvedArkiverne fra de fem sammenlægningskommuners it-systemer. De store mængder digitale arkivdata skal kunne genrejses og fremfindes som alle andre arkivalier, og NæstvedArkiverne tog derfor genrejsningsprogrammet SIGA i brug midt i året til det formål. Arkivet har gennem Netværket Elektronisk Arkivering testet en spritny online version i december 2010, som på en let og sikker måde vil gøre det nemmere at genrejse og tilgængeliggøre arkivdata fremover. Det er primært de kommunale sagsbehandlere, der har brug for digitale arkivdata, og arkivet mærker tydeligt udviklingen mod det digitale område på antallet af kommunens forespørgsler efter papir-arkivalier, der i 2010 er faldet til 350 udlån fra
2
1030 udlån i 2009. Til gengæld har arkivet 3-5 forespørgsler på digitale arkivalier fra kommunens medarbejdere om ugen.
NæstvedArkiverne søsatte en ny digital borgerløsning fra årets begyndelse. Arkivregistrerings- systemet ”naesbas” indeholder en registrering af papir-arkivalier fra det kommunale område og kan tilgås af alle via internetadressen: www.naesbas.dk. Fra 2011 vil registreringssystemet også indeholde de digitale arkiveringsversioner, hvilket vil sætte NæstvedArkiverne på det arkivalske Danmarkskort, som et af de meget få arkiver, der har online-registreringer af såvel papir som af digitale arkivalier. I 2010 kom Statens Arkiver med to nye bekendtgørelser på det lovpligtige arkivområde, som regulerer bestemmelserne for henholdsvis digital arkivering samt bevaring og kassation for kommunernes arkivalier skabt efter 2007. Det betyder, at der skal udarbejdes en ny arkivinstruks for Næstved Kommune på baggrund af de nye bevaringsbekendtgørelser. Anden arkivering På det privatarkivalske område er der afleveret en række amatørfilm fra lokalområdet. Arkivets filmforevisninger fører ofte til nye afleveringer af film. Arkivet har ligeledes modtaget en stor samling fotografier fra en professionel Næstved-fotograf. En stor del af arkivets film og gamle VHS videobånd er digitaliseret gennem de seneste år, hvilket er en yderst nødvendig proces, hvis ikke materialet skal gå tabt for eftertiden. Næstved Havn har bevilget konservering af gamle kort over havnen og Karrebæksminde. Arkivregistreringssystemet Arkibas, der indeholder registreringer af arkivalier fra foreninger, virksomheder, organisationer og private er opdateret fra en DOS-baseret til en Windows- baseret version. I begyndelsen af året blev der med ekstraordinære medarbejderressourcer påbegyndt en skanning af NæstvedArkivernes store billedsamling. Projektet har udmøntet sig i 10.000 digitale billeder, der endnu ikke kan tilgængeliggøres for offentligheden på eksempelvis internettet, men som alle er tilknyttet arkivets billedregistrering i Arkibas. Lokalhistorisk Udvalg I henhold til arkivets vedtægt blev der i begyndelsen af 2010 nedsat et Lokalhistorisk Udvalg, hvis opgave er, at skabe kontakt til offentligheden, bistå ved tilrettelæggelse af større indsamlingskampagner, udstillinger, publikationer, foredrag og anden formidling. Lokalhistorisk Udvalg har afholdt fire møder i 2010 og består af to medlemmer udpeget af Næstved Byråd og tre repræsentanter for arkivets brugere og frivillige. Fokus i de kommende år For at kunne opfylde arkivlovgivningens bestemmelser og yde kommunens forvaltninger og eksterne virksomheder samt borgerne den bedst mulige service, er det væsentligt at udvikle visionære og driftsikre rammer for en moderne og brugervendt arkivvirksomhed. Arkivet skal ruste sig til en digital fremtid, således at det fremover vil være muligt at indsamle, arkivere og formidle digitale arkivalier på en systematisk og effektiv måde, og der skal udvikles digitale tilbud til borgerne såvel som til intern servicering af Næstved kommune. Synergieffekten ved at lægge kommunens arkiver sammen er endnu ikke udnyttet tilstrækkeligt på det første år og vil derfor også være i NæstvedArkivernes fokus de kommende år.
Mie Andersen Arkivchef
3
Page 1 Page 2 Page 3Made with FlippingBook - Online magazine maker