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Aufbewahrungspflichten: Kassen- daten sind in der Regel zehn Jahre aufzubewahren. Für die Belege gilt eine Aufbewahrungszeit von acht Jahren. Welche Kassenführung ist zulässig? Der Gesetzgeber schreibt kein be- stimmtes Kassensystem vor. Unter- nehmen haben grundsätzlich Wahlfrei- heit zwischen: Offene Ladenkasse (zum Beispiel klassische Barkasse) Elektronische Kassensysteme/ Registrierkassen/PC-Kassen/ App-Lösungen Gibt es die Pflicht, eine Registrierkasse zu verwenden? Aktuell nicht.
Entscheidend bei der Wahl des Kassensystems sind allerdings die drei folgenden Punkte: 1. Vollständigkeit und Unveränder- barkeit der Daten 2. Nachvollziehbarkeit für Dritte (Betriebsprüfung) 3. Zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle Plus bei elektronischen Systemen gelten zusätzliche Anforderungen: 4. Einsatz einer TSE 5. Einhaltung der technischen Vorgaben der Kassensicherungs- verordnung (KassenSichV) 6. Möglichkeit des Datenexports im Prüfungsfall (DSFinV K-Standard)
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STAHL HALLEN Andre -Michels.de
KASSENNACHSCHAU
Was tun, wenn plötzlich das Finanzamt vor der Tür steht?
Frage: Ein Händler hat während der Öff - nungszeiten ohne Vorankündigung eine Person im Laden, die seine Kasse prüfen möchte: Es handelt sich um eine Kassennachschau nach § 146b AO. Diese darf vom Finanzamt unan - gekündigt während der üblichen Ge - schäftszeiten durchgeführt werden. Der Amtsträger darf in diesem Fall die Geschäftsräume betreten und die Ordnungsmäßigkeit der Kassenfüh - rung prüfen. Wie soll der Unterneh - mer reagieren? Antwort : Es gilt: Ruhe bewahren und kooperieren. Der Unternehmer ist verpflichtet, Einsicht in Kassenaufzeichnungen und Bücher zu gewähren, relevante Organisationsunterlagen vorzulegen, Auskünfte zu erteilen und ggf. auch elektronische Daten über die digitale Schnittstelle bereitzustellen. Hinweis: Die Kosten für die Bereitstellung trägt der Unternehmer selbst. Achtung: Wer die Mitwirkung verweigert, riskiert ernsthafte
Konsequenzen, möglicherweise auch ein Zwangsgeld Welche Rechte hat der Unternehmer? Denn auch wenn Mitwirkungspflich - ten bestehen, ist er nicht schutzlos: Der Prüfer muss sich ausweisen, die Identität darf überprüft werden. Der Ablauf der Prüfung sollte dokumentiert werden. Bei Unstimmigkeiten (zum Beispiel unzulässiges Betreten von Wohnräu - men) kann der Unternehmer Einwän - de erheben und diese ins Protokoll aufnehmen lassen Was empfiehlt die IHK? Die Kassennachschau ist ein eigenständiges und scharfes Prü- fungsinstrument. Die beste „Verteidigung“ ist eine ordnungsgemäße Kassenführung sowie ein professioneller Umgang mit der Situation. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und legen Sie Zuständigkeiten fest. Im Zweifel sollte frühzeitig ein Steuerberater hinzugezogen werden damit kein Ärger droht..
Beilagenhinweis: Diese Auflage enthält eine Beilage der Wortmann AG, Hüllhorst und einen Mitteleinhefter der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg.
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IHK Magazin Rhein-Neckar 05 | 2026
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