Avant la réunion (suite) • Organiser une réunion en français et une autre en anglais : Si vous prévoyez la tenue de longues discussions ou la participation d’un grand nombre de personnes, vous pouvez organiser deux réunions distinctes, l’une en anglais et l’autre en français. • Traduction simultanée : Pour les réunions à grande échelle où il n’est pas possible d’organiser des réunions séparées dans chaque LO ou lorsqu’il serait trop difficile pour le président de récapituler dans l’autre LO tout au long de la réunion, vous pouvez avoir recours à des services de traduction simultanée. Président(s) ☑ Avez-vous envisagé une présidence bilingue? Si le président n’est pas bilingue, recherchez un coprésident ou un modérateur qui veillera à ce que les deux LO soient utilisées de manière équitable du début à la fin. ☑ Pensez à un président qui a une bonne capacité d’adaptation et qui est sensible aux besoins linguistiques de tous les participants. Invitation, ordre du jour et documents ☑ Transmettez l’invitation, l’ordre du jour et les documents de la réunion dans les deux LO en même temps. S’ils ne sont pas disponibles dans une des LO, nous ne recommandons pas de les envoyer : attendez qu’ils soient disponibles dans les deux LO. ☑ Fournissez de l’information sur les dispositions qui ont été prises pour les participants unilingues dans l’invitation. ☑ Informez les employés ou les intervenants qu’ils peuvent préparer les documents pour la réunion dans leur première LO, mais que ces documents doivent être traduits avant la réunion. Procès-verbal (notes de réunion) ☑ Le choix de la personne qui prendra les notes durant la réunion est important pour assurer le succès d’une réunion bilingue : • Indiquez à cette personne quels sont vos objectifs linguistiques pour la réunion. • La personne qui prend des notes doit être compétente dans les deux LO afin que les commentaires faits dans chaque LO soient pris en compte dans le procès-verbal. • Si nécessaire, ayez recours aux services de deux personnes pour prendre les notes : une pour le contenu anglais et une autre pour le contenu français.
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Mon livret sur les langues officielles
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