Mon livret sur les langues officielles

Mon livret sur les langues officielles : Créer un milieu de travail inclusif pour les francophones et les anglophones

Langues officielles Official Languages

Créer un milieu de travail inclusif pour les francophones et les anglophones

« Tout le monde a un rôle à jouer dans la création d’un milieu de travail inclusif sur le plan linguistique, et les dirigeants peuvent réellement donner le ton. En utilisant les deux langues officielles et en encourageant les autres à faire de même, vous contribuez à créer les conditions propices à une culture organisationnelle qui valorise le français et l’anglais de manière égale, ce qui permet de renforcer la sécurité linguistique dans la fonction publique du Canada. »

– Raymond Théberge, commissaire aux langues officielles

Message de la SMA de la Direction générale des services de ressources humaines (DGSRH) et des co-champions des langues officielles d’EDSC

Nous sommes fiers de vous présenter ce livret sur les langues officielles. Nous espérons que celui-ci pourra vous fournir des outils qui vous seront utiles dans l’exercice de vos fonctions. Ce livret sur les langues officielles a été conçu pour renforcer l’utilisation des deux langues officielles dans le milieu de travail, dans le but de renforcer et contribuer à la création d’un environnement inclusif pour les francophones et les anglophones. Les langues officielles font partie des valeurs canadiennes et nous nous devons de servir les Canadiens et Canadiennes dans la langue de leur choix. Pour accomplir ceci, il nous faut favoriser un milieu de travail où nos propres employés se sentent bien, peuvent contribuer pleinement et se sentent à l’aise d’utiliser la langue officielle de leur choix, surtout dans les régions désignées bilingues. Je vous invite à utiliser les outils à votre disposition et à faire de notre ministère un chef de file! Pour toute question ou tout commentaire à propos de ce livret, n’hésitez pas à écrire à notre boite générique : NA-OL-INFORMATION-LO-HRSB-DGRH-GD@hrsdc- rhdcc.gc.ca Darlène de Gravina Sous-ministre adjointe Direction générale des services des ressources humaines Catherine Demers et Dinesh Mohan Cochampions nationaux des langues officielles d’EDSC

Mon livret sur les langues officielles

Nous comptons sur votre leadership pour faire d’EDSC un chef de file dans la lutte contre l’insécurité linguistique et veiller à ce que nos employés se sentent inclus et en sécurité pour s’exprimer, peu importe la langue qu’ils utilisent.

Mon livret sur les langues officielles

Langues officielles Official Languages

Le Commissaire aux langues officielles a publié une étude en 2021 intitulée (In)sécurité linguistique au travail, qui a été menée auprès de plus de 11000 employés de la fonction publique fédérale. Les résultats ont démontré que de nombreux employés ressentaient un sentiment d’insécurité linguistique dans l’utilisation de leur première ou seconde langue officielle au travail, particulièrement en ce qui concerne le français. Cet inconfort peut être dû, entre autres, à l’accent qu’un employé peut avoir dans sa première ou seconde langue officielle. EDSC est un milieu de travail inclusif et encourage donc tous les employés à faire preuve de tolérance les uns envers les autres. À la suite de discussions au Conseil de gestion du portefeuille (CGP), le Centre d’expertise en langues officielles et les cochampions des langues officielles ont élaboré une trousse. L’objectif est de renforcer la sécurité linguistique, de promouvoir le bilinguisme au sein du ministère et d’outiller la gestion pour mieux soutenir les droits linguistiques des employés.

La trousse est composée des documents suivants :

Engagement de la haute direction à promouvoir l’utilisation des deux langues officielles au sein d’Emploi et Développement social Canada

Liste de vérification pour être un leader en langues officielles

Fiche d’information sur la supervision

Conseils pour la tenue de réunions bilingues inclusives

Outils utiles

Mon livret sur les langues officielles

Engagement Engagement de la haute direction à promouvoir l’utilisation des deux langues officielles au sein d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) En faisant la promotion des pratiques exemplaires en matière de respect des langues officielles, EDSC contribue à un modèle d’une institution accessible aux deux communautés de langue officielle du Canada. En tant que membre de la haute direction (sous-ministre, sous-ministre adjoint ou autre niveau de direction) à EDSC, je m’engage à faire preuve de leadership en favorisant un environnement de travail inclusif en ce qui a trait aux langues officielles et à sensibiliser les employés de tous les niveaux dans les régions désignées bilingues (sous ma responsabilité) à leur droit de communiquer dans la langue de leur choix. Je vais encourager, de façon régulière et constante, l’utilisation de la langue seconde en milieu de travail afin de combattre l’insécurité linguistique, et ce, en montrant l’exemple. Pour ce faire, je m’engage à : Réunions

Supervision Sensibiliser les gestionnaires à leurs rôles et obligations en matière de langues officielles en ce qui a trait à la supervision des employés.

Documentation Encourager les employés à utiliser la langue de leur choix dans les communications écrites.

M’assurer de tenir des réunions bilingues lorsque les employés des régions bilingues sont présents (par exemple, utiliser la traduction simultanée, répéter l’information ou avoir un coprésident bilingue ou d’autres méthodes). Utiliser régulièrement ma langue seconde lors des réunions. Repousser les points à l’ordre du jour si les documents ne sont pas bilingues.

J’assumerai la responsabilité de la promotion, de la sensibilisation et de l’utilisation des deux langues officielles au sein de ma direction générale. Je consens à ce que mon nom soit affiché sur l’intranet en tant que signataire de cet engagement. (optionnel) Nom : .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...................................... Signature : .. . . . . . . . . . . . . . . . .................. Date : .. . . . . . . . . . . . . ............... Veuillez envoyer le formulaire dûment rempli, en format PDF*, au Centre d’expertise en langues officielles : NA-OL-INFORMATION-LO-HRSB-DGRH-GD@hrsdc-rhdcc.gc.ca

* Vous pouvez télécharger le format PDF du document interactif en cliquant sur l’icône d’accessibilité dans le coin supérieur gauche de l’interface du livret.

Mon livret sur les langues officielles

Liste de vérification pour être un leader en langues officielles Supervision des employés dans les régions désignées bilingues Afin de créer un milieu de travail propice à l’utilisation des deux langues officielles et de le maintenir, la gestion à tous les niveaux, y compris les cadres supérieurs, les gestionnaires et les superviseurs doivent donner l’exemple. Voici quelques conseils pour vous aider à réaliser cet objectif : Actions Complété Indicateurs utiles Parlez et écrivez à

La plupart des employés sont plus productifs dans la langue officielle de leur choix. Si vous êtes incertains de la langue qu’ils préfèrent, n’hésitez pas à leur demander! Au début de la rencontre, rappelez aux participants, dans les deux langues officielles, qu’ils sont libres d’utiliser la langue officielle de leur choix. Si vous ne pouvez pas vous assurer que la réunion sera entièrement bilingue, pensez à la traduction simultanée! La plateforme Zoom offre la possibilité de faire la traduction simultanée en anglais et en français, contrairement à Microsoft Teams qui n’offre pas encore cette option. Vérifiez auprès des services informatiques, car Zoom dispose de licences limitées au sein du ministère.

vos employés dans la langue de leur choix.

Assurez-vous d’utiliser les deux langues officielles lors des réunions auxquelles assistent les deux groupes de langues officielles.

Mon livret sur les langues officielles

Actions

Complété

Indicateurs utiles

Distribuez les documents dans les deux langues officielles simultanément et de qualité égale*. Informez tous les employés de leurs droits en matière de langue de travail et encouragez-les à exercer ces droits.

La documentation comprend les documents à consulter/ évaluer les ordres du jour et leurs sujets, les notes, les courriels, etc. Créez un milieu de travail bilingue dynamique et respectueux où tous les employés se sentent inclus et libres de s’exprimer et d’écrire dans la langue de leur choix. Sensibilisez les gestionnaires de votre secteur sur leurs responsabilités envers leurs employés. Lorsque vous discutez des plans d’apprentissage avec vos employés, abordez le sujet de leurs besoins en matière de formation linguistique. Incluez cela dans l’exercice de planification et assurez-vous que vos employés connaissent les Lignes directrices en matière d’apprentissage d’une seconde langue officielle d’EDSC et les options d'apprentissage offertes par le Collège@EDSC.

Encouragez et offrez aux employés des occasions d’améliorer leur compétence dans leur langue seconde.

Mon livret sur les langues officielles

Actions

Complété

Indicateurs utiles

Au quotidien, communiquez avec vos employés dans votre seconde langue officielle et invitez-les à faire de même.

Faites tout votre possible pour maintenir et améliorer votre propre maîtrise de la langue seconde. La pratique crée la confiance! Si les documents ne sont pas bilingues, reportez à une date ultérieure les points abordés lors des réunions de tout le personnel et des réunions officielles ou à grande échelle (comme les réunions de réseau, les formations, les événements, les séances d’information).

De cette façon, vous favoriserez la sécurité linguistique!

Informez les gestionnaires à l’avance que les points à l’ordre du jour doivent être présentés dans un format bilingue. L’invitation, l’ordre du jour, les documents et le procès-verbal doivent être distribués dans les deux langues officielles en même temps.

* Une qualité égale signifie que la valeur est comparable dans les deux LO.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le Centre d’expertise en langues officielles : NA-OL-INFORMATION-LO-HRSB-DGRH-GD@hrsdc-rhdcc.gc.ca

Lecture intéressante : Créer un milieu de travail inclusif sur le plan linguistique : astuces de leadership

Mon livret sur les langues officielles

Fiche d’information sur la supervision

Responsabilités en matière de langues officielles (LO) à l’intention des gestionnaires et des superviseurs

Région bilingue

Région unilingue

Supervision (comprend entre autres l’encadrement, la rétroaction, l’attribution des tâches et l’évaluation du rendement)

Superviser les employés dans la LO de leur choix si l’employé occupe un poste bilingue ou un poste réversible « et/ou » (anglais ou français). Les gestionnaires et les superviseurs qui occupent des postes bilingues supervisent chaque employé dans la LO qu’il a choisie, peu importe, l’identification linguistique du poste de l’employé. Encourager les employés à travailler dans la LO de leur choix, à des fins de communication orale et écrite, sauf : • Lorsqu’ils travaillent dans des points de service désignés bilingues pour le service au public, les droits en matière de LO des membres du public ont préséance.

Superviser les employés dans la LO de la région.

Communication (écrite et orale)

Encourager les employés à travailler dans la LO de la région, à des fins de communication orale et écrite, sauf : • Lorsqu’ils travaillent dans des points de service

désignés bilingues pour le service au public, les droits en matière de LO des membres du public ont préséance. Communication (écrite et orale) – suite à la page suivante →

Mon livret sur les langues officielles

Région bilingue

Région unilingue

Communication (écrite et orale) ...suite

• Lorsqu’ils fournissent des services personnels ou centraux à des employés situés dans une région bilingue, les droits en matière de LO des employés qui reçoivent des services personnels ou centraux ont préséance. Autres scénarios de communication entre les employés : • Un employé d’une région unilingue communique avec un employé de la même région en utilisant la LO de la région. • Un employé d’une région unilingue communique avec un employé d’une autre région unilingue ayant une LO différente en utilisant la LO de la région de l’expéditeur. C’est au destinataire qu’il incombe de comprendre la communication. Si les employés unilingues doivent communiquer avec des employés bilingues ou recevoir des communications de ces derniers, les gestionnaires et les superviseurs doivent mettre en place des mécanismes pour faciliter ces communications.

Autres scénarios de communication entre les employés :

• Un employé d’une région bilingue communique avec un employé d’une région bilingue dans la LO choisie par les deux parties (c’est- à-dire que chaque personne communique dans la LO de son choix). • Un employé d’une région bilingue communique avec un employé d’une région unilingue dans la LO de la région du destinataire. Si les employés unilingues doivent communiquer avec des employés bilingues ou recevoir des communications de ces derniers, les gestionnaires et les superviseurs doivent mettre en place des mécanismes pour faciliter ces communications.

Mon livret sur les langues officielles

Région bilingue

Région unilingue

Réunions et téléconférences

Doivent être bilingues dans l’une ou l’autre de ces situations : • elles concernent des employés travaillant dans une région bilingue; • elles concernent des employés travaillant dans des régions unilingues pour lesquelles la LO diffère. Peuvent être unilingues lorsque : • tous les participants ont indiqué la même préférence en matière de LO. Fournir aux employés les instruments de travail et les systèmes électroniques d’usage courant et généralisé dans les deux LO, tels que : • les manuels et les guides des politiques, des procédures et des directives; • les manuels et la documentation nécessaires pour fournir des services au public ou aux employés; • les lexiques, publications institutionnelles officielles, formulaires et modèles que les employés consultent et autres outils semblables qu’ils utilisent dans l’exercice de leurs fonctions. En ce qui a trait aux systèmes informatiques, ceux qui sont fournis aux employés comme source d’information ou comme outil de travail doivent permettre la navigation et l’accès à l’information dans l’une ou l’autre des LO.

Sont généralement dans la LO de la région, si tous les participants sont de cette région ou d’une autre région ayant la même LO. Doivent être bilingues dans l’une ou l’autre de ces situations : • elles concernent des employés travaillant dans une région bilingue; • elles concernent des employés travaillant dans des régions unilingues pour lesquelles la LO diffère. Fournir aux employés les instruments de travail et les systèmes électroniques d’usage courant et généralisé dans la LO de la région. Les employés qui occupent des postes bilingues disposent d’instruments de travail dans les deux LO s’ils doivent communiquer ou fournir des services au public ou aux employés dans les deux LO.

Instruments de travail et systèmes électroniques

Mon livret sur les langues officielles

Région bilingue

Région unilingue

Formation et perfectionnement professionnel

S’assurer que les employés ont accès à la formation et au perfectionnement professionnel dans la LO de leur choix.

S’assurer que les employés ont accès à la formation et au perfectionnement professionnel dans la LO de la région. Dans la mesure du possible, veiller à ce que les employés qui occupent des postes bilingues puissent avoir accès à la formation et au perfectionnement professionnel dans la LO de leur choix. S’assurer que les courriels envoyés par les employés, y compris à partir de boites de courriels génériques, comportent un bloc- signature bilingue, quel que soit le lieu de travail de l’employé ou l’identification linguistique de son poste. S’assurer que les employés qui occupent des postes bilingues disposent d’une messagerie vocale bilingue et de messages automatisés entièrement dans les deux LO. S’assurer que les employés qui occupent des postes unilingues dans des bureaux désignés bilingues pour le service au public incluent une offre active (Hello/Bonjour) dans leurs courriels et leurs messages vocaux.

Blocs-signatures des courriels

S’assurer que les courriels envoyés par les employés, y compris à partir de boites de courriels génériques, comportent un bloc- signature bilingue, quel que soit le lieu de travail de l’employé ou l’identification linguistique de son poste. S’assurer que les employés qui occupent des postes bilingues disposent d’une messagerie vocale bilingue et de messages automatisés entièrement dans les deux LO. S’assurer que les employés qui occupent des postes unilingues dans des bureaux désignés bilingues pour le service au public incluent une offre active (Hello/Bonjour) dans leurs courriels et leurs messages vocaux.

Messageries vocales, messages d’absence du bureau et autres messages automatisés

Mon livret sur les langues officielles

Région bilingue

Région unilingue

Processus de dotation

S’assurer que les candidats et les employés peuvent participer à un processus de dotation dans la LO de leur choix. Il faut notamment s’assurer que toutes les communications (examens, entrevues, invitations, discussions informelles, etc.) se déroulent dans la LO choisie par les candidats et que les membres du jury possèdent les compétences linguistiques appropriées pour évaluer les candidats dans la LO de leur choix. Planifier l’effectif pour s’assurer qu’il y a une proportion suffisante de postes unilingues et de postes bilingues afin de respecter les obligations en matière de LO pour les services aux employés ou les services au public. Pour les postes bilingues, déterminer objectivement le niveau de compétence linguistique nécessaire en fonction des tâches et des fonctions des postes. Recourir à la dotation non impérative conformément aux lignes directrices ministérielles.

Exigences linguistiques des postes et capacité bilingue

Mon livret sur les langues officielles

Région bilingue

Région unilingue

Services personnels ou centraux

S’assurer que les employés ont accès aux services personnels ou centraux dans la LO de leur choix. S’assurer que les employés peuvent déposer un grief dans la LO de leur choix et répondre aux griefs dans la LO choisie par l’employé.

S’assurer que les employés ont accès aux services personnels ou centraux dans la LO de la région. S’assurer que les employés peuvent déposer un grief dans la LO de leur choix et répondre aux griefs dans la LO choisie par l’employé.

Griefs

Renseignements supplémentaires → Les régions bilingues du Canada sont :

• Région de la capitale nationale • Province du Nouveau-Brunswick • Certaines parties de Montréal • Autres parties du Québec • Certaines parties de l’est de l’Ontario • Certaines parties du nord de l’Ontario

→ Infographie pour la communication entre les régions → Norme de gestion des blocs-signatures des courriels → Exemples de messages bilingues à l’extérieur du bureau → Modèles de processus de dotation pour la communication avec les candidats → Ligne directrice relative à l’établissement des exigences linguistiques des postes

Mon livret sur les langues officielles

Conseils pour la tenue de réunions bilingues inclusives Pour vous assurer que vos employés puissent participer pleinement à vos réunions, avez-vous pensé à ce qui suit? En tant que superviseur ou gestionnaire, nous vous encourageons à créer un environnement de travail dynamique et respectueux de la diversité, qui consiste notamment à permettre aux employés de travailler dans la langue officielle de leur choix. Dans les régions désignées bilingues, les employés francophones et anglophones ont le droit de participer aux réunions en utilisant l’une ou l’autre des deux langues officielles du Canada. Pendant les réunions, veillez à ce que les discussions se déroulent dans les deux langues officielles, au choix des participants. Ceci est particulièrement important dans les équipes interrégionales et dans celles qui sont composées d’employés unilingues et bilingues. Ces conseils aideront vos employés à se sentir à l’aise d’utiliser l’une ou l’autre des langues officielles (LO) du Canada lors des réunions et leur permettront de comprendre pleinement le contenu et le sens de la réunion. Avant la réunion Participants ☑ Pensez aux personnes qui assisteront à votre réunion : • La réunion aura-t-elle lieu à l’échelle du pays ou dans des régions bilingues? • Savez-vous si les participants seront tous bilingues ou s’il pourrait y avoir aussi des participants unilingues? • Connaissez-vous la préférence des participants en matière de LO? • Prévoyez-vous un grand nombre ou un petit nombre de participants? ☑ Sur la base de ces considérations, il existe différentes options pour organiser une réunion bilingue : • Réunion bilingue : Organisez la réunion en anglais et en français. Pour vous assurer que les participants unilingues sont en mesure de comprendre et de participer pleinement, vous devez récapituler tous les points principaux dans l’autre LO tout au long de la réunion. Si vous n’êtes pas à l’aise dans votre seconde LO, vous pouvez demander à un coprésident de vous aider à traduire dans l’autre LO. Si vous retenez cette option, il est recommandé de prévoir une durée de réunion plus longue pour tenir compte du temps nécessaire à la récapitulation des points dans l’autre LO.

Mon livret sur les langues officielles

Avant la réunion (suite) • Organiser une réunion en français et une autre en anglais : Si vous prévoyez la tenue de longues discussions ou la participation d’un grand nombre de personnes, vous pouvez organiser deux réunions distinctes, l’une en anglais et l’autre en français. • Traduction simultanée : Pour les réunions à grande échelle où il n’est pas possible d’organiser des réunions séparées dans chaque LO ou lorsqu’il serait trop difficile pour le président de récapituler dans l’autre LO tout au long de la réunion, vous pouvez avoir recours à des services de traduction simultanée. Président(s) ☑ Avez-vous envisagé une présidence bilingue? Si le président n’est pas bilingue, recherchez un coprésident ou un modérateur qui veillera à ce que les deux LO soient utilisées de manière équitable du début à la fin. ☑ Pensez à un président qui a une bonne capacité d’adaptation et qui est sensible aux besoins linguistiques de tous les participants. Invitation, ordre du jour et documents ☑ Transmettez l’invitation, l’ordre du jour et les documents de la réunion dans les deux LO en même temps. S’ils ne sont pas disponibles dans une des LO, nous ne recommandons pas de les envoyer : attendez qu’ils soient disponibles dans les deux LO. ☑ Fournissez de l’information sur les dispositions qui ont été prises pour les participants unilingues dans l’invitation. ☑ Informez les employés ou les intervenants qu’ils peuvent préparer les documents pour la réunion dans leur première LO, mais que ces documents doivent être traduits avant la réunion. Procès-verbal (notes de réunion) ☑ Le choix de la personne qui prendra les notes durant la réunion est important pour assurer le succès d’une réunion bilingue : • Indiquez à cette personne quels sont vos objectifs linguistiques pour la réunion. • La personne qui prend des notes doit être compétente dans les deux LO afin que les commentaires faits dans chaque LO soient pris en compte dans le procès-verbal. • Si nécessaire, ayez recours aux services de deux personnes pour prendre les notes : une pour le contenu anglais et une autre pour le contenu français.

Mon livret sur les langues officielles

Pendant la réunion ☑ Au début de la réunion, invitez les participants à ne pas hésiter à utiliser la LO de leur choix. ☑ Expliquez le format de la réunion aux participants dès le début de la réunion. Par exemple, expliquez que le président récapitulera les points principaux dans l’autre LO tout au long de la réunion. D’autre part, informez les participants que la traduction simultanée (par écrit ou/de vive voix) est disponible. ☑ Tout en équilibrant la nécessité d’utiliser les deux LO, veillez à ne pas changer de langue au milieu d’une phrase ou trop fréquemment, car cela pourrait rendre plus difficile pour les employés ou les services de traduction de suivre la discussion. ☑ Rappelez aux employés, avant la période de questions ou la table ronde, qu’ils peuvent utiliser la LO de leur choix. ☑ Rappelez aux participants qu’ils peuvent préparer les documents pour la réunion dans la LO de leur choix. ☑ Si vous partagez de l’information sur un écran pendant la réunion (comme une présentation PowerPoint), préparez un format bilingue qui fait une alternance entre les deux LO de sorte qu’elles soient bien représentées ou faites apparaître les deux LO simultanément à l’écran (format bilingue côte à côte). ☑ Répondez aux questions dans la LO dans laquelle elles sont posées. ☑ Résumez dans l’autre LO les points clés soulevés par les participants parlant anglais ou français. Après la réunion ☑ Préparez des procès-verbaux dans les deux LO à transmettre aux participants, le cas échéant. ☑ À titre de bonne pratique, demandez aux participants ce qu’ils ont pensé du format de la réunion. Les commentaires peuvent aider à vous adapter et à améliorer votre prochaine réunion ou événement.

Mon livret sur les langues officielles

Outils utiles Lecture

Courriel prêt à envoyer En tant que leaders, nous vous encourageons à promouvoir la valeur fondamentale du Canada qu’est la dualité linguistique et à vous engager personnellement à faire des efforts au sein de vos divisions pour respecter et promouvoir les droits en matière de langues officielles des employés afin que chacun se sente inclus et libre de s’exprimer.

Afin de faciliter le partage des informations contenues dans ce document, vous trouverez ci-dessous un courriel prêt à envoyer incluant toutes les pièces jointes.

Mon livret sur les langues officielles

Notes

Mon livret sur les langues officielles

Notes (suite)

Mon livret sur les langues officielles

L’objectif de cette trousse est de renforcer la sécurité linguistique, de promouvoir le bilinguisme au sein du ministère et d’outiller la gestion pour mieux soutenir les droits linguistiques des employés. • • • • • • • • • • • • • • •

Page i Page ii Page 1 Page 2 Page 3 Page 4 Page 5 Page 6 Page 7 Page 8 Page 9 Page 10 Page 11 Page 12 Page 13 Page 14 Page 15 Page 16 Page 17 Page 18 Page 19 Page 20

iservice.prv

Made with FlippingBook - PDF hosting