E-RECHNUNGSPFLICHT Das müssen Betriebe jetzt wissen Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 verschärfen sich die Vorgaben.
Werden die Dokumente revisionssicher archiviert?
Was ist die aktuelle Rechtslage? Was häufig übersehen wird: Jedes Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das gilt unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Zusammengefasst: Wer heute eine E-Rechnung von einem Geschäftspartner erhält, muss diese annehmen, lesen und ordnungsgemäß archivieren können. PDF-Rechnung: Reicht das noch aus? Aktuell: Ja. Auch im Jahr 2026 dürfen Unternehmen ihre Rechnungen in vielen Fällen weiterhin als PDF-Anhang oder als Papier versenden. Für PDF-Rechnungen ist grund- sätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Allerdings gilt eine PDF steuerlich nicht als E-Rech- nung. Eine echte E-Rechnung liegt nur vor, wenn die Rech- nungsdaten in einem strukturierten Format wie XRech- nung oder ZUGFeRD vorliegen und maschinell verarbeitet werden können. Bedeutet: Wer jetzt noch nicht gehandelt hat, sollte schnellstens folgendes überprüfen: 1. Kann die im Unternehmen eingesetzte Buchhaltungs- software E-Rechnungen verarbeiten? 2. Können XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen empfangen werden?
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4. Ist die eigene Buchhaltung auf die neuen Formate vorbereitet? 5. Und war das nicht zusätzlich etwas? Unbedingt Vorjahressumsatz-Grenze checken und darauf basierend die folgende Frage klären: Ist das Versenden von E-Rechnung ab 2027 für die eigene Firma verpflichtend? Und wann wird denn auch das Versenden von E-Rech- nungen Pfli cht? Bis Ende 2026 können weiterhin PDF- und Papierrech- nungen genutzt werden. Im Jahr 2027 gelten zusätzliche Übergangsregelungen für kleinere Unternehmen. Betriebe mit einem Vorjahres- umsatz über 800.000 Euro müssen bereits ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen verwenden. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 wird die E-Rech- nung im B2B-Bereich dann grundsätzlich zum Standard und damit zur Pflicht für alle inländische Unternehmen, auch für KMU. Für bestimmte Fälle gelten jedoch weiterhin gesetzliche Ausnahmen, beispielsweise für Kleinbetrags- rechnungen oder Fahrausweise
Mehr Hinweise und Seminare zum Thema: ihk.de/rhein-neckar/e-rechnungspflicht
DIGITALER ZAHLUNGSVERKEHR
Das sind die vier häufigsten Betrugsformen im Unternehmenskontext
CEO-Fraud/Fake President: Kriminelle geben sich als Geschäftsführer aus und veranlassen unter Zeitdruck hohe Über- weisungen. Gefälschte Rechnungen: E-Mails mit manipulierten Zahlungsdaten, oft im Namen realer Geschäftspartner, gehen ein.
Man-in-the-Middle-Angriffe: Zahlungs- daten werden abgefangen und manipuliert, meistens in Echtzeit. Schecküberzahlung: Ein überhöhter Scheck wird geschickt, mit der Bitte um Rücküberweisung der Differenz. Das Fatale: Der Scheck platzt später.
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Mehr zum Thema Cybersicherheit auf den Seiten 12 und 50.
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IHK Magazin Rhein-Neckar 07 | 2026
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